Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Fortis Commercial Finance Spanje, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:
•Het openen van de exportmodule
•Het vastleggen van eenmalige instellingen
•Het aanmaken en versturen van de databestanden
Menu opties: Exporteren, Fortis Commercial Finance Spanje
Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Fortis Commercial Finance Spanje'.
Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.
II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen
Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
1.De exportdirectory
Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.
Opmerkingen:
•D-basics slaat de naar Fortis Commercial Finance Spanje te versturen bestanden op in de hierboven genoemde map. Vanuit deze map moeten de databestanden naar Fortis Commercial Finance Spanje worden verstuurd. •Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte exportdirectory te gebruiken. |
2.Bedrijfsgegevens
Vul bij punt 2 de volgende gegevens in:
•Klantnummer
•Contractnummer (het bij de factorovereenkomst horende klantnummer, bestaande uit 4 cijfers)
•Klantnaam
•Contractvaluta
3.Keuze databestanden
D-basics kan twee soorten databestanden aanmaken:
•Datafactoring (Openstaande posten)
•Telefactoring (nieuwe facturen)
Het type bestanden dat moet worden aangemaakt is afhankelijk van het soort contract dat is overeengekomen met Fortis Commercial Finance Spanje
Datafactoring (openstaande posten)
Indien men een Datafactoring contract heeft afgesloten moet de optie 'Datafactoring' bij punt 3 in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. In dat geval zullen de volgende bestanden worden aangemaakt:
•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)
•Openstaande posten bestand
Telefactoring (nieuwe facturen)
In het geval van een Telefactoring contract moet bij punt 3 de optie 'Telefactoring' worden geselecteerd. In dat geval zullen geval de volgende bestanden worden aangemaakt:
•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)
•Nieuwe facturen bestand
4. Instellingen automatisch versturen
De door d-basics aangemaakt databestanden worden via e-mail naar Fortis Commercial Finance Spanje verstuurd. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
•Automatisch databestanden versturen
Selecteer deze optie indien d-basics direct na het aanmaken de databestanden automatisch moet versturen.
•Gebruik Microsoft Outlook voor het versturen van e-mail
Selecteer deze optie indien voor het versturen van e-mail gebruik moet worden gemaakt van de Outlook e-mail cliënt. In dit geval zullen de instellingen van Outlook worden gebruikt en hoeven de overige e-mail instellingen niet te worden ingevuld.
Opmerking: Voor het gebruiken van deze optie moet Outlook zijn geïnstalleerd op de computer waarop d-basics wordt geïnstalleerd. Verder moet Outlook zodanig zijn ingesteld dat er e-mail mee kan worden verstuurd. |
Indien geen gebruik wordt gemaakt van Outlook vul dan de volgende instellingen in:
•Mail server (alleen bij SMTP)
Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.
•E-mail adres afzender (alleen bij SMTP)
Vul hier uw eigen e-mail adres in.
•E-mail adres ontvanger
Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.
•E-mail adres bevestiging
Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd.
5. Instellingen printen
Na het aanmaken van databestanden kan vanuit d-basics een cessie borderel worden afgedrukt. Bij punt 5 kunnen de hierbij te hanteren printinstellingen worden vastgelegd:
•Automatisch cessie borderel afdrukken
Selecteer deze optie indien de cessie borderel automatisch moet worden geprint na het aanmaken van databestanden
•Taal
Geef hier aan in welke taal het document moet worden afgedrukt (vooralsnog alleen Spaans beschikbaar).
•Bijlage afdrukken
Selecteer deze optie indien bij het printen van de cessie borderel ook de bijlage met specificatie van openstaande posten/facturen moet worden afgedrukt.
III. Aanmaken en versturen databestanden
Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.
Stap 1: Selecteren te verzenden nieuwe facturen
Bij een Telefactoring contract moeten alleen de nieuwe facturen worden opgestuurd. D-basics registreert daarom welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 4 van de exportmodule). Doe dit alleen als de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.
Stap 2: Instellen filters
Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 5 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.
Opmerkingen:
•Het komt voor dat gegevens uit één boekhoudadministratie moeten worden opgesplitst omdat ze betrekking hebben op meerdere factorcontracten. In dit geval moeten er in d-basics evenveel administraties worden aangemaakt als er factorovereenkomsten zijn. Vervolgens moet met behulp van filters voor ieder van deze d-basics administraties worden aangegeven welke informatie in de databestanden moet worden opgenomen. Om dit proces te vereenvoudigen biedt d-basics de mogelijkheid tot het kopiëren van administraties. •Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het facturen filter zal bij iedere exportactie opnieuw moeten worden ingesteld. |
Stap 3: Aanmaken databestanden
Na het doorlopen van stap 1 en 2 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:
•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?
Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden verstuurd.
•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?
Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.
Opmerking:
Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken. |
Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.
Stap 4: Versturen van de gegevens
databestanden worden automatisch verstuurd als de optie 'automatische versturen' is geselecteerd. Als geen gebruik wordt gemaakt van deze optie, moet na het aanmaken van de databestanden op de knop "Versturen" worden geklikt om deze te versturen.
Stap 5: Printen pandakte
Na het digitaal versturen van de pandgegevens moet een papieren pandakte worden geprint en per post naar Fortis Commercial Finance worden gestuurd. De afgiftenummers op de verstuurde pandaktes moeten elkaar opvolgen. Hiertoe wordt door d-basics het afgiftenummer telkens na het printen van een pandakte automatisch opgehoogd. Indien tussentijds pandaktes zijn geprint die niet zijn opgestuurd, moet het afgiftenummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het afgiftenummer in dat 1 hoger is dan dat van de laatst opgestuurde pandakte.
Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log
Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:
•Overzicht
De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.
•Log
De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'