Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor ABN AMRO Commercial Finance Nederland, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:
•Het openen van de exportmodule
•Het vastleggen van eenmalige instellingen
•Het aanmaken en versturen van de databestanden
Menu opties: Exporteren, ABN AMRO Commercial Finance Nederland'
Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule ABN AMRO Commercial Finance Nederland'.
Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.
II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen
Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
1. De exportdirectory
Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.
Opmerkingen:
•D-basics slaat de databestanden op in de hierboven genoemde map. Vanuit deze map moeten de databestanden met behulp van Speedata naar ABN AMRO Commercial Finance Nederland worden verstuurd. •Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken. |
2. Bedrijfsgegevens
Vul bij punt 2 het cliëntnummer in, dit is het bij de factorovereenkomst horende klantnummer, bestaande uit 4 cijfers.
3. Keuze databestanden
D-basics kan twee soorten databestanden aanmaken:
•Datafactoring (Openstaande posten)
•Telefactoring (Nieuwe facturen)
Het type bestanden dat moet worden aangemaakt is afhankelijk van het soort contract dat is overeengekomen met ABN AMRO Commercial Finance Nederland.
Datafactoring (openstaande posten)
Indien men een Datafactoring contract heeft afgesloten moet de optie 'Datafactoring' bij punt 4 in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. In dat geval zullen de volgende bestanden worden aangemaakt:
•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)
•Openstaande posten bestand
In bepaalde gevallen wil ABN AMRO Commercial Finance ook databestanden met gegevens van de voorraden en/of crediteuren ontvangen. Selecteer in dit geval bij punt 4 de optie die op uw situatie van toepassing is.
Aansluitgegevens
In het geval van een datafactoring contract moeten naast de databestanden ook aansluitgegevens worden verstuurd. Geef met behulp van het uitvouwmenu aan waar deze aansluitgegevens op zijn gebaseerd. |
Telefactoring (nieuwe facturen)
Indien men een Telefactoring contract heeft afgesloten moet de optie 'Telefactoring' bij punt 4 in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. In dat geval zullen de volgende bestanden worden aangemaakt:
•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)
•Nieuwe facturen bestand
4. Instellingen automatisch versturen
De door d-basics aangemaakt databestanden moeten naar ABN AMRO Commercial Finance Nederland worden verstuurd. In aanvulling op de mogelijkheid om deze bestanden handmatig via de Speedata website te 'uploaden', biedt d-basics ook de mogelijkheid tot het automatisch versturen van de databestanden. Hiertoe moeten de volgende instellingen worden gedaan:
•Automatisch versturen
Selecteer deze optie indien databestanden direct na het aanmaken automatisch moeten worden verstuurd. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken
•Website of webservice
Bestanden kunnen op twee manieren worden verstuurd, via de Speedata website of via de Speedata webservice. Uiteindelijk zal de mogelijkheid tot het versturen via de Speedata website komen te vervallen, het wordt daarom aangeraden de optie "Webservice" te selecteren. Via de knop "Test" kan worden gecontroleerd of d-basics op de juiste manier een verbinding kan opbouwen met met de Speedata webservice (dit is afhankelijk van de instellingen van uw firewall). Vul vóór het testen eerst de gebruikersnaam en het wachtwoord in, zie ook hierna.
•Gebruiker en wachtwoord
Vul hier de gegevens in zoals deze ook worden gebruikt voor het inloggen op de Speedata webservice of website.
•Proxy server
Selecteer de optie "Gebruik proxy server" indien via een proxy server moet worden verstuurd. De instellingen voor de proxy server worden via het scherm "Internet settings" ingevuld, dit scherm kan worden geopend via de knop "Proxy settings".
Opmerkingen:
•Als de optie 'automatisch versturen' wordt gebruikt hoeven de databestanden niet meer handmatig via de Speedata website te worden verstuurd. •Als het automatisch versturen onverhoopt niet lukt, wordt aangeraden eerst te proberen de bestanden handmatig via de Speedata website te versturen. |
5. Instellingen automatisch versturen via e-mail
Omdat bestanden met crediteurengegevens en voorraadgegevens niet via de Speedata website kunnen worden verzonden biedt d-basics de mogelijkheid deze automatisch via e-mail te versturen. Hiervoor zijn de volgende instellingen vereist:
Mail server
Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.
E-mail afzender
Vul hier uw eigen e-mail adres in.
E-mail ontvanger data
Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.
E-mail bevestiging
Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moet worden gestuurd.
