Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Cashflow Organizer'

Nadat de voorbereidende handelingen zijn voltooid (zie hoofdstuk 'Voorbereidende handelingen'), kan worden begonnen met het daadwerkelijk afhandelen van acties. Welke acties moeten worden afgehandeld wordt automatisch vastgesteld door Corporate Cashflow. Hoe de acties moeten worden afgehandeld wordt in dit hoofdstuk beschreven, hierbij worden de volgende onderwerpen behandeld:

•Selecteren te behandelen acties

•Afhandelen acties

•Uitstellen, blokkeren of sluiten acties

•Toevoegen wijzigen of verwijderen acties

I. Selecteren te behandelen acties

Bij het openen van het scherm 'Cashflow Organizer' worden standaard alle af te handelen acties getoond. Filters bieden de mogelijk een selectie van acties te maken die aan bepaalde criteria voldoen.

•Behandelen per actie, profiel of profielactie

In het onderdeel 'Filter' wordt de mogelijkheid een selectie van acties te maken op basis van gebruiker, moduletype, actietype, profiel, profielactie en/of groep.

Na het instellen van één of meer filters worden alleen de acties weergegeven die voldoen aan de geselecteerde criteria. Hiermee wordt het eenvoudiger een bepaald type acties af te handelen of de gegevens hiervan te raadplegen.

•Behandelen per debiteur

Naast de hierboven genoemde filters biedt Cashflow Organizer ook de mogelijkheid acties per debiteur af te handelen. Standaard worden de acties voor alle debiteuren met openstaande posten getoond. Door in het onderdeel 'Te behandelen debiteur' een debiteur te selecteren kan het aantal weergegeven acties worden beperkt tot de acties die aan de geselecteerde debiteur zijn gekoppeld.

Via de optie 'Te behandelen debiteur' kan worden geschakeld tussen weergave van de acties van alle debiteuren (vinkje uitzetten) of alleen de acties van de geselecteerde debiteur (vinkje aanzetten). Met behulp van de pijltjes toetsen ( en ) kan men bladeren door de debiteuren met openstaande acties.

•Nog niet vervallen acties

Acties die nog niet zijn vervallen of waarvan de voorgaande actie nog niet is verricht worden standaard niet weergegeven. Middels het uitschakelen van de opties "Verberg nog niet vervallen acties" en "Verberg acties waarvan voorgaande actie nog niet is vervallen" kunnen deze acties toch zichtbaar worden gemaakt.

II. Afhandelen acties

Cashflow organizer stelt aan de hand van de profielen automatisch vast wanneer een actie in behandeling moet worden genomen. De af te handelen acties worden weergegeven in de tab 'Te behandelen acties'. De daadwerkelijke afhandeling van acties verschilt per actietype:

•Afhandelen 'Notitie acties' (zie ook 'Afhandelen Notitie actie of Telefoon actie')

Doorloop voor het afhandelen van een 'Notitie actie' de volgende stappen:

1.selecteer de af te handelen actie en druk op de knop 'Wijzigen' (of dubbelklik op de actie), hiermee wordt het scherm 'Notitie actie' geopend.

2.verricht de betreffende handeling (bijvoorbeeld controleren of de betalingsregeling wordt nagekomen)

3.Voeg - desgewenst - een notitie toe waaruit blijkt hoe de actie is afgehandeld

4.sluit de Notitie actie door op de knop 'Sluiten actie' te klikken.

•Afhandelen 'Telefoon acties' (zie ook 'Afhandelen notitie actie of Telefoon actie')

Doorloop voor het afhandelen van een 'Telefoon actie' de volgende stappen:

1.selecteer de af te handelen actie en druk op de knop 'Wijzigen' (of dubbelklik op de actie), hiermee wordt het scherm 'Telefoon actie' geopend.

2.handel het telefoongesprek af

3.Voeg - desgewenst - een notitie toe waaruit blijkt hoe de actie is afgehandeld

4.sluit de Telefoon actie door op de knop 'Sluiten actie' te klikken.

