Met behulp van de "Text import wizard" kan d-basics zodanig worden ingesteld dat informatie kan worden geïmporteerd uit tekstbestanden waarvan de structuur afwijkt van de d-basics standaard voor tekstbestanden. De Text import wizard kan de volgende gegevens importeren:
•Crediteuren NAW
•Crediteuren Openstaande posten
•Debiteuren betalingen
•Debiteuren NAW
•Debiteuren Openstaande posten
•Debiteuren mutaties
•Facturen
•Factuurregels
•Landen
•Talen
•Valuta
•Voorraden
Opmerkingen:
•De hierboven genoemde informatie kan slechts worden geïmporteerd indien deze in Text (CSV) formaat vanuit het boekhoudpakket kan worden geëxporteerd. Hierbij moet voor ieder gegevenstype een apart exportbestand worden aangemaakt. •Hierna zal de term 'gegevenstype' worden gebruikt. Hiermee worden de losse onderdelen van de hierboven gegeven opsomming van te importeren gegevens bedoeld. |
Doorloop voor het instellen van de Text import wizard de volgende stappen:
Stap 1: Openen scherm Text import wizard
Menu opties: 'Administratie', 'Boekhoudpakket'
Het scherm van de Import wizard kan worden geopend door in het scherm 'Boekhoudpakket' het financiële pakket 'CSV-bestand' te kiezen en vervolgens op de knop 'CSV-import wizard' te klikken.
Stap 2: Selecteer type gegevens
De instellingen voor het importeren moeten per gegevenstype worden vastgelegd. Selecteer hiervoor - via het uitvouwmenu 'Type gegevens' - het gegevenstype waarvoor de instellingen voor het importeren moeten worden vastgelegd.
Stap 3: Aanwijzen locatie databestanden en selecteren bestandsformaat
Specificeer bij 'Bestandsnaam' de locatie waar de te importeren Tekstbestanden zijn opgeslagen (via de knop 
kan een venster worden geopend waarmee naar de juiste locatie kan worden gebladerd). Selecteer na het aanwijzen van de bestandslocatie - via het uitvouwmenu 'Bestandsformaat' het van toepassing zijnde bestandsformaat. Selecteer 'Gescheiden' indien de gegevens in het tekstbestand met behulp van een leesteken worden gescheiden. Selecteer 'Vaste lengte' indien voor ieder gegeven een vaste lengte is gereserveerd in het tekstbestand.
Stap 4: Vastleggen Record instellingen
Een databestand kan uit meerdere records bestaan. Zo bevat bijvoorbeeld het bestand met facturen de gegevens van meerdere facturen en wordt de verzameling gegevens die betrekking heeft op één factuur een record genoemd. Met behulp van de volgende instellingen kan nader worden vastgelegd hoe records moeten worden geïmporteerd:
•Scheidingstekens records
Het is mogelijk dat records in het tekstbestand met behulp van één of meer scheidingsteken(s) van elkaar worden gescheiden. Vul in dit geval de/het voor het scheiden van de records gebruikte teken(s) in.
•Starten bij record
Met behulp van deze instelling kan worden ingesteld dat de eerste X records bij het importeren moeten worden overgeslagen. Gebruik dit bijvoorbeeld indien het eerste record de veldnamen bevat.
•Record filter
Indien niet alle records moeten worden geïmporteerd, kan met behulp van deze instelling - op soortgelijke manier als bij de LIKE operator - worden aangegeven welke records wel moeten worden geïmporteerd. De d-basics helpdesk kan ondersteuning bieden bij het gebruik van deze instelling.
•Trim tekst bij regels
Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat bepaalde karakters aan het begin en/of aan het einde van het record niet moeten worden geïmporteerd. Vul hiervoor - via de geëigende invulvakken - het niet te importeren karakter in.
Stap 5: Vastleggen Veld instellingen
Een record kan uit meerdere velden bestaan, ieder veld bevat een uniek gegeven (bijvoorbeeld de datum waarop een factuur is aangemaakt). Met behulp van de volgende instellingen kan nader worden vastgelegd hoe velden moeten worden geïmporteerd:
•Scheidingstekens velden
Het is mogelijk dat velden met behulp van één of meer scheidingsteken(s) van elkaar worden gescheiden. Vul in dit geval de/het voor het scheiden van de velden gebruikte teken(s) in.
•Trim tekst bij veldwaarden
Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat bepaalde karakters in het veld niet moeten worden geïmporteerd. Vul hiervoor - via het invulvak - het niet te importeren karakter in (met behulp van deze instelling kan men bijvoorbeeld de aanhalingstekens aan het begin en einde van de waarde in een veld verwijderen).
Stap 6: Vastleggen instellingen gegevensconversie
Met behulp van de instellingen voor gegevensconversie wordt aangegeven hoe de informatie in het gegevensbestand moet worden geïnterpreteerd.
•Spaties wissen
Selecteer deze optie indien spaties aan het begin en einde van een veldwaarde moeten worden verwijderd.
•Datum formaat
Geef met behulp van deze instelling aan welke datumnotatie is gehanteerd in het te importeren tekstbestand. Let er hierbij op dat ook de streepjes tussen de getallen in overeenstemming worden gebracht met de datumnotatie in het tekstbestand.
•Teken voor negatieve getallen
Geef via deze instelling aan met behulp van welk teken negatieve getallen in het tekstbestand worden vermeld.
•Decimalen
Geef via deze instelling aan volgens welke methode decimalen worden genoteerd in het tekstbestand.
Stap 7: Koppelen velden
Bij het koppelen van de velden moet een relatie worden gelegd tussen de datavelden in d-basics en de velden in de records van het tekstbestand. Volg hiervoor de volgende procedure:
1.Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld)
2.Selecteer in het vak 'Voorbeeld van gegevens' (rechts) de kolom die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel
3.Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd.
Herhaal deze stappen totdat alle velden zijn gekoppeld.
Formule:
Het is mogelijk dat bepaalde informatie niet direct kan worden overgenomen vanuit het tekstbestand. In dit geval kan met behulp van een formule een vaste waarde in de plaats van de waarde in het tekstbestand worden gezet of kan een gedeelte van de tekst worden geïmporteerd.
•Vaste waarde
Selecteer in het vak Importvelden (links) het veld waarvoor een vaste waarde moet worden ingevuld. Druk vervolgens op de knop 'Formule' (en beantwoord de vraag of een vaste waarde moet worden ingevuld met 'Ja'). Vul tenslotte de waarde in en druk op 'OK'
•Gedeelte van de tekst
Selecteer in het vak Importvelden (links) het veld waarvoor een vaste waarde moet worden ingevuld. Druk vervolgens op de knop 'Formule' (en beantwoord de vraag of een vaste waarde moet worden ingevuld met 'NEE'). Vul tenslotte het veld, de startpositie en de lengte in (allen gescheiden door puntkomma) en druk op 'OK'
Voorbeeld: 5;4;20
In dit voorbeeld wordt informatie geïmporteerd uit het veld dat correspondeert met de 5de kolom in het vak 'Voorbeeld van gegevens' (rechts)
De startpositie is 4, dit betekent dat de eerste 3 karakters in het veld niet worden geïmporteerd
De lengte is 20, dit betekent dat de informatie op de posities 4 tot en met 23 wordt geïmporteerd (alles wat na 23 komt wordt niet ingelezen).
Herhaal stappen 2 tot en met 7 totdat voor alle te importeren gegevenstypes (databestanden) de instellingen zijn vastgelegd.