Met behulp van de "Excel import wizard" kan d-basics zodanig worden ingesteld dat informatie kan worden geïmporteerd uit Excel bestanden waarvan de structuur afwijkt van de d-basics standaard voor Excel bestanden. De Excel import wizard kan de volgende gegevens importeren:
•Crediteuren NAW
•Crediteuren Openstaande posten
•Debiteuren NAW
•Debiteuren Openstaande posten
•Debiteuren mutaties
•Facturen
•Factuurregels
•Landen
•Talen
•Valuta
•Voorraden
Opmerkingen:
•De hierboven genoemde informatie kan slechts worden geïmporteerd indien deze in Excel formaat vanuit het boekhoudpakket kan worden geexporteerd. Hierbij moet voor ieder gegevenstype een aparte tab of een apart exportbestand worden aangemaakt. •Hierna zal de term 'gegevenstype' worden gebruikt. Hiermee worden de losse onderdelen van de hierboven gegeven opsomming van te importeren gegevens bedoeld. |
Doorloop voor het instellen van de Excel import wizard de volgende stappen:
Stap 1: Openen scherm Excel import wizard
Menu opties: 'Administratie', 'Boekhoudpakket'
Het scherm van de Import wizard kan worden geopend door in het scherm 'Boekhoudpakket' het financiële pakket 'Microsoft Excel' te kiezen en vervolgens op de knop 'Excel import wizard' te klikken.
Stap 2: Selecteer type gegevens
De instellingen voor het importeren moeten per gegevenstype worden vastgelegd. Selecteer hiervoor - via het uitvouwmenu 'Type gegevens' - het gegevenstype dat moet worden geïmporteerd.
Stap 3: Selecteren soort databestand(en)
De door d-basics te importeren gegevens kunnen op verschillende manieren in Excel zijn opgeslagen. De import wizard kan met de volgendetypen databestanden overweg:
•De gegevens zijn in een enkelvoudig Excelbestand opgeslagen
•De gegevens zijn in meerdere Excelbestanden opgeslagen
•De gegevens zijn in meerdere Excelbestanden met detailregels opgeslagen
Selecteer het type databestanden waarin de gegevens die moeten worden geïmporteerd zijn opgeslagen
Stap 4: Aanwijzen locatie databestanden
Specificeer bij 'Excel bestand' de locatie waar de te importeren Excelbestanden zijn opgeslagen (via de knop aan het einde van het invulvak kan een venster worden geopend waarmee naar de juiste locatie kan worden gebladerd).
Stap 5: Koppelen gegevens
De verder te ondernemen stappen zijn afhankelijk van het type databestand(en) dat is gekozen:
•KOPPELING MET ENKELVOUDIG EXCEL BESTAND
Selecteer het type 'Enkelvoudig Excelbestand' indien de informatie die door d-basics moet worden geïmporteerd is opgeslagen in één Excelbestand. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een Excelbestand met daarop een lijst met de gegevens van alle debiteuren.
Bij het instellen van dit type koppeling moet per gegeven worden aangewezen uit welke KOLOM dit moet worden geïmporteerd, volg hiervoor de volgende procedure:
1.Selecteer werkblad
Een Excelbestand kan uit meerdere werkbladen bestaan. Selecteer via het uitvouwmenu 'Werkblad' het werkblad waaruit de informatie moet worden geïmporteerd.
2.Beginnen in regel ...
Vaak bevat een Excelblad één of meer regels met tabelnamen, opmaak etc. Deze informatie moet niet worden geïmporteerd. Geef daarom met behulp van de instelling 'Begin bij rij...' aan vanaf welke rij de gegevens moeten worden geïmporteerd.
3.Koppelen velden
Bij het koppelen van de velden wordt vastgelegd hoe de in de Excelbestanden opgeslagen informatie moet worden geïmporteerd in (de velden van) d-basics. Het vastleggen van deze instellingen verloopt via de vakken 'Importvelden' (links) en 'Beschikbare velden' (rechts) op het scherm 'ExcelImport Wizard'. Hanteer hierbij de volgende methode:
a) Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld)
b) Selecteer in het vak 'Beschikbare velden' (rechts) de kolom die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel.
c) Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd.
Herhaal deze stappen totdat tenminste alle verplichte velden zijn gekoppeld.
Formule:
Het is mogelijk dat bepaalde informatie in het Excelbestand ontbreekt of niet juist is. In dit geval kan met behulp van een formule de waarde in het Excelbestand worden overschreven met een vaste waarde. Druk hiervoor op de knop 'Formule' en vul de te hanteren formule in (op dezelfde wijze als in Excel). Voorbeelden:
Formule |
Uitleg |
=30 |
In dit geval wordt standaard de waarde 30 ingevuld |
= A1*0,25 |
In dit geval wordt bij iedere regel die wordt geïmporteerd de uitkomst van A1*0,25 ingevuld |
•KOPPELING MET MEERDERE EXCELBESTANDEN
Selecteer het type 'Meerdere Excelbestanden' indien de informatie die door d-basics moet worden geïmporteerd is opgeslagen in meerdere Excelbestanden. Dit is bijvoorbeeld het geval indien iedere factuur in een apart Excelbestand is opgeslagen.
