<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Modules > Corporate Risk Monitor > Corporate Rating > Gebruik module Corporate Rating Risk Monitor

Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Corporate Rating'

Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden:

•Opvragen CR-nummer

•Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen

•Opvragen en analyseren betaalgedrag

•Opvragen en analyseren kredietwaardigheid (bedrijfsrapporten)

I. Opvragen CR-nummer

De via de Corporate Rating beschikbaar gestelde betaalinformatie en bedrijfsrapporten worden via een online koppeling automatisch in d-basics geïmporteerd. Om er voor te zorgen dat deze informatie aan de juiste relatie wordt gekoppeld, moet iedere - uit het boekhoudpakket geïmporteerde - relatie (debiteur of crediteur) worden voorzien van een door Corporate Rating gehanteerd identificatie nummer (CR-nummer). Hiervoor is in Corporate Risk Monitor een automatische zoekfunctie opgenomen.

Deze zoekfunctie probeert aan de hand van de naam en adresgegevens van een relatie automatisch het juiste CR-nummer te achterhalen. Bij een 100% match wordt het CR-nummer automatisch opgeslagen in de database van d-basics. Bij een niet-100% match wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden te kiezen uit een lijst van alternatieven, waarna het CR-nummer van de gekozen onderneming wordt opgeslagen.

Het zoeken van de CR-nummers verloopt via het tabblad 'Zoeken' in het scherm 'Corporate Rating'.

Open dit scherm via de hierboven genoemde menuopties en doorloop daarna de volgende procedure voor het identificeren van de relaties:

Stap 1: Importeren informatie uit boekhoudpakket

Voorafgaand aan het identificeren van relaties moet de meest recente informatie uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd, klik hiervoor op de knop 'Importeren'.

Stap 2: Open het tabblad 'Zoeken'

Open na het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket het tabblad 'Zoeken'.

Stap 3: Selecteer de debiteuren de moeten worden geïdentificeerd

In de lijst met relaties worden standaard alle relaties getoond waarbij sprake is van één of meer openstaande posten. Met behulp van de filter instellingen boven in het scherm kan de selectie van weergegeven relaties worden aangepast.

Selecteer in de lijst de relaties waarvoor een CR-nummer moet worden opgezocht. Dit selecteren kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, de meest voor de hand liggende methodes zijn:

1.selecteren van één relatie: klik op te selecteren relatie

2.selecteren van meerdere relaties in een aangesloten reeks: op eerste relatie in reeks klikken -> <Shift> toets indrukken en ingedrukt houden  -> op laatste relatie in de reeks klikken

3.selecteren van meerdere relaties in een niet aangesloten reeks: <ctrl> toets indrukken en ingedrukt houden -> op te selecteren relaties klikken

4.alle relaties selecteren: klik op een relatie in de lijst -> druk toetsen combinatie <Ctrl +a>

Het identificeren van relaties is een eenmalige handeling die geen extra kosten met zich meebrengt, het wordt daarom aangeraden alle relaties van het juiste CR-nummer te voorzien.

Stap 4: Automatisch zoeken

Druk - na het selecteren van de relaties waarvoor het CR-nummer moet worden opgezocht - op de knop "Automatisch zoeken". Er zal nu - voor de geselecteerde relaties - worden geprobeerd op basis van de naam en adresgegevens het juiste CR-nummer te achterhalen.

De geïdentificeerde relaties worden in de lijst van debiteuren aangevuld met het CR-nummer en de adresgegevens zoals die geregistreerd staan bij Corporate Rating. Deze toegevoegde informatie wordt in het blauw weergegeven.

Stap 5: Handmatig selecteren niet geïdentificeerde relaties

Nadat voor alle geselecteerde relaties is geprobeerd automatisch het CR-nummer te achterhalen wordt voor de relaties waar dit niet is gelukt één voor één een scherm geopend waarin de gevonden alternatieven worden getoond.

Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: de relatie wordt WEL getoond in de lijst van alternatieven of de relatie wordt NIET getoond in de lijst van alternatieven.

