Exportmodule EDIFACT-INVOIC

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule waarmee facturen in het EDIFACT-INVOIC formaat kunnen worden opgeslagen. De volgende onderwerpen zullen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, EDIFACT-INVOIC

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van facturen in het EDIFACT-INVOIC formaat verlopen via het scherm 'Exportmodule EDIFACT-INVOIC'. Dit scherm kan worden opgeroepen via de menu opties 'Exporteren', 'EDIFACT-INVOIC'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. De instellingen van de exportmodule

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

•De export map

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte EDIFACT-INVOIC bestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerking:

Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket EDIFACT-INVOIC bestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken.

•De basisgegevens

Vul bij punt 2 in het scherm van de exportmodule de volgende gegevens in:

•Zender nummer

Vul hier het nummer in dat is toegewezen door de partij die de facturen in EDIFACT-INVOIC formaat wenst te ontvangen (dit nummer wordt door de ontvanger gebruikt om facturen aan leveranciers te koppelen en moet daarom uniek zijn).

•Zender naam

Vul hier de naam in van de onderneming die de facturen in EDIFACT-INVOIC formaat verstuurt.

•Ontvanger naam

Vul hier de naam in van de onderneming die de facturen in EDIFACT-INVOIC formaat ontvangt.

•EDI Referentie

Vul hier de EDI referentie in.

•Bericht Referentie

Vul hier de EDI referentie in.

•Instellingen versturen

De door d-basics aangemaakte EDIFACT-INVOIC bestanden kunnen automatisch worden verstuurd. Leg hiervoor de volgende instellingen vast:

•Automatisch EDIFACT-INVOIC bestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics de EDIFACT-INVOIC bestanden direct na het aanmaken automatisch moet versturen.

•Mail server

Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

•E-mail afzender

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

•E-mail ontvanger data

Vul hier het e-mail adres in waar de EDIFACT-INVOIC bestanden naar toe moeten worden gestuurd.

•E-mail bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de EDIFACT-INVOIC bestanden - naar toe moeten worden gestuurd.

III. Het aanmaken en versturen van EDIFACT-INVOIC bestanden

Doorloop voor het aanmaken en versturen van de EDIFACT-INVOIC bestanden de volgende stappen:

Stap 1: Inlezen boekhoudgegevens

Bij het openen van het scherm van de exportmodule wordt de vraag gesteld of de boekhoudgegevens opnieuw moeten worden ingelezen. Importeer de gegevens opnieuw indien er is geboekt in het boekhoudpakket sinds de laatste import actie.

Stap 2: Controleren volgnummer

De volgnummers van de verstuurde EDIFACT-INVOIC bestanden moeten elkaar opvolgen. Hiertoe wordt het volgnummers telkens na het versturen van een bestand automatisch door d-basics verhoogd. Indien tussentijds EDIFACT-INVOIC bestanden werden aangemaakt die niet zijn opgestuurd, kan het volgnummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het volgnummer in dat 1 cijfer hoger is dan dat van het laatst opgestuurde EDIFACT-INVOIC bestand.

Stap 3: Selecteren facturen

D-basics registreert welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 3 van de exportmodule). Doe dit slechts indien de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.

Stap 4: Instellen filters

Met behulp van het debiteurenfilter kan worden aangegeven van welke debiteur facturen moeten worden geëxporteerd in EDIFACT-INVOIC formaat. Sluit hiervoor alle debiteuren uit van verzending behalve de debiteur waarvoor elektronische facturen moeten worden aangemaakt! Vervolgens kan met behulp van het facturenfilter een selectie worden gemaakt van facturen die moeten worden geëxporteerd. Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Let op!

Standaard exporteert d-basics alle openstaande posten van alle debiteuren en slaat deze op in één EDIFACT-INVOIC bestand. Omdat men over het algemeen slechts van één debiteur de facturen wil opslaan in een EDIFACT-INVOIC bestand is het van groot belang dat met behulp van het debiteurenfilter betreffende debiteur wordt geselecteerd (door de overige debiteuren uit te sluiten).

De geselecteerde debiteur moet dezelfde zijn als de debiteur waarvan de gegevens zijn ingevuld bij de instellingen onder punt 2 van het scherm van de exportmodule.

Stap 5: Aanmaken EDIFACT-INVOIC bestanden

Na het selecteren van de juiste debiteur(en) kan de opdracht tot het aanmaken van EDIFACT-INVOIC bestanden worden gegeven door op de knop 'Start' te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de EDIFACT-INVOIC bestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de EDIFACT-INVOIC bestanden worden aangemaakt.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de EDIFACT-INVOIC bestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Bij het aanmaken van EDIFACT-INVOIC bestanden wordt gecontroleerd of alle in het boekhoudpakket gebruikte codes zijn gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO codes. Indien niet alle codes zijn gekoppeld is het niet mogelijk EDIFACT-INVOIC bestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de EDIFACT-INVOIC bestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 6: Versturen van de gegevens

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen EDIFACT-INVOIC bestanden', moet na het aanmaken van de EDIFACT-INVOIC bestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de EDIFACT-INVOIC bestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

Stap 7: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de EDIFACT-INVOIC bestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de EDIFACT-INVOIC bestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'