Bij het instellen van dit type koppeling moet per gegeven worden aangewezen uit welke CEL dit moet worden geïmporteerd, volg hiervoor de volgende procedure:
1.Selecteren bestand en werkblad
De Excelwizard toont een lijst van bestanden die werden aangetroffen op de tijdens stap 4 aangewezen bestandslocatie. Selecteer in deze lijst één van de Excelbestanden uit de verzameling van bestanden waarvoor de koppeling moet worden ingesteld. Selecteer vervolgens met behulp van het uitvouwmenu 'Werkblad' het juiste werkblad.
Opmerking: |
) worden geklikt. Hiermee wordt de inhoud van de geselecteerde map opnieuw ingelezen.
2.Koppelen velden
Bij het koppelen van de velden wordt vastgelegd hoe de in de Excelbestanden opgeslagen informatie moet worden geïmporteerd in (de velden van) d-basics. Het vastleggen van deze instellingen verloopt via de vakken 'Importvelden' (links) en 'Beschikbare velden' (rechts) op het scherm 'ExcelImport Wizard'. Hanteer hiervoor de volgende methode:
a) Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld)
b) Selecteer in het vak 'Beschikbare velden' (rechts) de cel die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel.
c) Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd.
Herhaal deze stappen totdat alle velden zijn gekoppeld.
Formule:
Ook bij dit type databestanden wordt de mogelijkheid geboden met behulp van een formule ontbrekende informatie te berekenen. Voor informatie inzake het gebruik van een formule wordt verwezen naar de beschrijving bij 'Koppeling met enkelvoudig Excelbestand.
•KOPPELING MET MEERDERE EXCELBESTANDEN MET DETAILREGELS
Selecteer het type 'Meerdere Excelbestanden met detailregels' indien d-basics facturen inclusief factuurregels moet importeren en deze informatie is opgeslagen in meerdere Excelbestanden.
Bij het instellen van dit type koppeling kan een gegeven zowel uit een CEL als uit een KOLOM worden geïmporteerd, volg voor het instellen van deze koppeling de volgende procedure:
1.Selecteren bestand en werkblad
De Excelwizard toont een lijst van bestanden die werden aangetroffen op de tijdens stap 4 aangewezen bestandslocatie. Selecteer in deze lijst één van de Excelbestanden uit de verzameling van bestanden waarvoor de koppeling moet worden ingesteld. Selecteer vervolgens met behulp van het uitvouwmenu 'Werkblad' het juiste werkblad.
Opmerking: |
2.Koppelen velden
Bij het koppelen van de velden wordt vastgelegd hoe de in de Excelbestanden opgeslagen informatie moet worden geïmporteerd in (de velden van) d-basics. Voor het importeren van de factuurkop moet een koppeling worden gemaakt met een CEL in het Excelblad, voor het importeren van de factuurregels moet een koppeling worden gemaakt met een gedeelte van een KOLOM.
Voor het koppelen van de factuurkop en de factuurregels gelden daarom afwijkende procedures:
Koppelen CEL
Het vastleggen van deze instellingen verloopt via de vakken 'Importvelden' (links) en 'Beschikbare velden' (rechts) op het scherm 'ExcelImport Wizard'. Hanteer hiervoor de volgende methode:
a) Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld)
b) b) Selecteer in het vak 'Beschikbare velden' (rechts) de cel die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel.
c) Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd.
Herhaal deze stappen totdat alle velden zijn gekoppeld.
Koppelen (gedeelte van) KOLOM
a) Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld)
b) b) Selecteer in het vak 'Beschikbare velden' (rechts) de kolom die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel.
c) Boven het linker vak wordt bij de optie 'Begin bij rij' de mogelijkheid geboden een start- en eindrij in te vullen. Vul bij startrij het nummer van de eerste regel in waarop de te importeren informatie voorkomt. Vul bij Eindrij de laatste regel in waarop deze informatie voorkomt.
d) Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd.
Herhaal deze stappen totdat alle velden zijn gekoppeld.
Formule:
Ook bij dit type databestanden wordt de mogelijkheid geboden met behulp van een formule ontbrekende informatie te berekenen. Voor informatie inzake het gebruik van een formule wordt verwezen naar de beschrijving bij 'Koppeling met enkelvoudig Excelbestand.
Herhaal stappen 2 tot en met 5 totdat voor alle te importeren gegevenstypes (databestanden) de instellingen zijn vastgelegd.