Exportmodule ABN AMRO Bank

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor ABN AMRO Bank, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, ABN AMRO Bank

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule ABN AMRO Bank'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1. De exportdirectory

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerkingen:

•d-basics slaat de naar ABN AMRO Bank te versturen bestanden op in de hierboven genoemde map. Vanuit deze map worden de databestanden vervolgens naar ABN AMRO Bank verstuurd.

•Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte exportdirectory te gebruiken.

2. Rekeningnummer

Bij het versturen moet een uniek nummer worden meegegeven. Dit nummer bestaat uit vier cijfers en wordt door de bank verschaft. Vul dit nummer in bij punt 2 in de export module.

3. Keuze databestanden

Datafactoring (openstaande posten)

De exportmodule voor ABN AMRO Bank biedt slechts de mogelijkheid tot het aanmaken van databestanden met de openstaande vorderingen op de debiteuren (door ABN AMRO Bank ook wel datafactoring bestanden genoemd). Deze databestanden bevatten de volgende informatie:

•NAW gegevens debiteuren (naam, adres, woonplaats)

•Openstaande posten debiteuren (factuurbedrag, openstaand bedrag, factuurdatum, vervaldatum etc.)

4. Alle debiteuren versturen

Standaard worden alleen de gegevens van debiteuren met een openstaande vordering verstuurd. Via de optie "Alle debiteuren versturen" kan worden ingesteld dat de gegevens van alle debiteuren worden verstuurd (dus ook van de debiteuren zonder openstaande posten).

5. Instellingen automatisch versturen

De door d-basics aangemaakte databestanden moeten naar ABN AMRO Bank worden verstuurd. In aanvulling op de mogelijkheid om deze bestanden handmatig via de Speedata website te 'uploaden', biedt d-basics ook de mogelijkheid tot het automatisch versturen van de databestanden.

Hiertoe moeten de volgende instellingen worden gedaan:

•Automatisch versturen

Selecteer deze optie indien databestanden direct na het aanmaken automatisch moeten worden verstuurd. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken.

•Website of webservice

Bestanden kunnen op twee manieren worden verstuurd, via de Speedata website of via de Speedata webservice. Uiteindelijk zal de mogelijkheid tot het versturen via de Speedata website komen te vervallen, het wordt daarom aangeraden de optie "Webservice" te selecteren. Via de knop "Test" kan worden gecontroleerd of d-basics op de juiste manier een verbinding kan opbouwen met met de Speedata webservice (dit is afhankelijk van de instellingen van uw firewall). Vul vóór het testen eerst de gebruikersnaam en het wachtwoord in, zie ook hierna.

•Gebruiker en wachtwoord

Bestanden worden via de Speedata website van ABN AMRO naar ABN AMRO Bank verstuurd. U heeft van ABN AMRO Bank gegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) ontvangen waarmee op deze website kan worden ingelogd. Indien de gebruikersnaam en het wachtwoord bij punt 6 worden ingevuld, kan d-basics het versturen automatisch afhandelen.

Opmerkingen:

•Indien van de optie 'automatisch versturen' gebruik wordt gemaakt hoeven de databestanden niet meer handmatig via de Speedata website te worden verstuurd.

•Indien het automatisch versturen onverhoopt niet lukt, wordt aangeraden eerst te proberen de bestanden handmatig via de Speedata website te versturen.

•Instellingen proxy server

Indien het uitgaande internetverkeer via een proxy server loopt moet de optie "Gebruik proxy server" worden geselecteerd. Vervolgens moeten de proxy instellingen worden ingevuld via het scherm "Internet settings". Zie ook "Internet settings".

III. Aanmaken en versturen databestanden

Deze paragraaf beschrijft stap voor stap het aanmaken van databestanden.

Stap 1: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of openstaande posten niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 5 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van deze filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Opmerking:

Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het openstaande posten filter zal bij iedere exportactie opnieuw moeten worden ingesteld.

Stap 2: Aanmaken databestanden

Na het instellen van de filters kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden kunnen worden verstuurd.

•Zijn de N.A.W. gegevens van de debiteuren volledig ingevuld?

Debiteuren waarvan de N.A.W. gegevens onvolledig zijn ingevuld zullen buiten de berekening van de bestedingslimiet vallen. Onvolledige N.A.W.gegevens worden daarom automatisch door d-basics gedetecteerd. In dit geval worden er twee mogelijkheden geboden: de gegevens incompleet versturen of het versturen afbreken.

Opmerkingen:

•Via de menu opties 'Overzichten', 'debiteuren', 'stamgegevens' kan een overzicht van de debiteuren worden opgevraagd. Met behulp van de optie 'Toon alleen debiteuren met onvolledig adres' kan een selectie worden gemaakt van de debiteuren met incomplete adresgegevens.

•Het wordt aangeraden voorafgaand aan het versturen de ontbrekende informatie - via het boekhoudpakket - te completeren. Importeer de gegevens vervolgens opnieuw in d-basics alvorens te versturen.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 3: Verzenden van de gegevens via Speedata

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de functie 'Automatisch versturen databestanden', verschijnt na het aanmaken van de databestanden de vraag of de Speedata website moet worden opgestart. Via deze website kunnen de databestanden naar ABN AMRO Bank worden verstuurd. Doorloop hiervoor de volgende stappen:

•Selecteren taal

Selecteer de door u gewenste taal.

•Inloggen

•Selecteren rekening

Selecteer de rekening waarvoor u nieuwe gegevens wenst door te sturen.

•Keuze upload methode

Ga via de knoppen 'Algemeen', 'EDI bestanden' naar het scherm voor de keuze van de upload methode.

•Verzenden bestanden

Verzend de door d-basics aangemaakte databestanden op de manier zoals beschreven in de handleiding van Speedata. De map waar telkens naar wordt verwezen in de handleiding van Speedata is dezelfde als de door d-basics gebruikte export map.

Opmerkingen:

•De mogelijkheid tot het handmatig versturen van databestanden via de Speedata website hoeft alleen te worden gebruikt als geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot automatisch versturen vanuit d-basics.

•Voor een gedetailleerdere beschrijving van het gebruik van Speedata wordt verwezen naar de handleiding van Speedata zelf. In het bijzonder paragraaf 1.2 van deze handleiding gaat nader in op het versturen van bestanden met behulp van Speedata.

Stap 4: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het logbestand van de exportmodule. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'