Exportmodule BNP Paribas Factor (DE)

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor BNP Paribas Factor (DE), hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, BNP Paribas Factor (DE)'

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule BNP Paribas Factor (DE)'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1. De exportdirectory

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerkingen:

•D-basics slaat de databestanden op in de hierboven genoemde map. Vanuit deze map moeten de databestanden met behulp van Speedata naar BNP Paribas Factor (DE) worden verstuurd.

•Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte exportdirectory te gebruiken.

2. Bedrijfsgegevens

Vul bij punt 2 de volgende gegevens in:

•Cliëntnummer (het bij de factorovereenkomst horende klantnummer, bestaande uit 4 cijfers)

•Bedrijfsnaam

•Telefoonnummer

3. Keuze databestanden

D-basics kan twee soorten databestanden aanmaken:

•Finanz/Inhouse factoring (Openstaande posten)

•Full-Service factoring (Nieuwe facturen)

Het type bestanden dat moet worden aangemaakt is afhankelijk van het soort contract dat is overeengekomen met BNP Paribas Factor (DE).

Finanz/Inhouse factoring (openstaande posten)

Indien men een Finanz/Inhouse factoring contract heeft afgesloten moet de optie 'Finanz/Inhouse factoring' bij punt 3 in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. In dat geval zullen de volgende bestanden worden aangemaakt:

•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)

•Openstaande posten bestand

Full-Service factoring (nieuwe facturen)

Indien men een Full-Service factoring contract heeft afgesloten moet de optie 'Full-Service factoring' bij punt 3 in het scherm van de exportmodule worden geselecteerd. In dat geval zullen de volgende bestanden worden aangemaakt:

•Debiteurengegevens (naam, adres, woonplaats)

•Nieuwe facturen bestand

4. Instellingen automatisch versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden worden via Internet naar BNP Paribas Factor (DE) gestuurd. De instellingen die hierbij worden gebruikt moeten bij punt 6 worden ingevoerd. De in te voeren gegevens zijn:

•Automatisch versturen

Selecteer de optie 'Automatisch databestanden versturen' indien d-basics direct na het aanmaken van de databestanden de gegevens automatisch moet versturen.

•Webservice

De databestanden worden standaard via een (beveiligde) webservice naar BNP Paribas Factor (DE) gestuurd. Hiervoor moet een gebruikersnaam en wachtwoord worden ingevuld, deze informatie wordt door BNP Paribas Factor (DE) verschaft.

Proxy server

Selecteer de optie "Gebruik proxy server" indien via een proxy server moet worden verstuurd. De instellingen voor de proxy server worden via het scherm "Internet settings" ingevuld, dit scherm kan worden geopend via de knop "Proxy settings".

•Instellingen e-mail

Als alternatief kan worden gekozen bestanden via e-mail te versturen. Selecteer hiervoor de optie "E-mail" en vul daarna de volgende gegevens in:

Verzendmethode
Selecteer hier de methode (SMTP of Outlook) die moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail.

Opmerking:

De aanbevolen verzendmethode is "Outlook"

Mail server (alleen bij SMTP)
Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) Mail server van uw Internet provider.

E-mail adres afzender
Vul hier uw eigen e-mail adres in.

E-mail adres ontvanger
Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.

E-mail adres bevestiging

Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd.

III. Aanmaken en versturen databestanden

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.

Stap 1: Selecteren te verzenden nieuwe facturen

Bij een Full-Service factoring contract moeten alleen de nieuwe facturen worden opgestuurd. Het programma registreert daarom welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 3 van de exportmodule). Doe dit alleen als de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.

Stap 2: Afschriftnummer en (opnieuw) versturen NAW gegevens

•Afschriftnummer

Bij iedere verzending moet het daarmee corresponderen afschriftnummer worden ingevuld in het invulvak "Afschriftnummer". Als er geen afschriftnummer is ingevuld kan er niet worden verstuurd.

•Nieuwe debiteuren

De NAW gegevens van een debiteur mogen slecht één keer naar BNP Paribas Factor worden verstuurd. D-basics houdt daarom bij welke debiteuren al een keer zijn verstuurd en welke nog niet. De laatste worden gezien als 'nieuwe debiteuren'. En overzicht van de nieuwe debiteuren kan worden opgevraagd via de knop "Nieuwe debiteuren". De nieuwe debiteuren staan in de linker kolom, de debiteuren die al verstuurd zijn in de rechter.

Opmerking:

Een debiteur wordt pas verzonden zodra voor die debiteuren een openstaande vordering of nieuwe factuur is aangetroffen.

•Alle debiteuren versturen

De optie "Alle debiteuren versturen" biedt de mogelijkheid een complete lijst van debiteuren naar BNP Paribas Factor te sturen. In dit geval worden de NAW gegevens van alle debiteuren verstuurd, ook van de debiteuren waarvoor geen openstaande posten of nieuwe facturen zijn aangetroffen. Doe dit alleen bij aanvang van het factor contract en/of op expliciet verzoek van BNP Paribas Factor.

Stap 3: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Opmerkingen:

•Het komt voor dat gegevens uit één boekhoudadministratie moeten worden opgesplitst omdat ze betrekking hebben op meerdere factorcontracten. In dit geval moeten er in d-basics evenveel administraties worden aangemaakt als er factorovereenkomsten zijn. Vervolgens moet met behulp van filters voor ieder van deze d-basics administraties worden aangegeven welke informatie in de databestanden moet worden opgenomen. Om dit proces te vereenvoudigen biedt d-basics de mogelijkheid tot het kopiëren van administraties.

•Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het facturen filter zal bij iedere exportactie opnieuw moeten worden ingesteld.

Stap 4: Aanmaken databestanden

Na het doorlopen van stap 1 t/m 3 kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden verstuurd.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 5: Gegevens versturen

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden', verschijnt na het aanmaken van de databestanden de vraag of de Speedata website moet worden opgestart. Via deze website kunnen de databestanden naar BNP Paribas Factor (DE) worden verstuurd. Doorloop hiervoor de volgende stappen:

•Selecteren taal

Selecteer de door u gewenste taal.

• Inloggen

•Selecteren rekening

Selecteer de rekening waarvoor u nieuwe gegevens wenst door te sturen.

•Keuze upload methode

Ga via de knoppen 'Algemeen', 'EDI bestanden' naar het scherm voor de keuze van de upload methode.

•Verzenden bestanden

Verzend de door d-basics aangemaakte databestanden op de manier zoals beschreven in de handleiding van Speedata. De map waar telkens naar wordt verwezen in de handleiding van Speedata is dezelfde als de door d-basics gebruikte export map.

Opmerkingen:

•De mogelijkheid tot het handmatig versturen van databestanden via de Speedata website is alleen van belang indien geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot versturen vanuit d-basics.

•Voor een gedetailleerdere beschrijving van het gebruik van Speedata wordt verwezen naar de handleiding van Speedata zelf. In het bijzonder paragraaf 1.2 van deze handleiding gaat nader in op het versturen van bestanden met behulp van Speedata.

•Indien de computer waarop de databestanden worden opgeslagen, geen toegang tot Internet heeft, moeten de databestanden via het netwerk of met behulp van een floppy naar een computer worden gekopieerd die wel met Internet is verbonden.

Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'