Exportmodule OnGuard

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor OnGuard, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Het aanroepen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, OnGuard

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule OnGuard'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. Het vastleggen van eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1.Het bestandenpad

Geef hier aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Vanuit deze map worden de databestanden door OnGuard geïmporteerd.

2.Administratie

Via het invoerveld 'Administratie' kan de naam worden ingevuld van de administratie waarvoor databestanden worden aangemaakt. Deze naam wordt verwerkt in de bestandsnamen van de databestanden. D-basics vult automatisch de naam in zoals die werd ingevoerd bij het aanmaken van de administratie (in d-basics).

Belangrijk:

Bij het instellen van OnGuard wordt de naam vastgelegd van de databestanden die moeten worden geïmporteerd. Indien de naam van de administratie wordt gewijzigd nadat de instellingen van OnGuard zijn vastgelegd zal dit tot gevolg hebben dat de databestanden niet meer kunnen worden geïmporteerd in OnGuard.

3.Alle debiteuren exporteren

Standaard exporteert d-basics enkel de gegevens van debiteuren waarvoor openstaande posten zijn aangetroffen. De optie 'Alle debiteuren exporteren' biedt de mogelijkheid ook de gegevens van de overige debiteuren te exporteren (bijvoorbeeld bij in gebruik name van OnGuard). Teneinde de verwerkingstijd van gegevens zo kort mogelijk te houden wordt aangeraden deze optie standaard uit te schakelen.

4.Instellingen versturen

Het is mogelijk dat het credit management door een externe partij wordt verricht. In dit geval kan d-basics de hiervoor benodigde databestanden direct na het aanmaken automatisch versturen. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden ingevuld:

•Automatisch databestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics de databestanden direct na het aanmaken automatisch moet versturen.

•Instellingen e-mail

Selecteer de optie "E-mail" indien de gegevens met behulp van e-mail moeten worden verstuurd, vul daarna de volgende gegevens in:

Send using Microsoft Outlook

Selecteer deze optie indien voor het versturen van e-mail gebruik moet worden gemaakt van de Outlook e-mail cliënt. In dit geval zullen de instellingen van Outlook worden gebruikt en hoeven de overige e-mail instellingen niet te worden ingevuld.

Opmerking:

Voor het gebruiken van deze optie moet Outlook zijn gëinstalleerd op de computer waarop d-basics wordt geïnstalleerd. Verder moet Outlook zodanig zijn ingesteld dat er e-mail mee kan worden verstuurd.

Indien geen gebruik wordt gemaakt van Outlook vul dan de volgende instellingen in:

Mail server

Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

E-mail afzender

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

E-mail ontvanger data

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

E-mail bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moet worden gestuurd.

•Instellingen FTP server

Selecteer de optie "FTP" indien de gegevens via FTP moeten worden verstuurd, vul vervolgens de volgende gegevens in:

FTP server

Selecteer hier het adres van de FTP server waar de gegevens naar toe moeten worden gestuurd of vul dit adres in.

Gebruikersnaam en wachtwoord

Bij het versturen van gegevens moet worden ingelogd op de FTP server. U heeft hiervoor van de ontvangende partij een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Neem deze gegevens exact over in de daarvoor bedoelde invulvakken.

5. Export opties

De tweede tab van de exportmodule biedt de mogelijkheid tot het instellen van een aantal export opties. Deze opties hebben met name betrekking op de manier waarop de informatie van de vrije velden wordt verwerkt in de databestanden. Het instellen van deze opties is vrijwel altijd een klant specifieke aangelegenheid, neem daarom contact op met de d-basics helpdesk als van deze opties gebruik moet worden gemaakt.

III. Het aanmaken van databestanden

Na het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket en het vastleggen van de eenmalige instellingen, kunnen de databestanden worden aangemaakt. Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen:

Stap 1: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Stap 2: Aanmaken databestanden

Druk voor het aanmaken van de databestanden op de knop 'Start' (in het scherm van de exportmodule). Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map. Deze bestanden moeten vervolgens worden geïmporteerd in OnGuard. Voor meer informatie wordt verwezen naar de handleiding van OnGuard.

Stap 3: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'

Opmerkingen:

•De in het log weergeven fouten kunnen worden verholpen door in het boekhoudpakket de informatie in kwestie aan te passen.

•Met het oog op de prestaties van d-basics worden 'Error- en Truncatemeldingen' slechts geregistreerd indien de optie 'Log Error/Truncatemessages' is geselecteerd.