Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor CreditForce, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:
•Het openen van de exportmodule
•Het vastleggen van eenmalige instellingen
•Het aanmaken van de databestanden
Menu opties: Exporteren, CreditForce
Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule CreditForce'. Dit scherm kan worden opgeroepen via de menuopties 'Exporteren', 'CreditForce'.
Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.
II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen
Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
1. De exportdirectory
Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.
Opmerking:
Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken. |
2. De basisgegevens
Vul bij punt 2 in het scherm van de exportmodule de volgende gegevens in:
•Het bij de factorovereenkomst horende klant/rekeningnummer
•De bedrijfsnaam
•Het handelsregisternummer
3. databestanden
D-basics maakt voor CreditForce 'Nieuwe facturen' bestanden aan, deze bevatten de volgende informatie:
•Debiteuren NAW gegevens (slechts van de debiteuren met openstaande posten)
•Gegevens nieuwe facturen
4. Instellingen printen
Na het aanmaken van databestanden kan vanuit d-basics een pandakte worden afgedrukt. Bij punt 5 kunnen de hierbij te hanteren printinstellingen worden vastgelegd:
•Automatisch pandakte afdrukken
Selecteer deze optie indien de pandakte automatisch moet worden geprint na het aanmaken van databestanden
•Bijlage afdrukken
Selecteer deze optie indien bij het printen van de pandakte ook de bijlage met specificatie van openstaande posten/facturen moet worden afgedrukt.
Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.
Stap 1: Selecteren te verzenden nieuwe facturen
Bij een 'Nieuwe facturen' contract moeten alleen de nieuwe facturen worden verstuurd. D-basics houdt daarom bij welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de reeks van facturen die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 3 van de exportmodule). Doe dit alleen als de door d-basics gemaakte selectie niet goed is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.
Opmerking:
Deze instelling is alleen van belang bij een 'Nieuwe facturen' contract. |
Stap 2: Instellen filters
Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of facturen niet moet worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.
Opmerking:
Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het facturen filter zal bij iedere export-actie opnieuw moeten worden ingesteld. |
Stap 3: Aanmaken databestanden
Na het doorlopen van stap 1 en 2 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:
•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?
Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.
•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?
Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.
Opmerking:
Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken. |
Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.
Stap 4: Verzenden databestanden
De door d-basics aangemaakte databestanden worden via e-mail naar CreditForce gestuurd. Indien geen gebruik wordt gemaakt van de optie 'Automatisch versturen databestanden', moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.
Stap 5: Printen pandakte
Het is mogelijk dat CreditForce naast de digitale bestanden ook vraagt om een papieren pandakte. De afgiftenummers op deze pandaktes moeten elkaar opvolgen. Hiertoe wordt het afgiftenummer telkens na het printen van een pandakte automatisch door d-basics verhoogd. Indien tussentijds pandaktes werden afgedrukt die niet zijn opgestuurd, kan het afgiftenummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het afgiftenummer in dat 1 cijfer hoger is dan dat van de laatst opgestuurde pandakte.
Pandaktes worden automatische geprint als de optie "Automatisch pandakte afdrukken" is geselecteerd. Is dit niet het geval dan kan via de knop "Printen" handmatig de opdracht tot het afdrukken van de pandakte worden gegeven.
Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log
Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:
•Overzicht
De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.
•Log
De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'