Bij het in gebruik nemen van een exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
1. Bestandenpad
De door d-basics aangemaakte databestanden worden opgeslagen op de harde schijf van de computer. Standaard wordt hiervoor de locatie 'c:\export' gehanteerd. Bij punt 1 kan via de knop 
een alternatieve locatie worden geselecteerd. Via de knop 
kan de locatie worden geopend waar de databestanden worden opgeslagen.
Opmerkingen: •De door d-basics aangemaakte databestanden worden opgeslagen in de hierboven genoemde map. Vaak kunnen ze vanuit deze map automatisch worden verstuurd. Dit is echter alleen mogelijk als de ontvangende partij een voorziening heeft getroffen waarmee de verstuurde bestanden automatisch kunnen worden ontvangen. Is deze voorziening er niet dan moeten de bestanden op een andere manier worden verstuurd, bijvoorbeeld door ze handmatig te 'uploaden' via de website van ontvangende partij. •Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken. •Als het opgegeven bestandenpad niet aanwezig is zal d-basics proberen dit automatisch aan te maken. •Het is mogelijk dat per type exportbestand (bijvoorbeeld debiteuren NAW en debiteuren openstaande posten) een aparte locatie moet worden opgegeven |
2. Gegevens versturende en ontvangende partij
De partij die databestanden ontvangt moet kunnen vaststellen van wie deze bestanden afkomstig zijn. Iedere exportmodule biedt daarom de mogelijkheid de gegevens van de versturende partij in te vullen. Daarnaast wordt in sommige gevallen ook de mogelijkheid geboden gegevens van de ontvangende partij in te vullen. Naast identificatie worden de gegevens ook gebruikt voor authentificatie tijdens het versturen.
VERSTURENDE PARTIJ
Van de versturende partij moet doorgaans in ieder geval een administratie-, rekening- of klantnummer worden ingevuld. De overige in te vullen gegevens variëren per exportmodule. Let er bij het invullen van de gegevens op dat deze moeten corresponderen met de administratie in het boekhoudpakket (waaraan betreffende d-basics administratie is gekoppeld).
Export accounts
Het komt voor dat informatie, die vanuit één administratie in boekhoudpakket is geïmporteerd, in meerdere databestanden moet worden opgeslagen en verstuurd. Een voorbeeld hiervan is het aanmaken van databestanden per valuta indien in meerdere valuta wordt gefactureerd. In dit geval moet per type exportbestand een export account worden aangemaakt waarin wordt aangegeven welke informatie moet worden verstuurd. Factureert men bijvoorbeeld in drie verschillende valuta, dan moeten drie export accounts worden aangemaakt. Na het aanmaken van de export accounts wordt in het vervolg voor iedere valuta een apart exportbestand aangemaakt dat alleen de facturen in de betreffende valuta bevat.
ONTVANGENDE PARTIJ
Als tevens de mogelijkheid wordt geboden de gegevens van de ontvangende partij in te vullen dan worden deze over het algemeen gebruikt bij het afdrukken van pandaktes of soortgelijke documenten. Als de gegevens van de ontvangende partij worden gevraagd, kunnen die over het algemeen via een voorgedefinieerde lijst worden geselecteerd. Ontbreekt betreffende ontvangende partij, vul dan de gevraagde gegevens zo compleet mogelijk in.
Belangrijk: •Bij het selecteren van een voorgedefinieerde ontvangende partij worden de instellingen voor het versturen van databestanden vaak automatisch overschreven. •De gegevens in de voorgedefinieerde lijst met ontvangende partijen wordt regelmatig geactualiseerd. Installeer daarom eerst een update van het d-basics programma voordat deze instelling wordt aangepast. |
3. Keuze databestanden
Het soort databestanden dat moet worden aangemaakt en verstuurd hangt af van de afspraken die hieromtrent zijn gemaakt met de ontvangende partij. Op basis van de informatie die uit het boekhoudpakket is gekopieerd kan d-basics de volgende databestanden aanmaken:
DEBITEUREN
•Debiteuren gegevens (naam, adres, woonplaats, ...)
•Openstaande posten / Nieuwe facturen
•Mutaties openstaande posten
•Factuurregels
•Debiteuren dag-voortgangsbestand (klik hier voor extra informatie)
CREDITEUREN
•Crediteuren gegevens (naam, adres, woonplaats, ...)
