Exportmodule DirectPay

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor DirectPay, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, DirectPay

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule DirectPay'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1. De exportdirectory

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerking:

Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken.

2. De basisgegevens

Vul bij punt 2 de volgende - door DirectPay verschafte - gegevens in:

•Entiteit-ID

•Entiteit-code

•Sleutel

3. Selectie te versturen gegevens

De exportmodule voor DirectPay kan twee soorten databestanden aanmaken; 'openstaande posten' of 'openstaande posten inclusief factuurregels'. Selecteer bij punt 3 het gewenste type export bestanden, dit is afhankelijk van hetgeen is afgesproken met DirectPay.

4. Instellingen versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden worden via Internet naar DirectPay gestuurd. De instellingen die hiervoor moeten worden gebruikt moeten bij punt 6 worden vastgelegd. De in te voeren gegevens zijn:

•Automatisch versturen

Selecteer de optie 'Automatisch databestanden versturen' indien d-basics direct na het aanmaken van de databestanden de gegevens automatisch moet versturen.

•FTP Server

De databestanden worden via een FTP server naar DirectPay verstuurd. Het adres van de FTP server die hier standaard voor moet worden gebruikt is reeds ingevuld. Het is mogelijk een alternatief (IP)adres in te vullen, doe dit echter altijd in overleg met DirectPay.

•Gebruikersnaam en wachtwoord

Bij het versturen van gegevens moet een naam en wachtwoord worden opgegeven. Vul hier de door DirectPay verschafte inlog gegevens in.

III. Aanmaken en versturen databestanden

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken en versturen van databestanden. Deze stappen moeten telkens opnieuw worden doorlopen wanneer informatie naar DirectPay moet worden verstuurd:

Stap 1: Importeren informatie

Bij het openen van de exportmodule wordt de vraag gesteld of d-basics de gegevens uit het boekhoudpakket moet importeren. Importeer de gegevens indien sinds de laatste importactie boekingen zijn verricht in het boekhoudpakket.

Stap 2: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Opmerking:

Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het facturen filter zal bij iedere exportactie opnieuw moeten worden ingesteld.

Stap 3: Aanmaken databestanden

Na het doorlopen van stap 1 en 2 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 4: Versturen van de gegevens

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden' moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

Stap 5: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'

Opmerkingen:

•De in het log weergeven fouten kunnen worden verholpen door in het boekhoudpakket de informatie in kwestie aan te passen.

•Met het oog op de prestaties van d-basics worden 'Error- en Truncatemeldingen' slechts geregistreerd indien de optie 'Log Error/Truncatemessages' is geselecteerd.