Das folgende Kapitel beschreibt die Verwendung des Exportmoduls für BNP Paribas Factor GmbH. Mit diesem Modul lassen sich Exportdateien erstellen, die Debitor- und Rechnungsdaten in dem von BNP Paribas Factor GmbH erwarteten Dateiformat enthalten. Behandelt werden die folgenden Themen:
•Exportdateien erstellen und versenden
Menüoptionen: „Exportieren“, „BNP Paribas Factor GmbH"
Öffnen Sie das Exportmodul zu „BNP Paribas Factor GmbH“ über die vorstehend erwähnten Menüoptionen.
Ehe Exportdateien erstellt werden können, ist die folgende Ausgangskonfiguration vorzunehmen:
•Exportverzeichnis auswählen
Beim Exportverzeichnis handelt es sich um den Ordner, in dem die Exportdateien gespeichert werden sollen. Die Voreinstellung lautet: „C:\export“. Zur Wahl eines anderen Speicherortes klicken Sie auf die Schaltfläche am Ende des Textfeldes und wählen Sie den gewünschten Speicherort.
•Kundendaten
Die folgenden Angaben werden benötigt, damit Sie als autorisierter Absender der Exportdateien identifiziert werden können:
oBNP Paribas Factor GmbH Kundennummer
oFirmenname
oTelefonnummer
•Auswahl der Exportdateien
Je nach Art des vorliegenden Factoringvertrags kann d-basics folgende Exportdateien generieren:
1) Offene-Posten Dateien (Finanzfactoring)
Falls diese Option ausgewählt wird, werden folgende Dateien erstellt:
oEine Datei mit (neuen) Debitorstammdaten
oEine Datei mit offenen Posten (Rechnungen, nicht zugeordnete Gutschriften, nicht zugeordnete Zahlungen)
2) Full Service Factoring
Falls diese Option ausgewählt wird, werden folgende Dateien erstellt:
oEine Datei mit (neuen) Debitorstammdaten
oEine Datei mit neuen Rechnungen
oEine Datei mit neuen Gutschriften
•Verbindungseinstellungen
d-basics kann die Exportdateien automatisch an BNP Paribas Factor GmbH zu übermitteln. Wenn Sie diese Option nutzen möchten, nehmen Sie die folgenden Verbindungseinstellungen vor:
oDateien automatisch senden
Ist diese Option markiert, werden die Exportdateien nach erfolgter Erstellung von d-basics automatisch an BNP Paribas Factor GmbH übersandt.
oUsername and password
Enter the username and password provided by BNP Paribas Factor GmbH to logon to the Speedata website.
Note: If an error occurs during the automatic upload, try to send the files manually before contacting the d-basics helpdesk. If an error also occurs during the manual upload, there might be something wrong with the internet connection or the Speedata website. |
•Druckeinstellungen
Nachdem Exportdateien erstellt wurden kann d-basics auf Wunsch eine Abtretungserklärung ausdrucken. Folgende Druckoptionen sind möglich:
oAbtretungserklärung automatisch nach Exportdateierstellung drucken
Falls diese Option gewählt wird, wird eine Abtretungserklärung unmittelbar nach Erstellung der Exportdateien gedruckt.
oAnhänge drucken
Bitte wählen Sie diese Option falls Sie die Anhänge der Abtretungserklärung drucken möchten.
oAlle offenen Posten drucken
Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Informationen aus den Exportdateien mittels Filter auszuschließen. Falls diese Option gewählt wird, werden alle eingeschlossenen und ausgeschlossenen Daten mit der Abtretungserklärung ausgedruckt. Verwenden Sie diese Option und zu spezifizieren, in welcher Reihenfolge Rechnungen mit der Abtretungserklärung ausgedruckt werden.
III. Erstellen und Versenden von Exportdateien
Zum Erstellen von Exportdateien verfahren Sie wie folgt:
Schritt 1: Prüfen Sie Einreichungsnummer
Jede Einreichung muss eine eindeutige Nummer aufweisen. d-basics trägt diesem Erfordernis Rechnung, indem es die Einreichungsnummer jedes Mal, wenn Dateien an BNP Paribas Factor GmbH gesendet werden, automatisch erhöht. Falls bei der Übertragung ein Fehler auftritt und die Dateien von BNP Paribas Factor GmbH nicht verarbeitet werden, muss die zu verwendende Nummer beim nächsten Versand von Dateien manuell angepasst werden.
