Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule Creditline, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:
•Het openen van de exportmodule
•De instellingen van de exportmodule
•Het aanmaken en versturen van de databestanden
Menu opties: Exporteren, Credit Management
Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'd-basics Credit management'.
Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.
II. De instellingen van de exportmodule
Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
•De export map
Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.
Opmerking: Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken. |
•De gegevens van de afzender.
| Bij punt 2 kan een aantal aantal gegevens van de afzender worden ingevoerd. Voer hier steeds de gegevens in die betrekking hebben op de boekhoudadministratie waaruit d-basics de gegevens importeert. |
•Gegevens van de ontvanger
| Bij punt drie kan een aantal gegevens van de ontvanger (veelal een bank) worden ingevoerd. Vul deze gegevens in of selecteer via het uitvouwmenu de betreffende ontvanger. |
•Instellingen e-mail
Belangrijk:
Voor het versturen van bestanden is een Internetaansluiting en een e-mail account vereist. |
De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen via e-mail naar de (externe) partij worden gestuurd. De hierbij te gebruiken instellingen moeten bij punt 5 worden ingevoerd:
1.Automatisch databestanden versturen
Selecteer deze optie indien d-basics direct na het aanmaken de databestanden automatisch moet versturen.
2.Netwerkverbinding
Selecteer hier de inbelverbinding die door d-basics moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail. Zie voor het instellen van de inbelverbinding de algemene handleiding van d-basics.
Belangrijk:
Laat de te gebruiken netwerkverbinding op <geen> staan indien deze verbinding via uw netwerk (LAN / Proxy) kan worden opgebouwd. |
3.Selecteren en instellen verzendmethodiek
d-basics kan op twee verschillende manieren e-mail versturen, via een SMTP server of met behulp van Outlook. Selecteer de gewenste verzendmethode en vul vervolgens de benodigde instellingen in:
Mail server (enkel bij SMTP)
Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider. Als alternatief mag worden verwezen naar de interne mailserver, dit op voorwaarde dat deze op zodanig manier is ingesteld dat d-basics deze server als SMTP server kan gebruiken.
E-mail adres afzender (enkel bij SMTP)
Vul hier uw eigen e-mail adres in.
E-mail adres ontvanger
Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.
E-mail adres bevestiging
Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd.
Belangrijk: •Voor het versturen van e-mail wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van Outlook . Indien voor Outlook wordt gekozen is het vereist dat er op de computer een e-mailprogramma is geïnstalleerd dat volgens de geselecteerde methode e-mail verstuurt. Daarnaast is het van belang dat dit e-mailprogramma zodanig is ingesteld dat er ook daadwerkelijk e-mail mee kan worden verstuurd. •Vaak is het "e-mailadres ontvanger" en "e-mail adres bevestiging" al ingevuld, verander deze instellingen enkel in overleg met de ontvangende partij of de d-basics helpdesk |
4.Gebruik File merger
De file merger biedt de mogelijkheid tot het samenvoegen van databestanden uit meerdere administraties. Selecteer hiervoor de optie "Use File merger" en druk vervolgens op de knop "Configure" om de instellingen van de File merger vast te leggen. Het instellen van de File merger wordt beschreven in de bijlage 'Gebruik File Merger'.
III. Het aanmaken en versturen (of importeren) van databestanden
Doorloop voor het aanmaken en versturen van de databestanden de volgende stappen:
Stap 1: Inlezen boekhoudgegevens
Bij het openen van het scherm van de exportmodule wordt de vraag gesteld of de boekhoudgegevens opnieuw moeten worden ingelezen. Importeer de gegevens opnieuw indien er is geboekt in het boekhoudpakket sinds de laatste import actie.
Stap 2: Instellen filters
Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 5 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.
Opmerking: De instellingen voor filters worden door d-basics bewaard. Bij vervolgzendingen moet wel steeds opnieuw worden gecontroleerd of de instellingen nog kloppen. |
Stap 3: Aanmaken databestanden
De databestanden worden aangemaakt door op 'Start' te klikken. Bij het aanmaken van deze bestanden voert d-basics twee controles uit:
•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?
| Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt. |
•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?
| Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta. |
Opmerking: Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken. |
Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.
Stap 4: Versturen van de gegevens
Na het aanmaken van de databestanden biedt d-basics de mogelijkheid tot het versturen van de databestanden. Klik op 'Ja' om de databestanden automatisch via e-mail te versturen.
Opmerking: De databestanden zullen direct nadat ze zijn aangemaakt automatisch worden verstuurd indien de optie 'automatische versturen' is geselecteerd. |
Stap 5: Raadplegen van Overzicht en Log
De tweede en derde tab van de export module bieden een overzicht van de verrichtingen van d-basics:
•Overzicht
| De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de export bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond. |
•Log
| De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand' |
Opmerkingen: •De in het log weergeven fouten kunnen worden verholpen door in het boekhoudpakket de informatie in kwestie aan te passen. •Met het oog op de prestaties van d-basics worden 'Error- en Truncatemeldingen' slechts geregistreerd indien de optie 'Log Error/Truncatemessages' is geselecteerd. |