Exportmodule Coface

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Coface, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, Coface

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Coface'. Dit scherm kan worden opgeroepen via de menu opties 'Exporteren', 'Coface'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. De instellingen van de exportmodule

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1. De export map

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerking:

Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken.

2. De basisgegevens

Vul bij punt 2 in het scherm van de exportmodule de volgende gegevens in:

•Rekeningnummer

Vul het rekeningnummer in dat hoort bij de factorovereenkomst.

•Het afgiftenummer

Verzendingen moeten doorlopend worden genummerd. Het afgiftenummer wordt daarom automatisch opgehoogd na het versturen van gegevens. Indien bij het versturen een fout is opgetreden en de gegevens hierdoor niet door Coface zijn verwerkt moet het afgiftenummer bij de eerst volgende verzending handmatig worden gecorrigeerd (één hoger dan laatste succesvol verlopen verzending).

3. Contract type

D-basics kan twee soorten databestanden aanmaken:

•Openstaande posten bestanden

•Mutatie bestanden (Entwickler, alleen voor Coface Duitsland)

Het type bestanden dat moet worden aangemaakt is afhankelijk van hetgeen hieromtrent is afgesproken met Coface

Openstaande posten

Indien men is overeengekomen dat de openstaande posten moeten worden aangeleverd, dan moet de optie 'Openstaande posten' bij punt 2b in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. D-basics zal in dat geval de volgende bestanden aanmaken:

•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)

•Openstaande posten bestand

Mutatie bestand

Indien men is overeengekomen dat de debiteurenmutaties moeten worden aangeleverd, dan moet de optie 'Entwickler' bij punt 2b in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. D-basics zal in dat geval een bestand aanmaken met de mutaties die zich hebben voorgedaan sinds de laatste keer dat de mutaties naar Coface zijn verstuurd.

Hierbij worden de volgende extra opties geboden (gebruik deze alleen op verzoek van Coface):

•Incl. deb/osp

Hiermee kan worden ingesteld dat bij het versturen van het mutatiebestand ook bestanden met de N.A.W. gegevens en openstaande posten worden meegestuurd.

•Gebruik valutacode

Met deze optie kan worden ingesteld dat enkel mutaties in een bepaalde valuta in het mutatiebestand worden opgenomen, mutaties in andere valuta's worden in dit geval niet in het mutatie bestand opgenomen. Deze instelling moet worden gebruikt in combinatie met de optie "Generate export file per currency code".

4. Opties

Controleer bij punt 3 de volgende instellingen:

•Alle debiteuren exporteren

Standaard worden alleen de adresgegevens geëxporteerd van debiteuren waarbij openstaande posten zijn aangetroffen. Selecteer de optie "Alle debiteuren exporteren" indien de adresgegevens van alle debiteuren moeten worden verstuurd.

•Generate export file per currency code

Standaard worden alle openstaande posten - ongeacht de valuta waarin is gefactureerd - opgeslagen en verstuurd in één databestand. Via de optie "Generate export file per currency code" kan worden ingesteld dat in de databestanden slechts de mutaties worden opgenomen die in een bepaalde valuta zijn geboekt. Selecteer hiervoor de optie "Generate export file per currency code" en kies vervolgens bij "Gebruik valuta code" de gewenste valuta. Let op, indien voor meerdere valuta aparte databestanden moeten worden aangemaakt moet voor iedere valuta een aparte administratie worden aangemaakt in d-basics.

5. File merger

De File merger biedt de mogelijkheid databestanden van verschillende administraties samen te voegen. Selecteer hiervoor de optie "Use File merger" en druk vervolgens op de knop "Configure" om de instellingen van de File merger vast te leggen. Het instellen van de File merger wordt beschreven in de bijlage 'Gebruik File Merger'

6. Instellingen versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden kunnen automatisch naar Coface worden verstuurd. Leg hiervoor de volgende instellingen vast:

•Automatisch databestanden versturen

Selecteer deze optie indien d-basics de databestanden direct na het aanmaken automatisch moet versturen.

•Instellingen e-mail

Selecteer de optie "E-mail" indien de gegevens met behulp van e-mail moeten worden verstuurd, vul daarna de volgende gegevens in:

Send using Microsoft Outlook

Selecteer deze optie indien voor het versturen van e-mail gebruik moet worden gemaakt van de Outlook e-mail cliënt. In dit geval zullen de instellingen van Outlook worden gebruikt en hoeven de overige e-mail instellingen niet te worden ingevuld.

Opmerking:

Voor het gebruiken van deze optie moet Outlook zijn geïnstalleerd op de computer waarop d-basics wordt geïnstalleerd. Verder moet Outlook zodanig zijn ingesteld dat er e-mail mee kan worden verstuurd.

Indien geen gebruik wordt gemaakt van Outlook vul dan de volgende instellingen in:

Mail server

Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

E-mail afzender

Vul hier uw eigen e-mail adres in.

E-mail ontvanger data

Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

E-mail bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moet worden gestuurd.

Gebruik SMTP authentificatie

Selecteer de optie "Gebruik SMTP authentificatie" als bij het versturen van e-mail - ter authentificatie - moet worden ingelogd op de mailserver en vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in.