Schritt 2: Prüfen Sie die Filtereinstellungen
Filter lassen sich dazu nutzen, Informationen aus Exportdateien auszuschließen. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt „Verwenden von Filtern“.
Schritt 3: Erstellen Sie die Exportdateien
Klicken Sie auf „Start“, um mit der Erstellung zu beginnen. Ehe Exportdateien tatsächlich erstellt werden, nimmt d-basics die folgenden Prüfungen vor:
•Liegen Angaben zu allen erforderlichen Parametern vor?
Fehlende oder nicht korrekt eingetragene Parameter werden rot dargestellt. Um fortfahren zu können, sind die korrekten Werte einzutragen.
•Entsprechen Länder-, Sprach- und Währungscodes den jeweiligen ISO-Codes?
Falls die im Buchhaltungsprogramm verwendeten Länder-, Sprach- oder Währungscodes nicht dem internationalen ISO-Standard entsprechen, müssen diese Codes mit den passenden ISO-Codes verknüpft werden, ehe Exportdateien erstellt werden können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt „ISO-Code-Angleichung“.
Hinweise: •Bei jeder Erstellung einer Exportdatei prüft d-basics, ob alle im Buchhaltungsprogramm verwendeten Codes mit den entsprechenden ISO-Codes verknüpft sind. d-basics vermag keine Exportdateien zu erstellen, ehe nicht zu allen Codes eine solche Verknüpfung vorliegt. •Es besteht die Möglichkeit, Import- und Exportaktionen zeitlich zu planen. Weitere Informationen finden Sie unter „Automatischer Import und Export“. |
Schritt 4: Senden Sie die Exportdateien
Zum Versand der Exportdateien an BNP Paribas Factor GmbH klicken Sie auf „Send“. Ist die Option „Send files automatically“ markiert, geschieht dies automatisch. If the automatic transfer is not used, the files must be uploaded manually by means of the Speedata website. For information regarding the use of the Speedata website please consult the documentation provided by BNP Paribas Factor GmbH.
Schritt 5: Abtretungserklärung ausdrucken
Um den Transfer der Exportdateien abzuschließen, soll eine Abtretungserklärung an BNP Paribas Factor GmbH versendet werden. Die Abtretungsnummern müssen sequentiell vergeben werden. D-basics speichert verwendete Abtretungsnummern und erhöht diese automatisch, bei jeder Erstellung.
Falls eine Abtretungserklärung nicht automatisch gedruckt wurden, ist es notwendig, die Abtretungsnummer manuell vor der nächsten Versendung an BNP Paribas Factor GmbH anzupassen. Falls nicht ausdrücklich von BNP Paribas Factor GmbH verlangt, ist es nicht notwendig bei der Dateiart Offene Posten (Finanzfactoring) eine Abtretungserklärung zu versenden.
Schritt 6: Übersicht und Protokoll
Nach erfolgter Erstellung der Exportdateien können Sie das von d-basics erstellte Protokoll prüfen:
•Übersicht
Die zweite Registerkarte des Export-Moduls bietet eine Übersicht über die von der Buchhaltungsadministration abgefragten Informationen.
•Protokoll
Die dritte Registerkarte des Export-Moduls enthält das Export-Protokoll. Das Export-Protokoll liefert eine Übersicht über die Ereignisse, die während des Imports und Exports von Daten aufgetreten sind.
Die im Export-Protokoll verzeichneten Ereignisse finden Sie im Anhang „Ereignisprotokolldatei“ beschrieben.
Hinweise: •Die meisten der in der Protokolldatei beschriebenen Fehler lassen sich durch eine Änderung der Angaben in der Buchhaltungsadministration beseitigen. •Fehler- und Abschneide-Ereignisse werden nur dann festgehalten, wenn das diesbezügliche Kontrollkästchen markiert ist. Nutzen Sie dieses Funktionsmerkmal nach Möglichkeit nur zu Debugging-Zwecken, da es d-basics verlangsamt. |