•De relatie wordt wel getoond

Selecteer in dit geval de regel waarin betreffende relatie wordt weergegeven en druk op de knop 'Selecteren' (of dubbelklik op het juiste alternatief)

•De relatie wordt niet getoond

In dit geval is op basis van de ingevoerde naam- en adresgegevens geen match gevonden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, voorbeelden zijn: de naam is niet juist gespeld, de adresgegevens kloppen niet of betreffende relatie komt niet voor in de database van Corporate Rating. Om toch het juiste CR-nummer te vinden moet de zoekopdracht worden aangepast. De aanbevolen werkwijze is in dit geval:

a.zoek met minder gegevens
Verwijder hiervoor de vinkjes voor de invulvelden en druk op 'Zoeken'. Met name postbus adressen zullen geen juist zoekresultaat opleveren

b.zoek op een gedeelte van de naam
Vooral afkortingen kunnen het vinden van het juiste CR-nummer verstoren. Verwijder de niet relevante onderdelen van de naam en druk op 'Zoeken'

Als de relatie ondanks het aanpassen van de zoektermen niet wordt gevonden komt deze waarschijnlijk niet voor in de database van Corporate Rating. Klik in dit geval op 'Overslaan', het zoekscherm wordt nu gesloten en zal opnieuw worden geopend met de gegevens van de volgende debiteur waarvoor geen match is gevonden.

Het handmatig zoeken van de niet geïdentificeerde debiteuren kan in z'n geheel worden beëindigd door op de knop 'Afbreken' te klikken. Het identificeren van de debiteuren kan dan op een later tijdstip worden voltooid.

II. Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen

Op basis van de via Corporate Rating verkregen informatie kunnen twee controles worden uitgevoerd: afwijkend adres en dubbele vermelding debiteur

•Controle afwijkend adres

Bij het identificeren van debiteuren (en crediteuren) worden - naast het Corporate Rating nummer - ook de bij Corporate Rating bekende adresgegevens gedownload en opgeslagen in de database van d-basics. Omdat de adresgegevens van Corporate Rating over het algemeen actueler zijn dan de adresgegevens in het boekhoudpakket kan via het tabblad 'Afwijkend adres' een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren waar het adres dat is geïmporteerd uit het boekhoudpakket afwijkt van het adres dat werd verkregen via Corporate Rating.

Dit overzicht kan - als hulpmiddel voor het aanpassen van de adresgegevens in het boekhoudpakket - worden geëxporteerd naar Excel (knop "Export Excel").

Relaties uitsluiten voor controle afwijkend adres

Via de knop 'Blokkeer adres controle" kan een relatie worden uitgesloten voor de controle op een afwijkend adres. Via de knop 'Geblokkeerde adrescontrole' kan een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren of crediteuren die zijn uitgesloten voor de controle van het adres.

•Controle dubbele Corporate Rating nummers

Nadat relaties  zijn geïdentificeerd met een Corporate Rating nummer kan via het tabblad 'Dubbel Corporate Rating nummer' worden gecontroleerd of eenzelfde Corporate Rating nummer aan meerdere debiteuren of crediteuren is gekoppeld. Deze situatie kan zich voordoen indien:

1) de debiteur of crediteur dubbel voorkomt in het boekhoudpakket
2) een Corporate Rating nummer aan een verkeerde debiteur of crediteur is gekoppeld

Als dubbele Corporate Rating nummers worden geconstateerd moet eerst worden gecontroleerd of de juiste Corporate Rating nummers aan betreffende debiteuren of crediteuren zijn gekoppeld. Als blijkt dat debiteuren dubbel zijn aangemaakt in het boekhoudpakket kan een overzicht hiervan - als hulpmiddel voor het samenvoegen van de debiteuren of crediteuren in het boekhoudpakket - naar Excel worden geëxporteerd (knop "Export Excel").

Relaties uitsluiten voor controle dubbele vermelding

Bij het samenvoegen van relaties in het boekhoudpakket vervalt één van de relaties. Dit wordt niet verwerkt in het overzicht van dubbele vermeldingen omdat d-basics de gegevens van de verdwenen relatie bewaart. Via de knop 'Blokkeer debiteuren (of crediteuren)' kunnen de in het boekhoudpakket verdwenen relaties worden uitgesloten voor de verdere controle op dubbele vermelding. Via de knop Geblokkeerde debiteuren (of crediteuren)' kan een overzicht worden opgevraagd van de relaties die zijn uitgesloten voor de controle op dubbele vermelding.

III. Opvragen en analyseren betaalgedrag

Inzicht in het actuele betaalgedrag van een afnemer biedt een leidraad voor het bepalen en controleren van de hoogte van het aan een afnemer verleende leverancierskrediet. Het opvragen en analyseren van betaalgedrag verloopt via de tab 'Informatie', doorloop hier de volgende stappen om het betaalgedrag van een debiteur te controleren:

Stap 1: Importeren gegevens boekhoudpakket

Het wordt aangeraden voorafgaand aan het opvragen van informatie inzake betaalgedrag de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket te importeren, druk hiervoor op de knop 'Importeren'

Stap 2: selecteren debiteuren

Selecteer de debiteuren waarvoor de informatie inzake het betaalgedrag moet worden opgehaald. Het selecteren van de relaties kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, dit zoals hiervoor beschreven bij "Opvragen CR-nummer"(stap 2).

