Exportmodule VerzuimExpert

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor VerzuimExpert, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Het aanroepen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, Empirion

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule VerzuimExpert'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het HRM-pakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste inleesactie mutaties plaatsvonden in het HRM-pakket.

II. Het vastleggen van eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1.Het bestandenpad

Geef hier aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Vanuit deze map worden de databestanden naar VerzuimExpert verstuurd.

2.Klantnummer

Vul hier het VerzuimExpert klantnummer in.

3.Bestanden archiveren

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen na het versturen worden gearchiveerd. Selecteer de optie "Archiveren" om van deze mogelijkheid gebruik te maken en geef aan op welke locatie de gearchiveerde bestanden moeten worden opgeslagen.

4.Gebruik File merger

De file merger biedt de mogelijkheid tot het samenvoegen van databestanden uit meerdere administraties. Selecteer hiervoor de optie "Use File merger" en druk vervolgens op de knop "Configure" om de instellingen van de File merger vast te leggen. Het instellen van de File merger wordt beschreven in de bijlage 'Gebruik File Merger'.

5.Instellingen versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen automatisch via e-mail worden gestuurd. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

•Automatisch databestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics direct na het aanmaken de databestanden automatisch moet versturen.

•Instellingen FTP server

Server

Selecteer hier het adres van de FTP server waar de gegevens naar toe moeten worden gestuurd of vul dit adres in.
Gebruikersnaam en wachtwoord

Bij het versturen van gegevens moet worden ingelogd op de FTP server. U heeft hiervoor van VerzuimExpert een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Neem deze gegevens exact over in de daarvoor bedoelde invulvakken. Druk na het invullen van de hierboven beschreven gegevens op "Test connection" om te controleren of verbinding kan worden gemaakt met de FTP server van VerzuimExpert.

III. Het aanmaken van databestanden

Doorloop voor het aanmaken en versturen van de databestanden de volgende stappen:

Stap 1: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde werknemers niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Opmerking:

De instellingen voor filters worden door d-basics bewaard. Bij vervolgzendingen moet wel steeds opnieuw worden gecontroleerd of de instellingen nog kloppen.

Stap 2: Aanmaken databestanden

Na het instellen van de filters kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van deze bestanden controleert d-basics of de instellingen van de exportmodule juist zijn ingevuld. Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 3: Versturen van de gegevens

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden' moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

Stap 4: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel werknemers en verzuimmeldingen in de bestanden zijn opgenomen.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het HRM-pakkett succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'

Opmerkingen:

•De in het log weergeven fouten kunnen worden verholpen door in het boekhoudpakket de informatie in kwestie aan te passen.

•Met het oog op de prestaties van d-basics worden 'Error- en Truncatemeldingen' slechts geregistreerd indien de optie 'Log Error/Truncatemessages' is geselecteerd.