<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  »No topics above this level« Exportmodule ING Commercial Finance

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor ING Commercial Finance, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

 

•Het openen van de exportmodule

 

•Het vastleggen van eenmalige instellingen

 

•Het aanmaken van de databestanden

 

I. Oproepen van de exportmodule

 

Menu opties: Exporteren, ING Commercial Finance

 

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule ING Commercial Finance'.

 

 

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

 

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

 

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

 

1.De exportdirectory
 
Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

 

2.Het klantnummer

 

Vul bij punt 2 in het scherm van de exportmodule het bij de factorovereenkomst horende vier cijferige klantnummer in.

 

3.Keuze databestanden

 

D-basics kan twee soorten databestanden aanmaken:

 

•databestanden voor het Gesloten / Inter Credit systeem

•databestanden voor het Full factoring systeem

 

Welke van deze bestanden moet worden aangemaakt is afhankelijk van het soort contract dat met ING Commercial Finance is afgesloten.

 

Gesloten / Inter Credit systeem

 

Indien men met ING Commercial Finance een contract volgens het Gesloten / Inter Credit systeem is afgesloten, moet - bij punt twee in het scherm van de exportmodule - de optie 'Gesloten / Inter Credit' worden geselecteerd. In dat geval zullen de volgende bestanden worden aangemaakt:

 

•Debiteuren NAW

•Openstaande posten bestand

 

Full factoring systeem

 

Indien met ING Commercial Finance een contract volgens het Open systeem is afgesloten, moet - bij punt twee in het scherm van de exportmodule - de optie 'Full factoring' worden geselecteerd. In dat geval zullen de volgende bestanden worden aangemaakt:

 

•Debiteuren NAW

•Nieuwe facturen bestand

 

4.Debiteurencodes numeriek exporteren

Debiteurencodes kunnen op twee manieren naar ING Commercial Finance worden verstuurd: als 'numerieke reeks' of als 'tekenreeks'. Een numerieke reeks bevat enkel cijfers, een tekenreeks kan naast cijfers ook andere tekens bevatten (bijvoorbeeld letters).
 
Zodra voor een bepaalde manier van aanleveren is gekozen, is het niet meer mogelijk om te schakelen naar de andere manier van aanleveren. D-basics stelt daarom bij de eerste aanlevering naar ING Commercial Finance - aan de hand van de in het boekhoudpakket aangetroffen debiteurencodes - automatisch de te hanteren methode vast. Betreft dit de numerieke methode en wordt bij een vervolgzending een niet numerieke debiteurencode gedetecteerd, dan geeft d-basics een waarschuwing dat de code moet worden gecorrigeerd alvorens kan worden verstuurd.
 
Indien d-basics in gebruik wordt genomen in een situatie waarin aanvankelijk op een alternatieve manier gegevens werden verstuurd, dan moet de optie 'Debiteurencodes numeriek exporteren' handmatig worden geselecteerd indien de codes bij deze alternatieve manier op numerieke wijze werden verstuurd (punt 5 in het scherm van de exportmodule).
 

5.Instellingen e-mail
 
De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen automatisch naar ING Commercial Finance worden verstuurd.
 

 

Vul voor het versturen via e-mail de volgende gegevens in:

•Automatisch databestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics de databestanden direct na het aanmaken automatisch moet versturen. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken

 

•Instellingen e-mail

Voor het versturen van e-mail moeten verder de volgende instellingen worden ingevuld:

Send using Microsoft Outlook

Selecteer deze optie indien voor het versturen van e-mail gebruik moet worden gemaakt van de Outlook e-mail cliënt. In dit geval zullen de instellingen van Outlook worden gebruikt en hoeven de overige e-mail instellingen niet te worden ingevuld (hiervoor moet Outlook zijn geïnstalleerd en zodanig zijn ingesteld dat er e-mail mee kan worden verstuurd).

 

Indien geen gebruik wordt  gemaakt van Outlook vul dan de volgende instellingen in:

Mail server

Vul hier de naam of het IP adres in van de SMTP server van uw Internet provider.

E-mail afzender

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

E-mail ontvanger data

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

E-mail bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moet worden gestuurd.

 

III. Aanmaken databestanden

 

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.

 

Stap 1: Selecteren te verzenden nieuwe facturen

 

Bij het 'Full factoring systeem' moeten alleen de nieuwe facturen worden opgestuurd. D-basics houdt daarom bij welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de reeks van facturen die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 3 van de exportmodule). Doe dit slechts als de door d-basics gemaakte selectie niet goed is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.

 

Stap 2: Instellen filters

 

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 3 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

 

 

Stap 3: Instellen borderelnummer

Bij de naar ING Commercial Finance verstuurde bestanden hoort een borderel (te printen via CreditView Online). Deze borderel moet opvolgend worden genummerd. Hiertoe wordt door d-basics het borderelnummer telkens na het versturen van bestanden automatisch opgehoogd. Indien tussentijds bestanden zijn verstuurd die niet succesvol door ING Commercial Finance zijn verwerkt, kan het borderelnummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het borderelnummer in dat 1 hoger is dan dat van de laatst succesvol verstuurde bestanden.
 

Stap 4: Aanmaken databestanden

 

Na het doorlopen van stap 1 tot en met 3 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Alvorens d-basics de databestanden aanmaakt worden door het programma twee controles uitgevoerd:

 

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

 

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

 

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

 

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

 

 

Na het succesvol doorlopen van de controles maakt d-basics de databestanden aan en slaat ze op in de hiertoe aangewezen export map.

 

Stap 5: Verzenden van de gegevens met CreditView Online

 

De door d-basics aangemaakte databestanden moeten met behulp van CreditView Online naar ING Commercial Finance worden gestuurd. Hiertoe verschijnt na het aanmaken van de databestanden de vraag in beeld of contact moet worden gemaakt met CreditView Online. Indien men bevestigend antwoordt, wordt de CreditView Online website automatisch opgestart. Voor het gebruik van de CreditView website wordt verwezen naar de door ING Commercial Finance geleverde documentatie.

 

Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log

 

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

 

•Overzicht

 

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

 

•Log

 

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'.