Exportmodule Credit Alliance

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Credit Alliance, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, Credit Alliance

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Credit Alliance'. Dit scherm kan worden opgeroepen via de menuopties 'Exporteren', 'Credit Alliance'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. De instellingen van de exportmodule

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1. De export map

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerking:

Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken.

2. De basisgegevens

Vul bij punt 2 in het scherm van de exportmodule de volgende gegevens in:

•Bankrekeningnummer

Dit nummer wordt gebruikt om de databestanden van een uniek nummer te voorzien, kies daarom een rekeningnummer dat uniek bij de administratie hoort.

•Bedrijfsnaam

Vul hier de naam in van de onderneming waarvan de gegevens worden verstuurd

3. Selecteren aan te maken databestanden

De exportmodule kan twee soorten databestanden aanmaken: Credit management- en Handelsinformatiebestanden. Selecteer één of beide opties afhankelijk van de overeenkomst die u met Credit Alliance heeft gesloten.

Selecteer de optie "Alle debiteuren exporteren" indien de n.a.w.-gegevens van alle debiteuren moeten worden geëxporteerd (normaal worden slechts de n.a.w. gegevens van de debiteuren met openstaande posten verstuurd).

4. Instellingen versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen automatisch naar Credit Alliance worden verstuurd. Leg hiervoor de volgende instellingen vast:

•Automatisch databestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics direct na het aanmaken de databestanden automatisch moet versturen.

•Encrypt

Via deze optie kan worden ingesteld dat gegevens - voorafgaand aan het versturen naar de bank - worden versleuteld en gecomprimeerd.

•Send using Outlook

Selecteer deze optie indien voor het versturen van e-mail gebruik moet worden gemaakt van de Outlook e-mail cliënt. In dit geval zullen de instellingen van Outlook worden gebruikt en hoeven de overige e-mail instellingen niet te worden ingevuld.

Opmerking:

Voor het gebruiken van deze optie moet Outlook zijn geïnstalleerd op de computer waarop d-basics wordt geïnstalleerd. Verder moet Outlook zodanig zijn ingesteld dat er e-mail mee kan worden verstuurd.

Indien geen gebruik wordt gemaakt van Outlook vul dan de volgende instellingen in:

•Mail server (alleen bij SMTP)

Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

•E-mail adres afzender (alleen bij SMTP)

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

•E-mail adres ontvanger

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

•E-mail adres bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd.

5. Instellingen web

De databestanden met Handelsinformatie moeten via het web (Internet) naar Credit Alliance worden verstuurd, vul hiervoor de volgende gegevens in:

•Webservice / website

Selecteer hier de bij het versturen te gebruiken verzendmethode. De standaard methode is 'Webservice', selecteer de methode 'Website' alleen indien het versturen via de webservice om technische redenen niet mogelijk is.

•Username en wachtwoord

Bij het versturen van gegevens moet worden ingelogd op de webservice (of website) van Credit Alliance. U heeft hiervoor - van Credit Alliance - een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Neem deze gegevens exact over in de daarvoor bedoelde invulvakken.

III. Het aanmaken en versturen van databestanden

Doorloop voor het aanmaken en versturen van de databestanden de volgende stappen:

Stap 1: Instellen filters (enkel van toepassing bij Credit Management)

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4a in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Stap 2: Gebruik Filemerger

De file merger biedt de mogelijkheid tot het samenvoegen van databestanden uit meerdere administraties (zie bijlage 'Gebruik File Merger')

Stap 3: Aanmaken databestanden

Na het instellen van de filters en/of het selecteren van de te versturen debiteuren kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de knop 'Start' te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 4: Versturen van de gegevens

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden' moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

Stap 5: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'