Menu opties: 'Modules', 'Collect', 'Incassotool.net', 'tab Communicatie'
Voor het aanmaken en versturen van een incasso opdracht moeten de volgende stappen worden doorlopen:
Stap 1: Open module Collect - Incassotool.net
Open via de hierboven genoemde menuopties de module Collect - Incassotool.net en druk op de knop 'Dossiers'
Stap 2: Selectie debiteur
Selecteer via het selectievak 'Debiteur' de debiteur waarvan één of meer vorderingen ter incasso moeten worden aangeboden en druk vervolgens - naast het vak 'Incassodossiers' - op de knop 'Toevoegen' om een incassodossier aan te maken.
Stap 3: Toevoegen facturen
Tijdens deze stap worden de facturen - die ter incasso moeten worden aangeboden - toegevoegd aan het incassodossier. Druk hiervoor - naast het vak 'Facturen' - op de knop 'Toevoegen' om een venster te openen waarin een toe te voegen factuur kan worden geselecteerd.
Selecteer in dit venster de toe te voegen factuur en druk op 'OK'. Er zal nu een venster worden geopend waarin een digitale kopie (bijvoorbeeld in pdf formaat) van betreffende factuur aan de geselecteerde factuur kan worden toegevoegd. Hierbij wordt de map geopend die via de tab "Opties" als standaard bestandslocatie is aangewezen. Selecteer de digitale kopie van de factuur die ter incasso moet worden aangeboden en klik op de knop 'Open' om het geselecteerde document toe te voegen.
Herhaal stap 3 voor iedere factuur die aan het incasso dossier moet toegevoegd
Stap 4: Toevoegen overige documenten
Naast een kopie van de factuur worden aan een incassodossier vaak documenten toegevoegd waaruit de historie van het debiteurenbeheer blijkt (bijvoorbeeld een kopie van de herinnering, aanmaning en sommatie). Deze documenten kunnen aan een individuele factuur of aan het complete incassodossier worden toegevoegd. Druk hiervoor - al naargelang het type document - naast het vak 'Incassodossiers' of het vak 'Facturen' op de knop 'Documenten'.
Klik vervolgens in het scherm documenten op de knop 'Document toevoegen', hiermee wordt het scherm 'Document' geopend:
•bij het toevoegen van een document aan het incassodossier wordt vervolgens een scherm geopend waarmee naar het toe te voegen document kan worden gebladerd. Blader naar het document en klik op de knop 'Open' om het document toe te voegen.
•bij het toevoegen van een document aan een factuur moet eerst worden aangegeven welk type document het betreft 'factuur' of 'Herinnering'. Selecteer hiervoor de van toepassing zijnde regel en klik op 'OK'. Blader vervolgens naar het toe te voegen document en voeg het toe.
Herhaal stap vier totdat alle relevante documenten zijn toegevoegd.
Stap 5: Versturen incasso opdracht.
Druk na het doorlopen van stappen 1 tot en met 4 op de knop "Versturen" om het incassodossier naar Incassotool.net te versturen. Log vervolgens in op de Incassotool.net website voor de verdere afhandeling van de incasso opdracht.