Stap 3: Opvragen informatie inzake het betaalgedrag

Klik na het selecteren van de debiteuren op de knop "Ophalen betaalgedrag". Voor het opvragen van het betaalgedrag worden credits in rekening gebracht. Risk Monitor berekent voorafgaand aan het opvragen van de informatie hoeveel credits in rekening zullen worden gebracht en toont vervolgens onderstaand scherm:

In dit scherm wordt het huidig aantal credits getoond en verder wordt aangegeven hoeveel credits in rekening zullen worden gebracht voor het opvragen van de informatie.

Selecteer de optie 'Ik accepteer het uitvoeren van de order' en druk vervolgens op 'OK' om de gevraagde informatie te downloaden. Als men over onvoldoende credits beschikt zal een webpagina worden geopend waarin men online credits kan aanschaffen. Deze credits kunnen direct na het online afrekenen worden gebruikt.

Stap 4: raadplegen informatie

De informatie die gedurende stap 3 is opgevraagd wordt toegevoegd  aan het overzicht met debiteuren (tab Informatie), hierbij wordt zowel de informatie uit de eigen administratie als de door Corporate Rating verzamelde informatie weergegeven (zodat eigen betaalervaringen kunnen worden vergeleken met de door Corporate Rating verzamelde informatie).

De informatie inzake het betaalgedrag bestaat uit de gemiddelde betaaltermijn/leeftijd van facturen en het aantal facturen op basis waarvan dit is berekend. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen betaalde, openstaande en verlopen facturen.

Onderstaand schema geeft aan hoe deze informatie in de kolommen in het overzicht met debiteuren wordt weergegeven:

Maand trend / jaartrend

Corporate Rating berekent de gemiddelde betaaltermijn bij betaalde facturen en de gemiddelde leeftijd van openstaande en verlopen facturen. Via de de opties 'Maand trend' en 'Jaar trend' kan worden gewisseld tussen een weergave van gemiddelden berekend op basis van één maand en een weergave van gemiddelden berekend op basis van 12 maanden.

De gemiddelden op basis van één maand bieden beter zicht op het actuele betaalgedrag maar verlopen grilliger dan de gemiddelden op basis van 12 maanden omdat incidentele positieve of negatieve uitschieters van grotere invloed zijn op het gemiddelde.

De gemiddelden op basis van twaalf maanden geven de trend in de ontwikkeling van het betaalgedrag beter weer maar kunnen een vertekend beeld van het actuele betaalgedrag geven omdat een positieve of negatieve ontwikkeling in de laatste maand(en) wordt gemaskeerd door het betaalgedrag in de voorgaande maanden.

Betaalde, openstaande en vervallen facturen

Risk Monitor maakt onderscheid tussen betaalde, openstaande en vervallen facturen.

Via de 'radio buttons' in het vak 'Grafieken' kan worden geschakeld tussen de weergave van deze verschillende soorten facturen.

•Betaalde facturen

Betaalde facturen zijn facturen die gedurende het huidige of voorgaande kalenderjaar volledig zijn betaald. Van deze facturen wordt weergegeven de gemiddelde betaaltermijn  (jaar/maand gemiddelde) en het aantal facturen op basis waarvan dit gemiddelde is berekend. Dit op basis van de facturen uit de eigen administratie én alle bij Corporate Rating bekende facturen.

•Openstaande facturen

Openstaande facturen zijn alle facturen die nog niet zijn betaald (zowel vervallen als niet vervallen facturen). Van deze facturen wordt weergegeven de gemiddelde leeftijd t.o.v. de vervaldatum  (jaar/ maand gemiddelde) en het aantal facturen op basis waarvan dit gemiddelde is berekend. Dit op basis van de facturen uit de eigen administratie én alle bij Corporate Rating bekende facturen.

•Vervallen facturen

Vervallen facturen zijn alle facturen die nog niet zijn betaald en waarvan de betaaltermijn is verlopen. Van deze facturen wordt weergegeven de gemiddelde leeftijd t.o.v. de vervaldatum  (jaar/ maand gemiddelde) en het aantal facturen op basis waarvan dit gemiddelde is berekend. Dit op basis van de facturen uit de eigen administratie én alle bij Corporate Rating bekende facturen.

Grafiek

De ontwikkeling van het gemiddelde betaalgedrag wordt in een grafiek weergegeven. Het betaalgedrag binnen de eigen administratie worden met behulp van een lijn weergegeven, het betaalgedrag zoals dat door Corporate Rating is vastgesteld wordt middels kolommen weergegeven (als Corporate Rating alleen over gegevens uit de eigen administratie beschikt lopen de lijn en kolommen gelijk).

