<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  »No topics above this level« Exportmodule Creditline

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule Creditline, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

 

•Het openen van de exportmodule

 

•De instellingen van de exportmodule

 

•Het aanmaken en versturen van de databestanden

 

I. Openen van de exportmodule

 

Menu opties: Exporteren, Creditline

 

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken en versturen van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Creditline'.

 

 

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

 

II. De instellingen van de exportmodule

 

Alvorens de databestanden kunnen worden aangemaakt en verstuurd moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

 

1. De export map

 

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

 

 

2. De gegevens van de afzender (pandgever).

 

Vul bij punt 2 de gegevens in van de onderneming waarvoor Creditline de pandlijst zal versturen. Vul bij dossiernummer het bankrekeningnummer in dat hoort bij betreffende administratie/onderneming.

 

3. Gegevens van de ontvanger (bank)

 

Vul bij punt drie de gegevens in van de bank die de pandlijst zal ontvangen. Van een aantal banken zijn deze gegevens voorgedefinieerd, in dit geval kan worden volstaan met het selecteren van de juiste bank.

 

4. Instellingen e-mail

 

 

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen automatisch via e-mail naar de bank worden gestuurd. De hierbij te gebruiken instellingen worden bij punt 5 ingevoerd:
 

•Automatisch databestanden versturen
Selecteer deze optie indien d-basics direct na het aanmaken de databestanden automatisch moet versturen.

•Encrypt
Via deze optie kan worden ingesteld dat gegevens - voorafgaand aan het versturen naar de bank - worden versleuteld en gecomprimeerd

•Netwerkverbinding

Selecteer hier de inbelverbinding die door d-basics moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail. Zie ook Internet settings.

 

•Verzendmethode

Selecteer hier de methode (SMTP of Outlook) die moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail.

 

 

•Mail server (alleen bij SMTP)

Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

 

•E-mail adres afzender

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

 

•E-mail adres ontvanger

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

 

•E-mail adres bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd.

 

5. Instellen file merger

De file merger biedt de mogelijkheid tot het samenvoegen van databestanden uit meerdere administraties (zie bijlage 'Gebruik File Merger')

 

III. Het aanmaken en versturen (of importeren) van databestanden

 

Doorloop voor het aanmaken en versturen van de databestanden de volgende stappen:

 

Stap 1: Inlezen boekhoudgegevens

Bij het openen van het scherm van de exportmodule wordt de vraag gesteld of de boekhoudgegevens opnieuw moeten worden ingelezen. Importeer de gegevens opnieuw indien er is geboekt in het boekhoudpakket sinds de laatste import actie.

 

Stap 2: Instellingen Intercompany en Compensatie

Bij punt vijf in het scherm van de exportmodule wordt de mogelijkheid geboden tot het aanwijzen van Intercompany debiteuren en het vastleggen van de Compensatie instellingen.

 

Stap 3: Selecteren te versturen gegevens

Met behulp van Creditline kunnen debiteuren-, crediteuren-, voorraad- en grootboekgegevens worden verstuurd. Via de instellingen bij punt 4 kan worden geselecteerd welke van deze gegevens daadwerkelijk wordt verstuurd (door middel van het aan- of uitvinken van de corresponderende selectievakjes).

 

•Debiteuren

Selecteer voor het versturen van debiteurengegevens de optie "Debiteuren". Standaard worden alle debiteuren verstuurd. Desgewenst kan met behulp van filters worden aangegeven dat bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden verstuurd, dit wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.
 

•Crediteuren

Selecteer voor het versturen van crediteurengegevens de optie "Crediteuren". Creditline zal nu de NAW gegevens en de openstaande posten versturen.

 

•Voorraden

Selecteer voor het versturen van voorraadgegevens de optie "Voorraden". De voorraad informatie wordt niet via een rechtstreekse koppeling uit het boekhoudpakket geïmporteerd. In plaats daarvan kan men in Creditline  voorraadcategorieën definiëren en bij iedere verzending handmatig het saldo van iedere categorie invullen. Ter onderbouwing hiervan wordt per categorie een bijlage toegevoegd en meegestuurd. Zie ook "Handmatig invoeren aanvullende gegevens"

 

•Grootboek

Selecteer voor het versturen van de grootboekgegevens de optie "Grootboek". Creditline zal nu het verdichtingsschema en de periodieke mutaties van de grootboekrekeningen versturen.

 

 

Stap 5: Aanmaken databestanden

 

De databestanden worden aangemaakt door op 'Start' te klikken. Bij het aanmaken van deze bestanden voert d-basics twee controles uit:

 

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

 

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

 

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

 

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

 

 

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

 

Stap 6: Versturen van de gegevens

 

Na het aanmaken van de databestanden moeten deze nog worden verstuurd, klik hiervoor op 'Versturen'. Creditline zal de databestanden nu aan een e-mailbericht koppelen en versturen naar het data-mailadres van de ontvanger (klik op "Ja" om daadwerkelijk te verzenden).

 

 

Stap 7: Printen pandakte

 

Het is mogelijk dat de ontvanger van de pandlijst vraagt ook een getekende papieren pandakte in te leveren. Dit document wordt automatisch geprint als de optie "Automatisch verpandingsakte afdrukken" is geselecteerd. Is deze optie niet geselecteerd dan kan via de knop "Print" de opdracht tot het afdrukken van de pandakte worden gegeven.

 

Stap 8: Raadplegen van Overzicht en Log

 

De tweede en derde tab van de export module bieden een overzicht van de verrichtingen van d-basics:

 

•Overzicht

 

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de export bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

 

•Log

 

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'