Exportmodule van Lanschot Creditline

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule Creditline, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, van Lanschot Creditline

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Creditline'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. De instellingen van de exportmodule

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

•De export map

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerking:

Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken.

•De gegevens van de afzender (pandgever).

Bij punt 2 kan een aantal aantal gegevens van de afzender worden ingevoerd. Voer hier steeds de gegevens in die betrekking hebben op de boekhoudadministratie waaruit d-basics de gegevens importeert.

•Gegevens van de ontvanger (bank)

Bij punt drie kan een aantal gegevens van de ontvanger (veelal een bank) worden ingevoerd. Vul deze gegevens in of selecteer via het uitvouwmenu de betreffende ontvanger (bank).

•Instellingen e-mail

Belangrijk:

Voor het versturen van bestanden is een Internetaansluiting en een e-mail account vereist.

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen via e-mail naar de (externe) partij worden gestuurd. De hierbij te gebruiken instellingen moeten bij punt 5 worden ingevoerd:

1.Automatisch databestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics direct na het aanmaken de databestanden automatisch moet versturen.

2.Netwerkverbinding Selecteer hier de inbelverbinding die door d-basics moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail. Zie voor het instellen van de inbelverbinding de algemene handleiding van d-basics.

Belangrijk:

Laat de te gebruiken netwerkverbinding op <geen> staan indien deze verbinding via uw netwerk (LAN / Proxy) kan worden opgebouwd.

3.Mail server

Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

4.E-mail adres afzender

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

5.E-mail adres ontvanger

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

6.E-mail adres bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd.

III. Het aanmaken en versturen (of importeren) van databestanden

Doorloop voor het aanmaken en versturen van de databestanden de volgende stappen:

Stap 1: Inlezen boekhoudgegevens

Bij het openen van het scherm van de exportmodule wordt de vraag gesteld of de boekhoudgegevens opnieuw moeten worden ingelezen. Importeer de gegevens opnieuw indien er is geboekt in het boekhoudpakket sinds de laatste import actie.

Stap 2: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 5 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Opmerking:

De instellingen voor filters worden door d-basics bewaard. Bij vervolgzendingen moet wel steeds opnieuw worden gecontroleerd of de instellingen nog kloppen.

Stap 3: Gebruik Filemerger

De file merger biedt de mogelijkheid tot het samenvoegen van databestanden uit meerdere administraties (zie bijlage 'Gebruik File Merger')

Stap 4: Aanmaken databestanden

De databestanden worden aangemaakt door op 'Start' te klikken. Bij het aanmaken van deze bestanden voert d-basics twee controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 5: Versturen van de gegevens

Na het aanmaken van de databestanden biedt d-basics de mogelijkheid tot het versturen van de databestanden. Klik op 'Ja' om de databestanden automatisch via e-mail te versturen.

Opmerking:

De databestanden zullen direct nadat ze zijn aangemaakt automatisch worden verstuurd indien de optie 'automatische versturen' is geselecteerd.

Stap 6: Printen pandakte

Het is mogelijk dat de ontvanger van de pandlijst vraagt om ook een getekende papieren pandakte in te leveren. Dit document wordt automatisch geprint indien de optie "Automatisch verpandingsakte afdrukken" is geselecteerd. Is deze optie niet geselecteerd dan kan via de knop "Print" de opdracht tot het afdrukken van de pandakte worden gegeven.

Stap 7: Raadplegen van Overzicht en Log

De tweede en derde tab van de export module bieden een overzicht van de verrichtingen van d-basics:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de export bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'

Opmerkingen:

•De in het log weergeven fouten kunnen worden verholpen door in het boekhoudpakket de informatie in kwestie aan te passen.

•Met het oog op de prestaties van d-basics worden 'Error- en Truncatemeldingen' slechts geregistreerd indien de optie 'Log Error/Truncatemessages' is geselecteerd.