•Openstaande posten
•Mutaties openstaande posten
GROOTBOEK
•Schema grootboekrekeningen
•Mutaties grootboekrekeningen
VOORRAAD
Voorraad wordt vaak in aparte logistieke systemen bijgehouden waarbij uiteenlopende waarderingstechnieken worden gebruikt. Daarom is voor het versturen van voorraadgegevens een voorziening getroffen die de mogelijkheid biedt door het logistieke pakket aangemaakte databestanden als bijlage te versturen (klik hier voor extra informatie).
Selecteren te versturen bestanden
Welke van de hierboven genoemde databestanden daadwerkelijk moeten worden verstuurd verschilt per ontvangende partij. Afhankelijk van de geboden dienstverlening heeft deze doorgaans slechts een beperkt aantal van de hierboven genoemde bestanden nodig. De exportmodules die voor iedere ontvangende partij aan d-basics zijn toegevoegd zijn hierop afgestemd, ze bieden slechts de keuze uit de van toepassing zijnde databestanden. Kies uit deze 'beschikbare' databestanden de bestanden die aansluiten bij de met de ontvangende partij overeengekomen dienstverlening.
Aansluitgegevens
In het geval van een overeenkomst waarbij databestanden met de openstaande posten van de debiteuren moeten worden verstuurd wordt mogelijk ook gevraagd aansluitgegevens mee te sturen. In dit geval wordt in de exportmodule het uitvouwmenu "Aansluitgegevens" weergegeven en moet worden geselecteerd waar de meegestuurde aansluitgegevens op zijn gebaseerd.
4. Opties
Exportmodules kunnen de volgende optionele instellingen bieden:
•Alle debiteuren exporteren / Alle crediteuren exporteren
Normaal worden alleen de NAW gegevens van debiteuren en crediteuren met openstaande saldi in de databestanden opgenomen. Door bij het onderdeel "Opties" de mogelijkheden 'Alle debiteuren exporteren' of 'Alle crediteuren exporteren' te selecteren kan worden bewerkstelligd dat ook de NAW gegevens van de debiteuren of crediteuren zonder openstaande saldi in de databestanden worden opgenomen
•Exportbestanden aanmaken per valutacode
Standaard worden de gegevens van alle nieuwe facturen/openstaande posten in één exportbestand opgeslagen. Via de optie "Exportbestanden aanmaken per valutacode" kan worden ingesteld dat aparte data/exportbestanden worden aangemaakt per valuta (waarin facturen zijn gefactureerd).
Exporteren in vreemde valuta
In aanvulling op de optie "Exportbestanden aanmaken per valutacode" kan via de optie 'Exporteren in vreemde valuta' worden ingesteld dat facturen in vreemde valuta worden geëxporteerd. Dit in afwijking op de standaard werkwijze waarbij facturen - ongeacht de valuta waarin ze zijn gefactureerd - in de standaard valuta van de administratie worden geëxporteerd.
•Selecteren bestandsformaat
Doorgaans maakt een exportmodule databestanden in één bestandsformaat. In bepaalde gevallen wordt evenwel de keuze uit verschillende bestandsformaten geboden. Selecteer in dit geval het bestandsformaat zoals dat is overeengekomen met de ontvangende partij.
5. FileMerger
De FileMerger biedt de mogelijkheid - voorafgaand aan het versturen - databestanden uit meerdere administraties samen te voegen. Selecteer hiervoor de optie "Gebruik FileMerger" en druk vervolgens op de knop "Configureren" om de instellingen van de FileMerger vast te leggen. Het instellen van de FileMerger wordt beschreven in de bijlage 'Gebruik File Merger'.
6. Instellingen automatisch versturen
De door d-basics aangemaakt databestanden moeten vaak naar een externe financiële dienstverlener worden verstuurd. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden ingevuld:
•Automatisch versturen
Selecteer deze optie indien databestanden direct na het aanmaken automatisch moeten worden verstuurd. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken.
•Keuze verzendmethode
Databestanden kunnen op vier verschillende manieren worden verstuurd: per e-mail, via (S)FTP, via een webservice of handmatig via de website van de ontvangende partij. Het al dan niet kunnen gebruiken van deze verzendmethodes hangt af van de ontvangstvoorzieningen die door de ontvangende partij zijn getroffen. Meestal ondersteunt de ontvangende partij niet alle verzendmethodes, de niet bruikbare methodes worden in dit geval verborgen. Kies voor het automatisch versturen van databestanden de gewenste verzendmethode en vul de gevraagde gegevens / instellingen in.
