Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Beheer', 'Profielen + knop toevoegen of wijzigen'
In een profiel wordt vastgelegd welke actie op welk moment moet worden uitgevoerd. Doorloop voor het aanmaken van een nieuw profiel de volgende stappen:
Stap 1: Open het scherm 'Profiel'
Dit scherm kan worden geopend via de hierboven genoemde menu opties.
Stap 2: Invullen code en omschrijving
De code wordt elders in het Cashflow gebruikt voor selectiedoeleinden. Vul hier daarom een kort kenmerk in waaraan het profiel eenvoudig kan worden herkend. Bij omschrijving kan de volledige naam van het profiel worden ingevoerd.
Stap 3: Toevoegen actie(s)
Een actie is een handeling die op een bepaald tijdstip moet worden verricht en die er op is gericht een debiteur tot betalen te bewegen. In een profiel kan worden vastgelegd welk tijdstip welke actie moet worden verricht. Klik voor het aanmaken van een nieuwe actie op de knop "Toevoegen", hiermee wordt het scherm "Profielactie" geopend.
Vul daarna de volgende gegevens in:
•Code en Omschrijving
De code wordt elders in het Cashflow gebruikt voor selectiedoeleinden. Vul hier daarom een kort kenmerk in waaraan de actie eenvoudig kan worden herkend. Bij omschrijving kan de volledige naam van de actie worden ingevoerd.
•Actietype
Cashflow verdeelt de handelingen van debiteurbeheer op in de volgende categorieën:
1) het registreren van een notitie (notitieactie)
2) het bellen van een debiteur (belactie)
3) het versturen van een document via de post (briefactie)
4) het versturen van een document via e-mail (e-mailactie)
5) het bij Corporate Rating ter bewaking aanbieden van de vorderingen (Corporate Rating actie)
6) het ter incasso aanbieden van vorderingen (incassoactie)
Selecteer bij het aanmaken van een actie het juiste actietype.
•Document
Het is mogelijk dat bij het afhandelen van een actie een document moet worden aangemaakt/verstuurd. Selecteer in dit geval het gewenste document. Als het document nog niet kan worden gekozen moet dit eerst worden aangemaakt via het onderdeel 'Sjablonen'.
•Startdag
De startdag bepaalt het moment waarop een actie moet worden uitgevoerd. Hierbij is de vervaldatum van een factuur of het moment waarop een voorgaande actie is voltooid het uitgangspunt. Vult men bij startdag bijvoorbeeld 7 in dan zal Cashflow de actie 7 dagen na de vervaldatum van de factuur inplannen (of 7 dagen na het voltooien van de voorgaande actie).
•Voorgaande actie
Het is mogelijk dat een actie pas moet worden uitgevoerd nadat een voorgaande actie is uitgevoerd. Selecteer in dit geval via het uitvouwmenu 'Voorgaande actie' de actie die voorafgaand aan de nieuw aan te maken actie moet worden uitgevoerd.
Druk na het invullen van de gegevens op 'OK' of 'Toepassen' om de gegevens op te slaan. Na het aanmaken van de eerste actie kan men de in stap 3 beschreven handelingen herhalen totdat alle gewenste acties van het beoogde behandelingstraject zijn aangemaakt.
Sluit na het aanmaken van de laatste actie het scherm 'Profielactie' en sluit vervolgens het scherm 'Profiel' ('OK' of 'Toepassen'), hiermee is het aanmaken van het eerste profiel voltooid.
Meer dan één profiel
In het proces zoals dat hiervoor is beschreven wordt één profiel aangemaakt. Hierbij is één behandelingstraject gedefinieerd. Indien het wenselijk is debiteuren via verschillende behandelingstrajecten te 'bewaken' kunnen hiervoor extra profielen worden aangemaakt. Zo kan bijvoorbeeld een profiel per taal worden gemaakt of profielen met een hard en een gematigd behandelingsregime.