Exportmodule GGN

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor GGN, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, GGN

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule GGN'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

•De exportdirectory

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerking:

Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken.

•De basisgegevens

Vul bij punt 2 het door GGN toegekende relatienummer in.

•Instellingen versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden worden via e-mail naar GGN gestuurd. De hierbij te gebruiken instellingen moeten bij punt 4 worden ingevoerd:

•Automatisch databestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics direct na het aanmaken de databestanden automatisch moet versturen.

•SMTP of Outlook

E-mail kan op twee manieren worden verstuurd: rechtstreeks via een SMTP server of met behulp van Outlook. De aanbevolen verzendmethode is Outlook, maar als hier geen gebruik van kan worden gemaakt is versturen via SMTP een goed alternatief. Selecteer voor het versturen via een SMTP server de optie "E-mail" en voor versturen via Outlook de optie "E-mail via Outlook"

•Mail server (alleen bij SMTP)

Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

•E-mail adres afzender (alleen bij SMTP)

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

•E-mail adres ontvanger

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

•E-mail adres bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd.

III. Aanmaken en versturen databestanden

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden. Deze stappen moeten telkens wanneer informatie naar GGN moet worden verstuurd opnieuw worden doorlopen.

Stap 1: Importeren informatie

Bij het openen van de exportmodule wordt de vraag gesteld of d-basics de gegevens uit het boekhoudpakket moet importeren. Importeer de gegevens indien sinds de laatste importactie boekingen zijn verricht in het boekhoudpakket.

Stap 2: Controleren bestandvolgnummer

De naar GGN gestuurde bestanden moeten opvolgend worden genummerd. Hiertoe wordt door d-basics het bestandvolgnummer telkens na het versturen van bestanden automatisch opgehoogd. Indien tussentijds bestanden zijn verstuurd die niet succesvol door GGN zijn verwerkt, kan het bestandvolgnummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het bestandvolgnummer in dat 1 hoger is dan dat van de laatst succesvol verstuurde bestanden.

Stap 3: Selecteren te versturen gegevens

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 3 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Let op!

D-basics verstuurt standaard alle openstaande posten naar GGN. De openstaande posten die niet moeten worden verstuurd moeten met behulp van de filters worden uitgesloten. Enkel de uitgesloten openstaande posten worden niet naar GGN verstuurd.

Stap 4: Aanmaken databestanden

Na het doorlopen van stap 1 t/m 3 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 5: Versturen van de gegevens

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden' moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'

Opmerkingen:

•De in het log weergeven fouten kunnen worden verholpen door in het boekhoudpakket de informatie in kwestie aan te passen.

•Met het oog op de prestaties van d-basics worden 'Error- en Truncatemeldingen' slechts geregistreerd indien de optie 'Log Error/Truncatemessages' is geselecteerd.