<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  »No topics above this level« Exportmodule Intrum Justitia

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Intrum Justitia, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

 

•Het openen van de exportmodule

 

•Het vastleggen van eenmalige instellingen

 

•Het aanmaken en versturen van de databestanden
 

•Het ophalen, raadplegen en exporteren van rapporten

 

I. Openen van de exportmodule

 

Menu opties: Exporteren, Intrum Justitia

 

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden en het opvragen van door Intrum Justitia verschafte rapporten verlopen via het scherm 'Exportmodule Intrum Justitia'.

 

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien het de bedoeling is nieuwe databestanden naar Intrum Justitia te sturen. Is het slechts de bedoeling rapporten op te vragen dan hoeven de gegevens niet opnieuw te worden geïmporteerd.

 

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

 

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

 

1. De exportdirectory

 

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

 

 

2. De basisgegevens

 

Vul bij punt 2 het - door Intrum Justitia verschafte - klantnummer in en selecteer het type contract dat met Intrum Justitia is overeengekomen.

 

3. Keuze databestanden

 

D-basics kan twee soorten databestanden aanmaken:

 

•databestanden voor het incremental systeem

•databestanden voor het full refresh systeem

 

Het type bestanden dat moet worden aangemaakt is afhankelijk van het soort contract dat is overeengekomen met Intrum Justitia en wordt automatisch ingesteld.

 

Openstaande posten

 

Indien men een full refresh contract heeft afgesloten zal de optie 'Openstaande posten' bij punt 3 in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. In dit geval zullen de volgende de volgende bestanden worden aangemaakt:

 

•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)

•Openstaande posten bestand

 

Nieuwe facturen (exclusief factuurregels)

 

Indien men een incremental contract exclusief factuurregels heeft afgesloten zal de optie 'Nieuwe facturen exclusief factuurregels' worden geselecteerd. In dit geval zullen de volgende de volgende bestanden worden aangemaakt:

 

•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)

•Nieuwe facturen bestand

 

Nieuwe facturen (inclusief factuurregels)

 

Indien men een incremental contract inclusief factuurregels heeft afgesloten zal de optie 'Nieuwe facturen inclusief factuurregels' worden geselecteerd. In dit geval zullen de volgende de volgende bestanden worden aangemaakt:

 

•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)

•Nieuwe facturen bestand

•Factuurregels bestand

 

4. Instellingen ontvangen

 

Intrum Justitia verschaft terugkoppeling betreffende de door haar verrichte werkzaamheden. Deze gegevens van Intrum Justitia kunnen via d-basics worden opgehaald en verwerkt. Selecteer bij punt 5 de te verrichten taken:

 

•Blokkeringen/rejects

•Activiteiten en commentaren

•Betalingsinformatie

•Automatische rejects voor ontvangst als niet-nieuw aanduiden

•Automatische rejects verwerken in verzendgeschiedenis

•Automatisch telebankingbestand aanmaken voor zover betalingen aanwezig

 

Selecteer - bij punt 6 - de optie 'Automatisch taken voor ontvangen uitvoeren tijdens versturen' als d-basics direct na het versturen van de databestanden de gegevens automatisch moet ophalen en verwerken.

 

5. Instellingen versturen

 

De door d-basics aangemaakte databestanden worden via Internet naar Intrum Justitia gestuurd. De instellingen die hiervoor moeten worden gebruikt moeten bij punt  6 worden ingevoerd. De in te voeren gegevens zijn:

 

1.Automatisch versturen
 
Vink de optie 'Automatisch databestanden versturen' aan indien d-basics direct na het aanmaken van de databestanden de gegevens automatisch moet versturen.

 

2.SFTP Server
 
De databestanden worden standaard via een beveiligde verbinding naar de (S)FTP server van Intrum Justitia verstuurd. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee moet worden ingelogd op de (S)FTP server, deze informatie is door Intrum Justitia verschaft.
 
