Voorafgaand aan het daadwerkelijk verrichten van debiteurenbeheer moet eerst een aantal voorbereidende handelingen worden verricht. Deze zijn er op gericht Cashflow te voorzien van de meest actuele stand van zaken. Doorloop hiervoor de volgende stappen:
Stap 1: Open het scherm Cashflow Organizer
Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Cashflow Organizer'
Stap 2: Importeren gegevens
Druk links boven op de knop "Importeren". Cashflow organizer zal nu de actuele lijst met openstaande posten importeren vanuit het boekhoudpakket.
Belangrijk: Importeer voorafgaand aan het verrichten van debiteurenbeheer altijd de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket. Als wordt gedetecteerd dat de gegevens in Cashflow Organizer ouder zijn dan één dag oud, wordt dit - bij de knop 'Importeren' - aangegeven met een uitroepteken ( |
Stap 3: Koppelen debiteuren aan profiel
Per debiteur kan worden ingesteld hoe het debiteurenbeheer moet worden verricht. Dit gebeurt door het koppelen van een debiteur aan een profiel. In het profiel is vastgelegd welke acties op welk moment moeten worden verricht.
Indien tijdens het importeren van informatie uit het boekhoudpakket nieuwe debiteuren worden aangetroffen, moet voor deze debiteuren worden aangegeven volgens welk profiel ze moeten worden behandeld.
De hiertoe te verrichten handelingen worden beschreven in de paragraaf 'Koppelen debiteuren aan profielen'.
Belangrijk: Cashflow kan een debiteur pas in behandeling nemen nadat deze aan een profiel is gekoppeld, debiteuren zonder profiel worden niet in behandeling genomen. Indien debiteuren zonder profiel worden aangetroffen wordt hiervan een melding gegeven bij het openen van het scherm 'Cashflow Organizer', verder staat er een uitroepteken ( |
Stap 4: Koppelen debiteuren aan gebruikers (optioneel)
Bij grote debiteurenportefeuilles kan het wenselijk zijn het debiteurenbeheer over meerdere debiteurenbeheerders te verdelen. In dit geval biedt Cashflow Organizer de mogelijkheid debiteuren aan gebruikers te koppelen. Na het koppelen van debiteuren aan een gebruiker toont Cashflow Organizer alleen de debiteuren die aan betreffende gebruiker zijn gekoppeld. Een uitzondering hierop vormen de debiteuren die aan geen enkele gebruiker zijn gekoppeld, deze worden bij alle gebruikers getoond.
Het koppelen van debiteuren aan gebruikers wordt beschreven in de paragraaf 'Koppelen debiteuren aan gebruikers'.
Stap 5: Controleren acties
Op het moment dat een debiteur aan een profiel is gekoppeld wordt voor iedere vordering op betreffende debiteur vastgesteld welke acties moeten worden uitgevoerd. Deze acties worden vervolgens ingepland. Normaal gesproken voert Cashflow Organizer deze controle automatisch uit. Het is echter mogelijk dat de informatie in d-basics buiten het scherm 'Cashflow Organizer' om wordt aangepast, in dit geval is het raadzaam handmatig opdracht te geven tot het controleren van de acties. Druk hiervoor op de knop 'Controleren acties' (doe dit in ieder geval indien voor de knop 'Controleren acties' een uitroepteken 
staat).
Opmerking: Bij het controleren van acties wordt enkel gecontroleerd of er ontbrekende acties zijn, reeds aangemaakte acties worden niet aangepast. Zo wordt bijvoorbeeld een wijziging in een profiel slechts toegepast op facturen die nadien worden geïmporteerd. |
Stap 6: Afhandelen acties
Na het doorlopen van stap 1 t/m 5 zijn de voorbereidende handelingen voltooid en kan worden begonnen met het debiteurenbeheer. Dit wordt beschreven in de paragraaf 'Afhandelen acties'.