Ce chapitre décrit l'emploi du module d'exportation qui a été ajouté à d-basics spécialement pour IFB. Ce module d'exportation permet de créer automatiquement les bases de données, qui doivent être transférées à IFB dans le cadre du contrat de factoring. Dans ce chapitre, nous passons en revue les points suivants:
•Appeler le module d'exportation
•Fixer les paramètres de départ
•La création et le transfert à l'aide de 'Factel' des fichiers d'exportation
I. Appeler le module d'exportation
Menu options: Exporter, IFB
Toutes les opérations liées à la création des fichiers d'exportation se font par l'écran 'module d'Exportation IFB'. Cet écran peut être affiché via les options du menu 'Exporter', 'IFB'.
A l'ouverture de cet écran, il vous est demandé si les données doivent être importées de la base de données du logiciel de comptabilité. Procédez à une nouvelle saisie des données si de nouvelles imputations ont été réalisées dans le logiciel de comptabilité depuis la dernière saisie.
II. Fixer les paramètres de départ
Avant de créer les fichiers d'exportation, les paramètres suivants doivent être fixés:
•Le répertoire d'exportation (Export Directory)
Dans le point 1 sur l'écran du module d'exportation, il faut indiquer où les fichiers d'exportation doivent être enregistrés.
Le fichier 'c:\export' est la localisation qui est automatiquement choisie par d-basics.
Remarques
•d-basics mémorise les fichiers qui doivent êtres envoyés à IFB dans le répertoire mentionné ci-dessus. À partir de ce répertoire les fichiers d'exportation doivent être envoyés à IFB à l'aide de Factel.
•Il est possible que des fichiers d'exportation doivent être créés à partir de plusieurs administrations du logiciel de comptabilité. Dans ce cas, un même nombre d'administrations (de d-basics) doivent être créées dans d-basics. Pour éviter la confusion des données, il est conseillé d'utiliser pour chaque administration un répertoire d'exportation séparé. |
•Données de l'entreprise
Dans le point 2 de l'écran du module d'exportation, remplissez votre numéro de client.
•Choix entre différents fichiers d'exportation
d-basics peut créer deux sortes de fichiers d'exportation:
•Postes ouverts
•Nouvelles factures
La création d'un des 2 fichiers mentionnés ci-dessus dépend du type de contrat qui a été signé avec IFB.
Postes ouverts
Si vous avez conclu un contrat 'Postes ouverts', l'option 'Postes ouverts' doit être sélectionnée au point 3 dans l'écran du module d'exportation. Dans ce cas, d-basics crée les fichiers suivants:
•Coordonnées des débiteurs (nom, adresse, localité)
•Fichier postes ouverts
Nouvelles factures
Si vous avez conclu un contrat 'Nouvelles factures', il faut sélectionner l'option 'Nouvelles factures' au point 3 dans l'écran du module d'exportation. Dans ce cas, d-basics va créer les fichiers suivants:
•Coordonnées des débiteurs (nom, adresse, localité)
•Fichier nouvelles factures
III.La création et le transfert à l'aide de Factel des fichiers d'exportation
Ce paragraphe décrit étape par étape la création des fichiers d'exportation.
Étape 1: Sélection des nouvelles factures à envoyer
Dans le cas d'un contrat 'Nouvelles factures', seules les nouvelles factures doivent être envoyées. Pour ce faire d-basics enregistre la dernière facture qui a été envoyée et sélectionne automatiquement lors d'un nouveau transfert la série de factures qui a été créée depuis le dernier transfert. Vous pouvez changer la sélection faite par d-basics en choisissant une autre première/dernière facture. (Point 3 du module d'exportation).
Ne faites ceci que si la sélection faite par d-basics n'est pas correcte ou si le dernier transfert ne s'est pas bien déroulé.
Remarque :
Cette option n'est pas importante que pour un contrat 'Nouvelles factures'. |
Étape 2: Paramétrage des filtres
D-basics offre la possibilité d'indiquer, à l'aide de filtres, les informations spécifiques qui ne doivent pas être reprises dans les fichiers d'exportation. A l'aide de ces filtres les informations concernant des débiteurs, des postes ouverts ou des factures peuvent être exclues des fichiers d'exportation.
Important :
Il arrive que des données d'une seule administration de comptabilité doivent être séparées parce qu'elles sont en rapport avec plusieurs contrats de factoring. Dans ce cas il faut créer dans d-basics des fiches d'administration équivalentes au nombre de contrats de factoring. Ensuite, il faut indiquer à l'aide des filtres, pour chaque administration de d-basics, quelles informations doivent être reprises dans les fichiers d'exportation. |
Pour l'emploi des filtres, voir le paragraphe 'L'emploi des filtres'
Remarque :
Le filtrage des débiteurs est une installation à faire une seule fois (à l'exception des débiteurs qui ont été créés plus tard dans le logiciel de comptabilité). Le filtrage de (nouveaux) postes ouverts et des nouvelles factures devra être paramètré lors de chaque exportation. |
Étape 3: Créer des fichiers d'exportation
Après les étapes 1 et 2, vous pouvez procéder à la création de fichiers d'exportation en cliquant sur le bouton 'Départ'. Avant que les fichiers d'exportation soient créés par d-basics, le programme effectue deux contrôles:
•Les installations du module d'exportation sont-elles remplies correctement?
En cas d'erreurs, celles-ci sont indiquées en rouge.
•Le pays, la langue et les codes de devise sont-ils associés au code ISO correspondant?
A la création des fichiers d'exportation, d-basics contrôle si les codes des pays, des langues et de la devise, qui sont utilisés dans le logiciel de comptabilité, correspondent aux codes (ISO) utilisés par IFB. Si un code non correspondant est signalé, il vous est demandé d'associer celui-ci au code ISO correspondant. Pour établir cette correspondance, Voir paragraphe ''. 'Gestion des codes ISO'
Remarque :
Pour pouvoir créer des fichiers d'exportation, tous les codes doivent être liés aux codes ISO correspondants. |
Étape 4 : Envoi manuel des fichiers d'exportation à l'aide de Factel
Les fichiers d'exportation créés par d-basics sont envoyés à IFB à l'aide de Factel.
Étape 5: Consulter le sommaire et le Log
Après la création des fichiers d'exportation, les opérations de d-basics peuvent être contrôlées :
•Récapitulatif
Le deuxième onglet dans l'écran du module d'exportation indique le nombre de débiteurs et de postes ouverts qui sont repris dans les fichiers. Le montant total des créances exportées est également mentionné.
•Log
Le troisième onglet de l'écran affiche le log d'exportation. On indique ici si la saisie des données du logiciel de comptabilité s'est bien déroulée, et si les fichiers d'exportation ont été créés correctement. Pour plus d'informations sur les messages d'erreurs du log, reportez-vous au paragraphe 'Mentions du fichier de log'.