Het adres van de (S)FTP server, de poort waarlangs verbinding moet worden gemaakt en de locaties van de bestanden op de FTP server zijn al ingevuld. Pas deze gegevens alleen aan in overleg met Intrum Justitia.

 

3.Instellingen e-mail

Selecteer de optie "E-mail" indien de gegevens met behulp van e-mail moeten worden verstuurd, vul daarna de volgende gegevens in:

 

Send using Microsoft Outlook
 
Selecteer deze optie indien voor het versturen van e-mail gebruik moet worden gemaakt van de Outlook e-mail cliënt. In dit geval zullen de instellingen van Outlook worden gebruikt en hoeven de overige e-mail instellingen niet te worden ingevuld.
 

 

Indien geen gebruik wordt  gemaakt van Outlook vul dan de volgende instellingen in:

Mail server

Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

E-mail afzender

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

E-mail ontvanger data

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

E-mail bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moet worden gestuurd.

III. Aanmaken en versturen databestanden

 

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken, versturen en ophalen van databestanden. Deze stappen moeten telkens opnieuw worden doorlopen wanneer informatie naar Intrum Justitia moet worden verstuurd:

 

Stap 1: Importeren informatie

 

Bij het openen van de exportmodule wordt de vraag gesteld of d-basics de gegevens uit het boekhoudpakket moet importeren. Importeer de gegevens indien sinds de laatste importactie boekingen zijn verricht in het boekhoudpakket.

 

Stap 2: Instellen filters

 

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

 

 

Stap 3: Controleren bestandsnummer

 

De bestanden die naar Intrum Justitia worden verstuurd moeten doorlopend worden genummerd. Het bestandsnummer wordt - telkens na het aanmaken van bestanden - automatisch met 1 verhoogd (bij punt 2 in de exportmodule). Indien bestanden na het aanmaken niet (succesvol) zijn verstuurd moet bij de eerstvolgende verzendactie het bestandsnummer handmatig worden aangepast (1 hoger dan het laatst succesvol verstuurde bestandsnummer).

 

Stap 4: Aanmaken databestanden

 

Na het doorlopen van stap 1 en 2 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

 

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

 

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

 

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

 

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

 

 

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

 

Stap 5: Versturen van de gegevens

 

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden' moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

 

Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log

 

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

 

•Overzicht

 

De tweede tab in het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

 

•Log

 

De derde tab in het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'

 

IV. Ophalen, raadplegen en exporteren van rapporten

 

Intrum Justitia verschaft terugkoppeling inzake de door haar verrichte werkzaamheden. Deze informatie kan via de tab "Ontvangen bestanden" in de vorm van rapporten worden opgevraagd:

 

 

•Ophalen rapporten

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch taken voor ontvangen uitvoeren tijdens versturen', moet alvorens rapporten kunnen worden geraadpleegd het meest actuele rapport worden opgehaald, druk hiervoor op de knop 'Gegevens Ophalen'.

 

•Raadplegen rapporten

Druk voor het raadplegen van rapporten op de "Weergeven" knop bij het gewenste overzicht .

 

•Aanmaken Telebanking

De ontvangen gegevens kunnen door d-basics opgeslagen worden in een bestandsformaat dat kan worden ingelezen door de module Telebankieren van het door de onderneming gebruikte boekhoudpakket. Doorloop hiervoor de volgende stappen:

 

Stap 1: Geef bij punt 1) aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export\<bedrijfsnaam>' gehanteerd.

 

Stap 2: Vul bij punt 2) het bankrekeningnummer in.

 

Stap 3: Selecteer bij punt 3) de exporttekst voor Factuurbetalingen, Betaalde kosten en storno's.

 

Stap 4: Druk op de knop 'Aanmaken Telebanking bestand'.

 

Na het aanmaken van het Telebanking bestand moet deze met behulp van de module Telebankieren worden geïmporteerd in het boekhoudpakket. Voor meer informatie inzake het gebruik van de module Telebankieren wordt verwezen naar de documentatie van het boekhoudpakket.