<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  »No topics above this level« Exportmodule Dexia Factors

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Dexia Factors, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

 

•Het openen van de exportmodule

 

•Het vastleggen van eenmalige instellingen

 

•Het aanmaken van de databestanden

 

I. Openen van de exportmodule

 

Menu opties: Exporteren, Dexia Factors

 

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Dexia Factors'. Dit scherm kan worden opgeroepen via de menuopties 'Exporteren', 'Dexia Factors'.

 

 

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

 

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

 

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

 

1. De exportdirectory

 

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics voor debiteurenbestanden de locatie 'C:\FOnLine\MyFiles\Debtors\' en voor facturen de locatie 'C:\FOnLine\MyFiles\Invoices\' gehanteerd.

 

 

 

2. De basisgegevens

 

Vul bij punt 2 in het scherm van de exportmodule de volgende gegevens in:

 

•Het bij de factorovereenkomst horende rekeningnummer (Dexia nummer)

•De bedrijfsnaam

•Het telefoonnummer

 

3. Keuze databestanden

 

D-basics kan twee soorten databestanden aanmaken:

 

•Openstaande posten

•Nieuwe facturen

 

Welke van deze bestanden moet worden aangemaakt is afhankelijk van het soort contract dat met Dexia Factors is afgesloten.

 

Openstaande posten

 

Indien men een Openstaande posten contract heeft afgesloten moet de optie 'Openstaande posten' bij punt 3 in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. In dat geval zullen de volgende bestanden worden aangemaakt:

 

•Debiteuren NAW

•Openstaande posten bestand

 

Nieuwe facturen

 

Indien men een Nieuwe facturen contract heeft afgesloten moet de optie 'Nieuwe facturen' bij punt 3 in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. In dat geval zullen de volgende bestanden worden aangemaakt:

 

•Debiteuren NAW

•Nieuwe facturen bestand

 

4. Instellingen printen

Na het aanmaken van databestanden kan vanuit d-basics een pandakte worden afgedrukt. Bij punt 5 kunnen de hierbij te hanteren printinstellingen worden vastgelegd:

 

•Automatisch pandakte afdrukken

 

Selecteer deze optie indien de pandakte automatisch moet worden geprint na het aanmaken van databestanden

 

•Bijlage afdrukken

 

Selecteer deze optie indien bij het printen van de pandakte ook de bijlage met specificatie van openstaande posten/facturen moet worden afgedrukt.

 

•Niet financierbare posten wel op pandakte afdrukken

 

Selecteer deze optie indien de met behulp van filters uitgesloten openstaande posten/facturen toch op de pandakte moeten worden afgedrukt.

 

•Sorteervolgorde

 

Met behulp van de optie 'Sort' kan worden aangegeven in welke volgorde de openstaande posten op de pandakte moeten worden geprint. Standaard moeten de openstaande posten op factuurnummer worden gesorteerd.

 

III. Aanmaken databestanden

 

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.

 

Stap 1: Selecteren te verzenden nieuwe facturen

 

Bij een 'Nieuwe facturen' contract moeten alleen de nieuwe facturen worden verstuurd. D-basics houdt daarom bij welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de reeks van facturen die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 3 van de exportmodule). Doe dit alleen als de door d-basics gemaakte selectie niet goed is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.

 

 

Stap 2: Instellen filters

 

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

 

 

Stap 3: Aanmaken databestanden

 

Na het doorlopen van stap 1 en 2 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

 

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

 

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

 

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

 

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

 

 

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

 

Stap 4: Verzenden van de gegevens met 'Factoring Online'

 

De door d-basics aangemaakte databestanden moeten met behulp van 'Factoring Online' naar Dexia Factors worden gestuurd. Na het aanmaken van de databestanden wordt daarom de vraag gesteld of de website 'Factoring online' moet worden geopend. Druk op 'Ja' om de website te openen.

 

 

Stap 5: Printen pandakte

 

Het is mogelijk dat Dexia Factors naast de digitale bestanden ook vraagt om een papieren pandakte. De afgiftenummers op deze pandaktes moeten elkaar opvolgen. Hiertoe wordt het afgiftenummer telkens na het printen van een pandakte automatisch door d-basics verhoogd. Indien tussentijds pandaktes werden afgedrukt die niet zijn opgestuurd, kan het afgiftenummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het afgiftenummer in dat 1 cijfer hoger is dan dat van de laatst opgestuurde pandakte.

 

Pandaktes worden automatische geprint als de optie "Automatisch pandakte afdrukken" is geselecteerd. Is dit niet het geval dan kan via de knop "Printen" handmatig de opdracht tot het afdrukken van de pandakte worden gegeven.

 

Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log

 

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

 

•Overzicht

 

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

 

•Log

 

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'