d-basics Collector

Der d-basics Collector bietet in 3 einfachen Schritten Komplettlösungen für das Übermitteln von finanziellen Informationen an.
Die Software importiert finanzielle Informationen aus einer großen Menge unterschiedlichster Datenquellen (wie z.B. Buchhaltungsprogramme, Buchhaltngssoftware, etc. ), validiert diese Informationen und übermittelt die Datenbestände im vorgeschriebenen Dateiformat an finanzielle Dienstleistern wie Abrechnungsgesellschaften, Banken, Kreditmanagern etc.
 

Informationen importieren

 
Der d-basics Collector importiert die benötigten Informationen automatisch aus unterschiedlichen Datenquellen:
  • lokal installierte Buchhaltungsprogramme / Buchhaltungssoftware
  • andere (lokal installierte) finanzielle Applikationen
  • online Buchhaltungsprogramme / Buchhhaltungssoftware
  • andere finanzielle Online-Plattformen

Abhängig vom Typ der Datenquelle stellt der d-basics Collector eine Verbindung mit der Database, dem Web-Service oder der API her, kopiert im Anschluss automatisch die benötigten Informationen und speichert diese - für die weitere Bearbeitung - in der lokal installierten Database des d-basics Collectors.

Liste der verknüpften Buchhaltungsprogramme
 

Welche Informationen können importiert werden?

Da der d-basic Collector mittels einer direkten Verknüpfung mit der Datenquelle die Informationen importiert, können im Prinzip alle in der Datenquelle gespeicherten Informationen importiert werden. Beispiele für durch den d-basics Collector importierte Daten sind:

Verkauf

  • Stammdaten Debitoren (Name, Adresse, etc.)
  • Offene Posten und neue Rechnungen
  • Rechnungssätze
  • Transaktionen aus dem Verkauf

  • Stammdaten Kreditoren (Name, Adresse, etc.)
  • Offene Posten und neue Rechnungen
  • Rechnungssätze
  • Transaktionen aus dem Einkauf

Hauptbuch

  • Stammdaten Hauptbuch (Rechnungsschema, Periode, Einteilung, etc.)
  • Hauptbuch Saldo (per Periode)
  • Transaktionen aus dem Hauptbuch

Vorrat

  • Artikelstammdaten
  • Menge Artikel + Preis (per Lagerort, Haltbarkeit, etc.

Da der d-basics-Collector nur die wirklich benötigten Informationen importiert, wird in der Praxis immer nur ein Teil der hier oben genannten Informationen eingelesen.

Wenn Daten von einer Website oder einer API importiert werden müssen, ist der d-basics Collector beim Importieren dieser Informationen auf die durch den Webservice oder durch die API gebotenen Möglichkeiten beschränkt.
 
 
 

Informationen validieren und korrigieren

 

Die finanziellen Informationen, die durch den d-basics Collector importiert werden, entsprechen oft nicht den vom Empfänger verlangten technischen Voraussetzungen.

Um dafür zu sorgen, dass die Datenbestände letztendlich verarbeitet werden können, kontrolliert der d-basics Collector nach dem Importieren automatisch, ob die importierten Informationen den vom Empfänger geforderten Voraussetzungen entsprechen.

Hierbei probiert der d-basics Collector eventuelle Mängel zu korrigieren. Insofern dies technisch nicht möglich ist (wenn beispielsweise geforderte Informationen fehlen), weist der d-basics Collector den Nutzer darauf hin, dass diese Mängel auf eine andere Art und Weise korrigiert werden müssen.

Das Validieren kann zu Meldungen, Warnmeldungen oder Fehlermeldungen führen. Im Falle einer Falschmeldung spricht man von einem kritischen Mangel, bei dem es nicht möglich ist, die korrekten Datenbestände zu erstellen. Die Übermittlung der Datenbestände ist in diesem Fall erst möglich, nachdem der Nutzer den Grund für die Fehlermeldung behoben hat.

 

Beispiele für automatisch durchgeführte Korrekturen durch den d-basics Collector:

  • Falsche Länder-, Sprach- oder Währungscodes durch gültige ISO-codes ersetzen.
  • Zu lange (Rechnungs-) Nummern in Nummern umwandeln, die durch den Empfänger verarbeitet werden können.
  • Informationen in das vom Empfänger gewünschte Dateiformat umwandeln. (Beispielsweise das Datum der Notation)
 

Datenbestände erstellen und übermitteln

 

Nach dem Validieren der Informationen erstellt der d-basics Collector automatisch die Datenbestände, die zum Empfänger übermittelt werden müssen (im Datenformat des Empfängers).

