Exportmodule TKB

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor TKB, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, TKB

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule TKB'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1. De exportdirectory

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerking:

Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken.

2. De basisgegevens

Vul bij punt 2 het door TKB toegekende klantnummer in.

3. Instellingen versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen automatisch naar TKB worden verstuurd. De hierbij te gebruiken instellingen moeten bij punt 6 worden ingevoerd:

•Automatisch databestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics direct na het aanmaken de databestanden automatisch moet versturen.

•Methode versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen op twee manieren naar TKB worden gestuurd: via e-mail of met behulp van een webservice. Selecteer bij punt zes de gewenste verzendmethode (Webservice is standaard).

INSTELLINGEN E-MAIL

In het geval van versturen via e-mail moeten de volgende gegevens worden ingevuld:

1.Mail server
Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

2.E-mail adres afzender
Vul hier uw eigen e-mail adres in.

3.E-mail adres ontvanger
Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

4.E-mail adres bevestiging
Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd.

INSTELLINGEN WEBSERVICE

In het geval van versturen via webservice moeten de volgende gegevens worden ingevuld:

1.Webservice URL

Het adres van de webservice is standaard ingevuld. Wijzig dit slechts in overleg met TKB

2.Gebruikersnaam en wachtwoord

Voor het versturen met behulp van de webservice is een gebruikersnaam en wachtwoord vereist, deze worden door TKB verschaft. Let bij het invullen op het gebruik van hoofdletters.

De instellingen van de webservice kunnen worden gecontroleerd door op de knop "Test webservice connection" te klikken.

III. Aanmaken en versturen databestanden

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden. Deze stappen moeten telkens wanneer informatie naar TKB moet worden verstuurd opnieuw worden doorlopen.

Stap 1: Importeren informatie

Bij het openen van de exportmodule wordt de vraag gesteld of d-basics de gegevens uit het boekhoudpakket moet importeren. Importeer de gegevens indien sinds de laatste importactie boekingen zijn verricht in het boekhoudpakket.

Stap 2: Selecteren te versturen gegevens

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 3 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Stap 3: Aanmaken databestanden

Na het doorlopen van stappen 1 en 2 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 4: Versturen van de gegevens

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden' moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

Stap 5: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'

Opmerkingen:

•De in het log weergeven fouten kunnen worden verholpen door in het boekhoudpakket de informatie in kwestie aan te passen.

•Met het oog op de prestaties van d-basics worden 'Error- en Truncatemeldingen' slechts geregistreerd indien de optie 'Log Error/Truncatemessages' is geselecteerd.