INSTELLINGEN E-MAIL
Voor het versturen via e-mail moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
oVerstuur methode
Selecteer hier de methode (SMTP of Outlook) die moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail. De aanbevolen methode is "Outlook"
oMailserver (alleen bij SMTP)
Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) mail server die moet worden gebruikt voor het versturen van de e-mail. Doorgaans is dit de mailserver van de Internet provider, het is ook mogelijk een binnen het netwerk aanwezige mailserver te gebruiken.
SMTP Authenticatie
Soms is authentificatie vereist om te kunnen versturen via een SMTP server. Selecteer in dit geval de optie 'SMTP authentificatie' en vul de 'Gebruikersnaam' en het 'Wachtwoord' waarmee kan worden ingelogd op de SMTP server.
oE-mail adres afzender
Vul hier uw eigen e-mail adres in.
oE-mail adres ontvanger data
Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.
oE-mail adres bevestiging
Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd. Vaak het e-mailadres van degene die de verstuurde databestanden moet verwerken.
oEncryptie en compressie
Gegevens die via e-mail worden verstuurd kunnen op twee verschillende manieren worden versleuteld: eenvoudige encryptie en encryptie met behulp van een encryptie sleutel. De eenvoudige encryptie kan worden toegepast door de optie 'Encryptie' te selecteren. Voor de encryptie met behulp van de encryptiesleutel moet de optie 'Exportbestanden versleutelen' worden geselecteerd en moet de door de ontvangende partij verschafte encryptiesleutel worden ingevuld in het invulvak 'Encryptiesleutel'.
Naast encryptie wordt ook de mogelijkheid geboden bestanden voorafgaand aan het versturen te comprimeren, hiermee wordt de omvang van de bestanden sterk gereduceerd. Selecteer voor het toepassen van compressie de optie 'Exportbestanden comprimeren (ZIP)'
Opmerkingen: •Encryptie en compressie kan alleen worden gebruikt als de ontvangende partij de mogelijkheid heeft de op deze manier bewerkte databestanden te verwerken. Is dit niet (of gedeeltelijk) het geval dan worden de niet beschikbare opties niet weergegeven. •Genoemde encryptie en compressie technieken kunnen in combinatie worden gebruikt. |
INSTELLINGEN (S)FTP
Voor het versturen via (S)FTP moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
oHost (FTP server)
Vul hier het (IP) adres in van de FTP server waar de gegevens naar toe moeten worden gestuurd, of selecteer het juist (IP)adres uit de lijst van eventueel geboden alternatieven.
oPoort (SFTP)
Geef aan via welke poort de SFTP verbinding moet worden opgebouwd, standaard is dit poort 22.
oGebruikersnaam en wachtwoord
Bij het versturen via (S)FTP moet worden ingelogd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze informatie wordt verschaft door de ontvangende partij en moet exact worden overgenomen in de daarvoor bedoelde invulvakken.
oPrivate key
In sommige gevallen wordt gebruik gemaakt van een sleutel (Private key) voor het versleutelen van de informatie. Deze sleutel bestaat uit een Private key bestand en een Private key wachtwoord, beide worden verschaft door de ontvangende partij. Selecteer voor het gebruiken van deze sleutel de optie "Gebruik private key", vul de locatie in waar het "Private key bestand" zich bevindt (kopieer het bestand eerst naar een locatie op de harde schijf) en vul het "Private key wachtwoord" in.
Opmerkingen: •Via de knop 'Test FTP' kan worden gecontroleerd of d-basics met behulp van de ingevoerde gegevens een verbinding met de FTP server kan opbouwen. Deze test is alleen beschikbaar voor SFTP verbindingen. •Het wachtwoord voor het inloggen op de FTP server is doorgaans niet hetzelfde als het wachtwoord van de Private key. |
INSTELLINGEN WEBSERVICE
Voor het versturen via een webservice moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
oHost (Webserver)
Vul hier het (IP) adres in van de webservice waar de gegevens naar toe moeten worden gestuurd, of selecteer het juist (IP)adres uit de lijst van eventueel geboden alternatieven.
oGebruiker en wachtwoord
Bij het versturen via een webservice moet worden ingelogd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze informatie wordt verschaft door de ontvangende partij en moet exact worden overgenomen in de daarvoor bedoelde invulvakken.
oCertificaatnaam
In sommige gevallen wordt gebruik gemaakt van een certificaat voor het versleutelen en identificeren van de via d-basics verstuurde informatie. Dit certificaat kan via de ontvangende partij worden verkregen en moet worden geïnstalleerd op de computer waar ook het d-basics programma op is geïnstalleerd. Vul - na het installeren van het certificaat - in de exportmodule de naam van het certificaat in via het invulvak "Certificaatnaam".