•Afhandelen 'Brief acties' (zie ook 'Afhandelen Brief actie of E-mail actie')

Doorloop voor het afhandelen van de Brief acties de volgende stappen:

1.selecteer de af te handelen actie(s) (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren)

2.druk na het selecteren van de af te handelen Brief acties op de knop 'Naar te verwerken'

3.open de tab "Te verwerken" en open het scherm "Documenten: Printer" door te dubbelklikken op de regel "Afdruk-rij"

4.selecteer de af te drukken documenten (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren)

5.druk op de knop 'Afdrukken' om de geselecteerde documenten af te drukken

•Afhandelen 'E-mail acties' (zie ook 'Afhandelen Brief actie of E-mail actie')

Cashflow Organizer stelt automatisch vast welke e-mail acties moeten worden afgehandeld. Deze acties worden in de tab "Af te handelen acties" als 'E-mail actie' weergegeven. Doorloop voor het afhandelen van de E-mail acties de volgende stappen:

1.selecteer de af te handelen actie(s) (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren)

2.druk na het selecteren van de af te handelen E-mail acties op de knop 'Naar te verwerken'

3.open de tab "Te verwerken" en open het scherm "Documenten: E-mail" door te dubbelklikken op de regel "E-mail-rij"

4.selecteer de te versturen e-mails (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren)

5.druk op de knop 'versturen' om de geselecteerde e-mails te versturen

•Afhandelen 'Corporate Rating acties'

Doorloop voor het afhandelen van de Corporate Rating acties de volgende stappen:

1.selecteer de af te handelen actie(s) (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren)

2.druk na het selecteren van de af te handelen Corporate Rating op de knop 'Naar te verwerken'

3.open de tab "Corporate Rating"

4.druk op de knop 'versturen' om de door Corporate Rating te verwerken acties naar Corporate Rating te versturen.

•Afhandelen 'Incasso acties' (zie ook 'Collect')

Doorloop voor het afhandelen van de Incasso acties de volgende stappen:

1.selecteer de af te handelen actie(s) (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren)

2.druk na het selecteren van de af te handelen Incasso acties op de knop 'Naar te verwerken'

3.open de tab "Te verwerken" en open het scherm "Incassodossiers" door te dubbelklikken op de regel "Incasso-rij"

4.selecteer het aan te maken incassodossier

5.Voeg alle relevante aanvullende documenten toe

6.druk op de knop 'versturen' om het incasso dossier te versturen.

III. Uitstellen, blokkeren of sluiten actie

Acties worden automatisch aangemaakt op basis van profielen. Indien van het standaard behandelingstraject van het profiel moet worden afgeweken biedt Cashflow Organizer hiervoor de volgende mogelijkheden:

•Uitstellen actie

Indien een actie door omstandigheden niet op de geplande datum in behandeling mag worden uitgevoerd kan deze worden uitgesteld door de actiedatum aan te passen. Selecteer hiervoor de actie waarvan de actiedatum moet worden verplaatst, druk op de knop 'Uitstellen actie' en pas via het scherm 'Uitstellen actie' de actiedatum aan. Zie ook 'Uitstellen actie'

•Blokkeren factuur of debiteur

Soms is het wenselijk bepaalde debiteuren of facturen uit te sluiten voor de bewaking via Cashflow Organizer. Selecteer in dat geval een actie die door Cashflow Organizer is ingepland op betreffende factuur of debiteur. Klik vervolgens op de knop 'Blokkeer factuur' om alleen de factuur uit te sluiten of op de knop 'Blokkeer debiteur' om de debiteur in zijn geheel (alle vorderingen) uit te sluiten van behandeling via Cashflow Organizer.

•Handmatig sluiten actie

Via de knop 'Sluiten actie' kan een - op basis van profielen ingeplande - actie worden afgesloten zonder dat deze daadwerkelijk is uitgevoerd. Betreffende actie zal in dit geval niet meer ter behandeling worden aangeboden. Zie ook 'Handmatig sluiten actie'.

IV. Toevoegen, wijzigen of verwijderen acties

Naast het uitstellen of sluiten van acties biedt Cashflow Organizer de mogelijkheid handmatig nieuwe acties toe te voegen en bestaande acties te wijzigen of te verwijderen. Het toevoegen of wijzigen van acties wordt beschreven in 'Afhandelen notitie actie of Telefoon actie'.

Het verwijderen van een actie is slechts mogelijk als er geen vervolgactie aan gekoppeld is (als dit wel het geval is moeten eerst de vervolgacties worden weggegooid). Selecteer vervolgens de te verwijderen actie en druk op de knop 'Verwijderen'.