De x-as (nul punt) komt overeen met de vervaldatum. Indien het gemiddelde aantal dagen waarop betaling plaatsvindt hoger is dan nul betekent dit dat betreffende afnemer gemiddeld te laat betaalt. Hoe hoger het aantal gemiddeld aantal dagen hoe slechter het betaalgedrag. Is het aantal dagen kleiner dan nul dan betaalt de afnemer gemiddeld vóór de vervaldatum.

IV. Opvragen en analyseren kredietwaardigheid (bedrijfsrapporten)

Open voor het analyseren van de kredietwaardigheid van een relatie het tabblad 'Informatie'.

Via dit tabblad kan het bedrijfsrapport van de relatie worden opgehaald, hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen:

Stap 1: Importeren gegevens boekhoudpakket

Importeer voorafgaand aan het opvragen van het bedrijfsrapport altijd de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket, druk hiervoor op de knop 'Importeren'

Stap 2: selecteren debiteuren

Doorgaans zal niet voor alle relaties (debiteuren of crediteuren) een bedrijfsrapport worden opgehaald. Omdat aan het opvragen van het bedrijfsrapport kosten zijn verbonden ligt het voor de hand alleen voor die relaties informatie op te vragen waarbij de gevolgen van het niet betalen van facturen het grootst zijn (grote afnemers of bedrijfskritische leveranciers).

Om het selecteren van deze relaties te vereenvoudigen is in het scherm van de Risk Monitor module een aantal filters opgenomen waarmee de lijst van weergegeven relaties kan worden beperkt tot relaties die aan bepaalde criteria voldoen. Verder is het bijvoorbeeld mogelijk de relaties op omvang van openstaande vorderingen (of schulden) te sorteren (klik op de grijze balk boven het overzicht in het vlak 'Openstaand saldo') zodat op eenvoudige wijze de relaties met het grootste openstaande saldo kunnen worden geselecteerd.

Het selecteren van de relaties kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, dit zoals hiervoor beschreven bij "Opvragen CR-nummer"(stap 2).

Stap 3: Opvragen bedrijfsrapport

Klik na het selecteren van de debiteuren op de knop "Opvragen bedrijfsrapport". Er zal nu een overzicht worden getoond van het aantal credits dat hiervoor in rekening zal worden gebracht. Selecteer de optie 'Ik accepteer het uitvoeren van de order' en druk vervolgens op 'OK' om de gevraagde informatie te downloaden.

Stap 4: Raadplegen informatie

Een gedeelte van de informatie uit het bedrijfsrapport - waaronder de geadviseerde kredietlimiet, de credit rating en de credit score - worden na het ophalen van de bedrijfsrapporten in het blauw toegevoegd aan de lijst met debiteuren (of crediteuren). In het vak 'Analyse' boven in het scherm is een aantal hulpmiddelen opgenomen die het analyseren van de toegevoegde informatie vereenvoudigen:

•Openstaand bedrag <> Aanbevolen limiet

Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de door Corporate Rating aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de door Corporate Rating geadviseerde kredietlimieten.

•Openstaand bedrag <> Limiet boekhouding

Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de in het boekhoudpakket vastgelegde kredietlimieten.

•Limiet boekhouding <> Aanbevolen limiet

Via deze optie kan de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd worden vergeleken met de door Corporate Rating aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het door de onderneming gehanteerde verkoopbeleid - dat via kredietlimieten in het boekhoudpakket is vastgelegd - in overeenstemming is met de door Corporate Rating geadviseerde limieten.

•Corporate Rating rating

Via deze optie kunnen relaties worden geselecteerd op basis van de rating die door Corporate Rating aan de relatie is toegekend.

 

Sorteren informatie

 

De uit het bedrijfsrapport overgenomen gegevens worden weergegeven in de kolommen: 'Aanbevolen limiet', 'Rating' en 'Score'. Door in betreffende kolommen op het vak bovenaan de kolom te klikken kan de in het overzicht weergegeven informatie worden gesorteerd op basis van betreffen gegeven.

 

Stap 5: Openen bedrijfsrapport

 

Nadat een bedrijfsrapport is opgevraagd, kan het volledige bedrijfsrapport worden geopend door de regel van betreffende relatie te selecteren en op de knop 'Toon details bedrijfsrapport' te klikken. Afhankelijk van de instelling bij de optie 'Rapportformaat' wordt het bedrijfsrapport in PDF of XML formaat geopend (PDF is het aanbevolen formaat).