Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Creditsafe (3D Ledger), hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:
•Het openen van de exportmodule
•Het vastleggen van eenmalige instellingen
•Het aanmaken en versturen van de databestanden
Menu opties: Exporteren, Creditsafe (3D Ledger)
Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Creditsafe (3D Ledger)'. Dit scherm kan worden opgeroepen via de menuopties 'Exporteren', 'Creditsafe (3D Ledger)'.
Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.
II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen
Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
1. De exportdirectory
Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.
Opmerking: Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken. |
2. De basisgegevens
Vul bij punt 2 in het scherm van de exportmodule het klantnummer in dat u van Creditsafe heeft ontvangen.
3. databestanden
Het soort databestanden dat moet worden aangemaakt en verstuurd hangt af van de afspraken die hieromtrent zijn gemaakt met Creditsafe. Op basis van de informatie die uit het boekhoudpakket is gekopieerd kan d-basics de volgende databestanden aanmaken: 'MONTHLY', 'FULL' en 'INCREMENTAL'. Deze bestanden bevatten de volgende informatie:
'MONTHLY'
•Debiteuren NAW gegevens (slechts van de debiteuren met openstaande posten)
•Gegevens van de openstaande posten (facturen)
'FULL'
•Debiteuren NAW gegevens (slechts van de debiteuren met openstaande posten)
•Alle debiteurenmutaties die gedurende afgelopen 12 maanden en de lopende maand hebben plaatsgevonden
'INCREMENTAL'
•Debiteuren NAW gegevens (slechts van de debiteuren met openstaande posten)
•Alle debiteurenmutaties die sinds de voorgaande upload hebben plaatsgevonden
4. Instellingen automatisch versturen
De door d-basics aangemaakt databestanden kunnen automatisch naar Creditsafe worden verstuurd. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden ingevuld:
•Automatisch versturen
Selecteer deze optie indien databestanden direct na het aanmaken automatisch moeten worden verstuurd. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken.
•Keuze verzendmethode
Databestanden kunnen op twee verschillende manieren worden verstuurd: per e-mail of via (S)FTP. Kies voor het automatisch versturen van databestanden de gewenste verzendmethode en vul de gevraagde gegevens / instellingen in.
INSTELLINGEN E-MAIL
Voor het versturen via e-mail moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
oVerstuur methode
Selecteer hier de methode (SMTP of Outlook) die moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail. De aanbevolen methode is "Outlook"
oMailserver (alleen bij SMTP)
Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) mail server die moet worden gebruikt voor het versturen van de e-mail. Doorgaans is dit de mailserver van de Internet provider, het is ook mogelijk een binnen het netwerk aanwezige mailserver te gebruiken.
SMTP Authenticatie
Soms is authentificatie vereist om te kunnen versturen via een SMTP server. Selecteer in dit geval de optie 'SMTP authentificatie' en vul de 'Gebruikersnaam' en het 'Wachtwoord' waarmee kan worden ingelogd op de SMTP server.
oE-mail adres afzender
Vul hier uw eigen e-mail adres in.
oE-mail adres ontvanger data
Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.
oE-mail adres bevestiging
Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd. Vaak het e-mailadres van degene die de verstuurde databestanden moet verwerken.
INSTELLINGEN (S)FTP
Voor het versturen via (S)FTP moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
oHost (FTP server)
Vul hier het (IP) adres in van de FTP server waar de gegevens naar toe moeten worden gestuurd, of selecteer het juist (IP)adres uit de lijst van eventueel geboden alternatieven.
oPoort (SFTP)
Geef aan via welke poort de SFTP verbinding moet worden opgebouwd, standaard is dit poort 22.
oGebruikersnaam en wachtwoord
Bij het versturen via (S)FTP moet worden ingelogd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze informatie wordt verschaft door Creditsafe en moet exact worden overgenomen in de daarvoor bedoelde invulvakken.
oPrivate key
In sommige gevallen wordt gebruik gemaakt van een sleutel (Private key) voor het versleutelen van de informatie. Deze sleutel bestaat uit een Private key bestand en een Private key wachtwoord, beide worden verschaft door Creditsafe. Selecteer voor het gebruiken van deze sleutel de optie "Gebruik private key", vul de locatie in waar het "Private key bestand" zich bevindt (kopieer het bestand eerst naar een locatie op de harde schijf) en vul het "Private key wachtwoord" in.
Opmerkingen: •Via de knop 'Test FTP' kan worden gecontroleerd of d-basics met behulp van de ingevoerde gegevens een verbinding met de FTP server kan opbouwen. Deze test is alleen beschikbaar voor SFTP verbindingen. •Het wachtwoord voor het inloggen op de FTP server is doorgaans niet hetzelfde als het wachtwoord van de Private key. |
III. Aanmaken en versturen van databestanden
Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.
Stap 1: Instellen filters
Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moet worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.
Opmerking: Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het openstaande posten filter zal bij iedere export-actie opnieuw moeten worden ingesteld. |
Stap 2: Aanmaken databestanden
Na het instellen van de filters kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:
•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?
Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.
•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?
Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.
Opmerking: Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken. |
Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.
Stap 3: Verzenden databestanden
De door d-basics aangemaakte databestanden worden via e-mail naar Creditsafe (3D Ledger) gestuurd. Indien geen gebruik wordt gemaakt van de optie 'Automatisch versturen databestanden', moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.
Stap 4: Raadplegen van Overzicht en Log
Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:
•Overzicht
De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.
•Log
De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'