Exportmodule Finodis e-Invoicing

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Finodis e-Invoicing, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, Finodis e-Invoicing'

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Finodis e-Invoicing'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1) De export map

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerkingen:

•D-basics slaat de databestanden op in de hierboven genoemde map. Vanuit deze map moeten de databestanden met behulp van Speedata naar Finodis worden verstuurd.

•Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken.

2) Identificatie verzender

Vul bij punt 2 het van Finodis ontvangen klantnummer (Sender ID) in.

3) Instellingen automatisch versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen automatisch naar Finodis worden verstuurd. Vul hiervoor de volgende gegevens in

•Automatisch databestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics de databestanden direct na het aanmaken automatisch moet versturen. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken

•Adres en poort FTP Server

De databestanden worden via een FTP server naar Finodis verstuurd. Hiervoor moet het (IP-)adres en de te gebruiken poort van de FTP server worden ingevuld (door Finodis verschaft).

•Gebruikersnaam en wachtwoord

Vul de door Finodis verschafte gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord in.

III. Aanmaken en versturen databestanden

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.

Stap 1: Selecteren te verzenden facturen

Iedere factuur mag slechts één keer naar Finodis worden verstuurd. Daarom registreert d-basics welke factuur als laatste is verstuurd en worden bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen geselecteerd die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 3 van de exportmodule). Doe dit alleen als de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.

Stap 2: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of facturen niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Stap 3: Aanmaken databestanden

Na het doorlopen van stap 1 en 2 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden verstuurd.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta. Als niet alle in het boekhoudpakket gebruikte codes zijn gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO codes is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 4: Versturen van de gegevens

Als geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden' moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

Stap 5: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'