Während dieses Prozesses können durch den Einsatz von Filtern jene Informationen ausgewählt werden, die übermittelt oder nicht übermittelt werden sollen.

Weiterhin können mit Hilfe von Export-Konten mehrere Sätze von Datenbeständen kreiert werden. Hierbei kann mit Hilfe von Filtern per Datenbestands-Satz angegeben werden, welche Informationen dieser beinhalten muss. (So kann beispielsweise für jede Währung eine separate Liste mit Datenbeständen erstellt werden).

Liste der verfügbaren Exportmodule
 
 
 
 

Workflows und Aufgabenplaner

 

Für das Erstellen und Übermitteln von Datenbeständen muss nur eine Aktion ausgeführt werden. Jede dieser Aktionen kann manuell gestartet werden. Es ist aber auch möglich, mittels Workflows eine komplette Serie von Aktivitäten durchführen zu lassen.

Beim Installieren des d-basics Collectors wird ein Standard-Workflow erstellt, wodurch alle relevanten Aktionen von nur einem Arbeitsauftrag ausgeführt werden können. Nutzer haben die Möglichkeit, neben diesem Standard-Workflow auch zusätzliche Workflows nach eigenem Ermessen zu definieren.

Aufgabenplaner

Der d-basics Collector kann mit einem Aufgabenplanungs-Plugin erweitert werden, welcher die Workflows automatisch zu vorab definierten Zeiten ausführt.

Mit diesem Plugin kann der gesamte Prozess des Importierens und Übermittelns von finanziellen Informationen ausgeführt werden, ohne dass der Nutzer eingreifen muss.

 
 

Customized Reports Plugin

 

Die Standard-Plugins des d-basics Collectors erstellen ein feststehendes Set von Datenbeständen, die genau den technischen Spezifikationen des Empfängers entsprechen.

Als Erweiterung zu diesen Plugins kann der d-basics Collector mit einem Customized Reports Plugin erweitert werden, der Berichte aufgrund kundenspezifischer Berichtdefinitionen erstellt.

Wenn dieser Plugin in Kombination mit einem Aufgabenplaner-Plugin genutzt wird, können die angepassten Berichte automatisch zu vorab definierten Zeitpunkten erstellt werden und - beispielsweise per Mail - versendet werden.

Hierdurch bietet der d-basics Collector eine komplett automatisierte Lösung für das periodische Generieren und Übermitteln von internen und externen Berichten an.

 
 
 
 

Rückmeldung zum Buchhaltungsprogramm

 

Der d-basics Collector importiert nicht nur Informationen aus Buchhaltungsprogrammen / Buchhaltungssoftwares (Datenquellen), in bestimmten Fällen wird auch die Möglichkeit geboten, um Informationen aus externen Datenquellen automatisch in das Buchhaltungsprogramm zurück zu schreiben / hinzuzufügen.

Während dieses Prozesses werden die Informationen aus dem Buchhaltungsprogramm mit den Informationen aus den anderen Quellen verglichen. Die Informationen im Buchhaltungsprogramm werden, sofern das Programm nicht up to date ist, automatisch aktualisiert.

Beispiele von Informationen, welche auf diese Art und Weise rückgekoppelt werden:

  • Durch Empfänger erstellte Rückmeldungen, die nach der Übermittlung der Datenbestände erfolgen (beispielsweise Abgleich-oder Zahlungsinformationen)
  • Informationen, die über externe Datenquellen erhalten wurden (beispielsweise Debitoren Ratings oder Kreditlimits)
 

 Muss durch das Buchhaltungsprogramm unterstützt werden

Die oben beschriebenen Rückmeldungen sind nur möglich, wenn diese durch das Buchhaltungsprogramm / Buchhaltungssoftware unterstützt werden.

Dies ist für gewöhnlich nur dann der Fall, wenn ein Interface (API) vorhanden ist, das in der Lage ist, die Rückmeldungsinformationen gemäß der Business Logicals des Buchhaltungsprogramms / Buchhaltungssoftware zu verarbeiten.

Bitte achten Sie darauf, dass der d-basics Collector nie Informationen direkt an die Datenbank des Buchhaltungsprogramms hinzufügt oder Informationen in der Datenbank verändert, ohne den durch das Buchhaltungsprogramm hierfür gebotenen Zugang zu nutzen.

Wenn dieses Interface nicht zur Verfügung steht, dann ist eine Rückmeldung nicht möglich.