<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  »No topics above this level« Exportmodule Kredietbewaking Bouw

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Kredietbewaking Bouw, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

•Het openen van de exportmodule

•Het vastleggen van eenmalige instellingen

•Het aanmaken en versturen van de databestanden

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, Kredietbewaking Bouw

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Kredietbewaking Bouw'. Dit scherm kan worden opgeroepen via de menuopties 'Exporteren', 'Kredietbewaking Bouw'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1. De exportdirectory

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

2. De basisgegevens

Vul bij punt 2 in het scherm van de exportmodule het klantnummer in dat u van Kredietbewaking Bouw heeft ontvangen.

3. databestanden

D-basics maakt voor Kredietbewaking Bouw 'Openstaande posten' bestanden aan, deze bevatten de volgende informatie:

•Debiteuren NAW gegevens (slechts van de debiteuren met openstaande posten)

•Gegevens van de openstaande posten (facturen)

4. Instellingen automatisch versturen

De door d-basics aangemaakt databestanden worden per e-mail naar Kredietbewaking Bouw verstuurd. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden ingevuld:

•Automatisch versturen

Selecteer deze optie indien databestanden direct na het aanmaken automatisch moeten worden verstuurd. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken.

•Instellingen e-mail

Voor het versturen via e-mail moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

oVerstuur methode

Selecteer hier de methode (SMTP of Outlook) die moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail. De aanbevolen methode is "Outlook"

oMailserver (alleen bij SMTP)

Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) mail server die moet worden gebruikt voor het versturen van de e-mail. Doorgaans is dit de mailserver van de Internet provider, het is ook mogelijk een binnen het netwerk aanwezige mailserver te gebruiken.
 
SMTP Authenticatie

Soms is authentificatie vereist om te kunnen versturen via een SMTP server. Selecteer in dit geval de optie 'SMTP authentificatie' en vul de 'Gebruikersnaam' en het 'Wachtwoord' waarmee kan worden ingelogd op de SMTP server.

oE-mail adres afzender

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

oE-mail adres ontvanger data

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

oE-mail adres bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd. Vaak het e-mailadres van degene die de verstuurde databestanden moet verwerken.

III. Aanmaken en versturen van databestanden

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.

Stap 1: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moet worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Stap 2: Aanmaken databestanden

Na het instellen van de filters kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 3: Verzenden databestanden

De door d-basics aangemaakte databestanden worden via e-mail naar Kredietbewaking Bouw gestuurd. Indien geen gebruik wordt gemaakt van de optie 'Automatisch versturen databestanden', moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

Stap 4: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'