Opmerking: Het is slechts mogelijk deze instellingen in te stellen indien bij punt 4 is aangegeven dat d-basics tevens bestanden met voorraad- en/of crediteurengegevens moet versturen. In de andere gevallen is deze optie gedeactiveerd. |
6. File merger
De file merger biedt de mogelijkheid tot het samenvoegen van databestanden uit meerdere administraties. Selecteer hiervoor de optie "Use File merger" en druk vervolgens op de knop "Configure" om de instellingen van de File merger vast te leggen. Het instellen van de File merger wordt beschreven in de bijlage 'Gebruik File Merger'.
7. Instellingen printen
Na het aanmaken van databestanden kan vanuit d-basics een pandakte worden afgedrukt. Bij punt 7 in het scherm van de exportmodule kunnen de hierbij te hanteren instellingen worden vastgelegd:
•Automatisch pandakte afdrukken
Selecteer deze optie indien de pandakte automatisch moet worden geprint na het aanmaken van databestanden
•Taal
Selecteer hier de taal waarin de pandlijst moet worden geprint
•Bijlage afdrukken
Selecteer deze optie indien bij het printen van de pandakte ook de bijlage met specificatie van openstaande posten/facturen moet worden afgedrukt.
•Niet financierbare posten wel op pandakte afdrukken
Selecteer deze optie indien de met behulp van filters uitgesloten openstaande posten/facturen toch op de pandlijst moeten worden afgedrukt.
III. Aanmaken en versturen databestanden
Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.
Stap 1: Selecteren te verzenden nieuwe facturen
Bij een Telefactoring contract moeten alleen de nieuwe facturen worden opgestuurd. D-basics registreert daarom welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen die sinds de laatste verzendactie aangemaakt zijn. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 4 van de exportmodule). Doe dit slechts indien de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.
Stap 2: Instellen filters
Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 5 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.
Opmerkingen:
•Het komt voor dat gegevens uit één boekhoudadministratie moeten worden opgesplitst omdat ze betrekking hebben op meerdere factorcontracten. In dit geval moeten er in d-basics evenveel administraties worden aangemaakt als er factorovereenkomsten zijn. Vervolgens moet met behulp van filters voor ieder van deze d-basics administraties worden aangegeven welke informatie in de databestanden moet worden opgenomen. Om dit proces te vereenvoudigen biedt d-basics de mogelijkheid tot het kopiëren van administraties. •Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het facturen filter zal bij iedere exportactie opnieuw moeten worden ingesteld. |
Stap 3: Aanmaken databestanden
Na het doorlopen van stap 1 en 2 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:
•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?
Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden verstuurd.
•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?
Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta. Het is niet mogelijk export bestanden aan te maken voordat alle codes in het boekhoudpakket moeten aan een ISO code zijn gekoppeld.
Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.
Stap 4: Verzenden van de gegevens via Speedata
Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden', verschijnt na het aanmaken van de databestanden de vraag of de Speedata website moet worden opgestart. Via deze website kunnen de databestanden naar ABN AMRO Commercial Finance Nederland worden verstuurd. Doorloop hiervoor de volgende stappen:
•Selecteren taal
Selecteer de door u gewenste taal.
•Inloggen
Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
•Selecteren rekening
Selecteer de rekening waarvoor u nieuwe gegevens wenst door te sturen.
•Keuze upload methode
Ga via de knoppen 'Algemeen', 'EDI bestanden' naar het scherm voor de keuze van de upload methode.
•Verzenden bestanden
Verzend de door d-basics aangemaakte databestanden op de manier zoals beschreven in de handleiding van Speedata. De map waar telkens naar wordt verwezen in de handleiding van Speedata is dezelfde als de door d-basics gebruikte export map.
Opmerkingen:
•De mogelijkheid tot het handmatig versturen van databestanden via de Speedata website is alleen van belang indien geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot versturen vanuit d-basics. •Indien de computer waarop de databestanden worden opgeslagen, geen toegang tot Internet heeft, moeten de databestanden via het netwerk of met behulp van een floppy naar een computer worden gekopieerd die wel met Internet is verbonden. |
Stap 5: Printen pandakte
Na het digitaal versturen van de pandgegevens moet een papieren pandakte worden geprint en per post naar ABN AMRO Commercial Finance worden gestuurd. De afgiftenummers op de verstuurde pandaktes moeten elkaar opvolgen. Hiertoe wordt door d-basics het afgiftenummer telkens na het printen van een pandakte automatisch opgehoogd. Indien tussentijds pandaktes zijn geprint die niet zijn opgestuurd, moet het afgiftenummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het afgiftenummer in dat 1 hoger is dan dat van de laatst opgestuurde pandakte.
Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log
Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:
•Overzicht
De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.
•Log
De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'