Aanmaken data bestanden > Aanmaken en versturen van databestanden

De door d-basics geïmporteerde gegevens kunnen worden opgeslagen in databestanden, hierbij moeten de volgende stappen worden doorlopen:

Stap 1: Importeren gegevens

Bij het openen van de exportmodule wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

Stap 2: Selecteren te verzenden nieuwe facturen

Sommige ontvangende partijen - met name factormaatschappijen - vragen databestanden die alleen nieuwe facturen ontvangen (de facturen die sinds de laatste upload zijn zijn aangemaakt). In dit geval registreert d-basics welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen die sinds de laatste verzendactie aangemaakt zijn. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 2b van de exportmodule). Doe dit alleen als de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.

Stap 3: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren, openstaande posten en/of facturen niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Opmerkingen:

•Het komt voor dat gegevens uit één boekhoudadministratie moeten worden opgesplitst en in separate databestanden moeten worden verstuurd. Dit kan worden opgelost door gebruik te maken van Export accounts of door het aanmaken van meerdere administraties, waarbij per administratie met behulp van filters wordt ingesteld welke informatie moet worden verstuurd (zie ook kopiëren van administraties).

•Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het Openstaande posten / Facturen filter zal bij iedere exportactie opnieuw moeten worden ingesteld.

Stap 4: Invoeren voorraadgegevens

Sommige ontvangende partijen willen ook voorraadgegevens ontvangen. Omdat deze gegevens vaak in afzonderlijke logistieke pakketten zijn opgeslagen biedt d-basics doorgaans niet de mogelijkheid voorraadgegevens automatisch te importeren. In plaats daarvan kan men in d-basics handmatig voorraadcategorieën definiëren en bij iedere verzending het saldo per categorie invullen. Ter onderbouwing hiervan wordt voor iedere categorie een bijlage toegevoegd en meegestuurd. Het aanmaken en gebruiken van voorraadcategorieën wordt beschreven in "Handmatig invoeren aanvullende gegevens".

Stap 5: Aanmaken databestanden

Na het doorlopen van de voorgaande stappen kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden verstuurd.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta. Het is niet mogelijk export bestanden aan te maken voordat alle codes in het boekhoudpakket aan een ISO code zijn gekoppeld.

•controles debiteuren dag-voortgangsbestand

Als een debiteuren dag-voortgangsbericht moet worden aangemaakt, wordt gecontroleerd of alle mutaties aan een mutatietype zijn gekoppeld en of het voorgaand opgestuurde totaal van vorderingen op debiteuren vermeerderd met de som van sindsdien opgetreden mutaties gelijk is aan het nieuwe totaal van vorderingen op debiteuren (klik hier voor meer informatie).

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 6: Versturen van de databestanden

De door d-basics aangemaakt databestanden kunnen op twee manieren worden verstuurd: automatisch of handmatig

•Automatisch versturen

Op voorwaarde dat ontvangende partij hiertoe de mogelijkheid biedt, kunnen de door d-basics aangemaakte databestanden automatisch worden verstuurd. De databestanden worden - direct nadat ze zijn aangemaakt - automatisch verstuurd als de optie "Automatisch versturen" is. Is deze optie niet geselecteerd, dan moet op de knop "Versturen" worden geklikt om de de databestanden te versturen.

•Handmatig versturen

Databestanden moeten handmatig worden verstuurd als de ontvangende partij geen voorziening heeft getroffen waarlangs d-basics bestanden automatisch kan versturen. Meestal wordt in dit geval de mogelijkheid geboden databestanden handmatig te uploaden via de website van de ontvangende partij. Tijdens het uploaden moeten de door d-basics aangemaakte databestanden worden geselecteerd, deze zijn opgeslagen in de exportmap zoals die is aangegeven bij het instellen van de exportmodule.

Opmerking:

Als het automatisch versturen niet lukt, wordt aangeraden eerst te proberen de bestanden handmatig via de website van de ontvangende partij te versturen (uiteraard op voorwaarde dat deze mogelijkheid wordt geboden). Als ook de handmatige upload niet lukt is er waarschijnlijk sprake van een tijdelijke technische storing. Probeer het in dat geval op een later tijdstip opnieuw.

Stap 7: Printen pandakte

Bij sommige ontvangende partijen - met name factormaatschappijen en banken - moet naast de digitale databestanden ook een papieren pandakte worden geprint en per post worden opgestuurd. De afgiftenummers op deze pandaktes moeten elkaar opvolgen. Hiertoe wordt door d-basics het afgiftenummer telkens na het printen van een pandakte automatisch opgehoogd. Indien tussentijds pandaktes zijn geprint die niet zijn opgestuurd, moet het afgiftenummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het afgiftenummer in dat 1 hoger is dan dat van de laatst opgestuurde pandakte.

Stap 8: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'