<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  »No topics above this level« Exportmodule Credit Tools

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Credit Tools, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

 

•Het openen van de exportmodule

 

•De instellingen van de exportmodule

 

•Het aanmaken en versturen van de databestanden

 

 

I. Openen van de exportmodule

 

Menu opties: Exporteren, Credit Tools

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Credit Tools'.

 

 

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

 

II. De instellingen van de exportmodule

 

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

 

1. De export map

 

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

 

 

2. De administratiegegevens

 

Vul bij punt twee de administratie code in (bij sommige export formaten is de mogelijkheid tot het invullen van deze informatie uitgeschakeld).

 

3. Instellingen e-mail

 

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen via e-mail naar een (externe) partij worden gestuurd waaraan het debiteurenbeheer is uitbesteed. De hierbij te gebruiken instellingen moeten bij punt 3 worden ingevuld. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

 

•Automatisch databestanden versturen

 

Selecteer deze optie indien d-basics de databestanden direct na het aanmaken automatisch moet versturen.

 

•Netwerkverbinding

 

Selecteer hier de inbelverbinding die door d-basics moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail.

 

 

•Mail server

 

Vul hier de naam of het IP adres in van uw (SMTP) mailserver of die van uw internet provider.

 

•E-mail adres afzender

 

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

 

•E-mail adres ontvanger

 

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

 

4. Selecteren exportformaat

 

De Credit Tools exportmodule kan databestanden in de volgende export formaten aanmaken:

 

•Credit Tools txt

•Modint

•Standaard DBF

•Standaard TEXT

•Zwanenburg

 

Het standaard formaat is 'Standaard TEXT'. Selecteer slechts een ander formaat indien dit uitdrukkelijk met Credit Tools of uw externe debiteurenbeheerder is overeen gekomen.

 

 

5. Alle debiteuren exporteren
 
Standaard worden slechts de N.A.W. gegevens geëxporteerd van debiteuren met een openstaande vordering. Via de optie "Alle debiteuren exporteren" kan worden ingesteld dat de N.A.W. gegevens van alle debiteuren worden geëxporteerd.

 

III. Het aanmaken en versturen (of importeren) van databestanden

 

Doorloop voor het aanmaken en versturen van de databestanden de volgende stappen:

 

Stap 1: Instellen filters

 

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 5 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

 

Stap 2: Aanmaken databestanden

 

Na het instellen van de filters kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

 

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

 

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

 

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

 

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

 

 

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

 

Stap 3: Versturen of importeren van de gegevens

 

•Versturen
 
databestanden worden automatisch verstuurd als de optie 'automatische versturen' is geselecteerd. Als geen gebruik wordt gemaakt van deze optie, moet na het aanmaken van de databestanden op de knop "Versturen" worden geklikt om deze te versturen.
 

•Importeren

 

Indien het Credit Management in eigen beheer wordt uitgevoerd, moeten de databestanden na het aanmaken ervan worden geïmporteerd in Credit Manager. Hiertoe moet in Credit Manager de locatie worden aangewezen waar de databestanden door d-basics zijn opgeslagen waarna vervolgens de import actie moet worden opgestart.

 

Stap 4: Raadplegen van Overzicht en Log

 

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

 

•Overzicht

 

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

 

•Log

 

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'