•Instellingen FTP

Selecteer de optie "FTP" indien de gegevens via FTP moeten worden verstuurd, vul daarna de volgende gegevens in:

FTP server

Selecteer hier het adres van de FTP server waar de gegevens naar toe moeten worden gestuurd of vul dit adres in.

Gebruikersnaam en wachtwoord

Bij het versturen van gegevens moet worden ingelogd op de FTP server. U heeft hiervoor van Coface een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Neem deze gegevens exact over in de daarvoor bedoelde invulvakken.

•Instellingen SFTP

Bij SFTP worden de gegevens - anders dan bij FTP - versleuteld verstuurd zodat onbevoegden ze niet kunnen raadplegen. Selecteer de optie "SFTP" indien de gegevens via SFTP moeten worden verstuurd en vul vervolgens de volgende gegevens in:

Host en Port

Vul hier het (IP) adres in van de FTP server waar de gegevens naar toe moeten worden gestuurd. Vul verder de poort in waarlangs de SFTP verbinding moet worden opgebouwd (standaard is dit poort 22).

Gebruikersnaam en wachtwoord

Private key

Bij het versturen via SFTP wordt gebruik gemaakt van een sleutel (Private key) voor het versleutelen van de informatie. Deze sleutel wordt verschaft door Coface. Selecteer voor het gebruiken van deze sleutel de optie "Gebruik private key", vul de locatie in waar het "Private key bestand" zich bevindt en vul het "Private key wachtwoord" in (bestand en wachtwoord worden beide door Coface verschaft).

III. Het aanmaken en versturen van databestanden

Doorloop voor het aanmaken en versturen van de databestanden de volgende stappen:

Stap 1: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4a in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Stap 2: Aanmaken databestanden

Na het instellen van de filters kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de knop 'Start' te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Instellingen en ISO codes

In eerste instantie wordt gecontroleerd of de instellingen van d-basics kloppen, hierbij wordt naar de volgende zaken gekeken:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden aangemaakt.

•Zijn de land-, taal- en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

•Koppelen mutaties

In het mutatiebestand wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten mutaties (hierna mutatietypes genoemd). Iedere door d-basics uit het boekhoudpakket geïmporteerde mutatie in het debiteurenbestand moet aan een mutatietype worden gekoppeld.

Waar mogelijk doet d-basics dit automatisch op basis van in het programma opgenomen standaardregels. Het komt echter voor dat mutaties worden aangetroffen die niet op basis van deze standaardregels aan een mutatietype kunnen worden gekoppeld. In dat geval wordt bij het aanmaken van het mutatiebestand automatisch het scherm "Koppelen mutatiecode aan CofacemutatieId" geopend waarmee de niet gekoppelde mutaties handmatig aan een mutatietype kunnen worden gekoppeld.

Doorloop voor het koppelen de niet gekoppelde mutaties de volgende stappen:

1.Selecteer via het uitvouwmenu "Coface mutatieteypId" het mutatietype waaraan een niet gekoppeld mutatie moet worden gekoppeld (deze worden getoond in de rechter kolom)

2.Selecteer in de kolom "Niet gekoppeld" (rechts) de mutatie(s) die aan het - tijdens stap 1 - geselecteerde mutatietype moet(en) worden gekoppeld

3.Druk op de knop toevoegen om de geselecteerde mutatie(s) naar de kolom "Gekoppeld" (links) te verplaatsen.

Herhaal deze stappen totdat alle mutaties aan een mutatietype zijn gekoppeld. Sluit daarna af door op "OK" te klikken.

•Aansluiting mutatie bestand

Na het koppelen van de mutaties wordt het mutatiebestand aangemaakt. Hierbij wordt gecontroleerd of de optelsom van de mutaties gelijk is aan het verschil tussen het 'oude' en het 'nieuwe' openstaande debiteurensaldo (debiteurensaldo op het moment van het aanmaken van het vorige mutatiebestand t.o.v. het debiteurensaldo op het moment van het aanmaken van het nieuwe debiteurenbestand). Als hierbij een verschil wordt aangetroffen verschijnt de volgende melding:

Klik in dit geval op "Ja", d-basics opent nu het scherm "Zahlungseingänge nachrichtlich" waarin dit verschil toegelicht kan worden (dit scherm kan handmatig worden geopend door op de knop "Extra info" te klikken):

Via dit venster kan het verschil worden toegelicht. Vul hiervoor bij de van toepassing zijnde categorieën het (verschil)bedrag in en geef desgewenst in het tekstveld een korte toelichting. Zorg er voor dat het verschil in z'n geheel wordt verklaard en druk daarna op "OK" om het venster te sluiten.

Opmerking:

Via de knop "Dag-voortgang" kan een scherm worden opgeroepen waarin de door d-basics aangetroffen mutaties worden weergegeven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen mutaties die nog moeten worden verstuurd en mutaties die al zijn verstuurd (tab "Historische deb. mutaties"). De mutaties die nog moeten worden verstuurd worden weergegeven per debiteur (tab "Debiteurenmutaties") en per mutatietype (tab "Totaalbedrag per mutatie")

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 3: Versturen van de gegevens

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden' moet na het aanmaken van de databestanden handmatig de opdracht tot het versturen van de databestanden worden gegeven. Druk hiervoor op de knop 'Versturen'.

Stap 4: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'