Opmerking: Via de knop 'Test webservice' kan worden gecontroleerd of d-basics met behulp van de ingevoerde gegevens een verbinding met de webservice kan opbouwen. |
VERSTUREN VIA WEBSITE
Als het bij een ontvangende partij niet mogelijk is databestanden automatisch te versturen, wordt vaak de mogelijkheid geboden deze bestanden handmatig via de website op te sturen (uploaden). Selecteer in dit geval de verzendmethode 'Website', d-basics zal dan na het aanmaken van de databestanden automatisch de website openen waarlangs de bestanden kunnen worden ge-upload. Voor het inloggen is over het algemeen een gebruikersnaam en wachtwoord nodig, deze gegevens worden verschaft door de ontvangende partij.
•Proxy server
Selecteer de optie "Gebruik proxy server" indien bij het versturen via een proxy server verbinding moet worden gemaakt met internet. De instellingen voor de proxy server worden via het scherm "Internet settings" ingevuld, dit scherm kan worden geopend via de knop "Proxy settings".
•Netwerkverbinding
Bij het versturen van bestanden wordt gebruik gemaakt van de standaard internetverbinding van de computer waarop d-basics is geïnstalleerd. Als gebruik moet worden gemaakt van een andere internetverbinding kan bij het onderdeel 'Netwerkverbinding' een alternatief worden gekozen. Zie ook 'Netwerk verbindingen'
Belangrijk: Laat de te gebruiken netwerkverbinding op <geen> staan als van de standaard internetverbinding gebruik moet worden gemaakt. |
7. Instellingen printen
Het komt voor dat bij verpanding van debiteuren aan een factormaatschappij of bank wordt gevraagd aanvullend een getekende papieren pandakte in te leveren. Deze pandakte kan na het versturen van de databestanden automatisch worden afgedrukt. Bij punt 7 in het scherm van de exportmodule kunnen de hierbij te hanteren instellingen worden vastgelegd:
•Selecteren pandakte
Als de keus wordt geboden uit meerdere soorten pandaktes moet - in overleg met de ontvangende partij - het gewenste type worden geselecteerd
•Automatisch pandakte afdrukken
Selecteer deze optie indien de pandakte automatisch moet worden geprint na het aanmaken van databestanden
•Taal
Selecteer hier de taal waarin de pandlijst moet worden geprint
•Bijlage afdrukken
Selecteer deze optie indien bij het printen van de pandakte ook de bijlage met specificatie van openstaande posten/facturen moet worden afgedrukt.
•Per valuta
Selecteer deze optie als per valuta een aparte pandlijst moet worden afgedrukt
•Niet financierbare posten wel op pandakte afdrukken
Selecteer deze optie als de met behulp van filters uitgesloten openstaande posten/facturen toch op de pandlijst moeten worden afgedrukt.
•Kopie naar PDF
Selecteer deze optie als een kopie van de pandlijst als PDF bestand moet worden opgeslagen.
•Volgorde
Via de optie "Sort" kan worden ingesteld in welke volgorde openstaande posten op een pandlijst worden afgedrukt.
AFSLUITENDE OPMERKING
Alle hierboven beschreven instellingen bevinden zich op de tab "Opties". Een exportmodule bevat standaard drie tabs: "Opties", "Overzicht" en "Log". Het is echter mogelijk dat een exportmodule naast de drie standaard tabs één of twee extra tabs bevat.
De meest voorkomende extra tab heet "Extra opties" en biedt de mogelijkheid tot het vastleggen van één of meerdere instellingen die exclusief betrekking hebben op betreffende exportmodule.
De ander extra tab heet "Ontvangen bestanden". Daar waar een export module doorgaans alleen wordt gebruikt om gegevens naar een financiële dienstverlener te sturen biedt deze tab de mogelijkheid bestanden te downloaden uit het systeem van de financiële dienstverlener .
Voor iedere exportmodule is een apart stappenplan opgesteld waarin stapsgewijs wordt beschreven hoe de exportmodule moet worden gebruikt. Als een export module een extra tab bevat dan wordt het instellen of het gebruik daarvan beschreven in een bijlage van het bijbehorende stappenplan.