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Dieser Anhang beschreibt die erweiterten Einstellungen der Verbindung zwischen d-basics und Buchhaltungsprogrammen. d-basics aktiviert nur die für das jeweils angeschlossene Buchhaltungsprogramm erforderlichen Einstellungen. Es kann daher sein, dass einzelne im vorliegenden Kapitel beschriebene Elemente in d-basics nicht zur Verfügung stehen.

 

IMPORTIEREN VON REGISTERKARTEN

 

RK 1A1) DEBITORENUMMER

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn als Debitorenummer der Debitorsuchcode verwendet werden soll.

 

 

Markieren Sie diese Option, falls das gewählte Buchhaltungsprogramm eine 7-stellige Debitorenummer verwendet.

 

 

In manchen Fällen wird die Debitorenummer in zwei unterschiedlichen Feldern gespeichert. Markieren Sie diese Option im Falle, dass d-basics die im Feld „debcode“ gespeicherte Nummer anstelle der im Feld „debnr“ gespeicherten verwendet. (Diese Option betrifft nur Exact Globe 2000.)

 

RK 1A2) DEBITORFILTER

 

 

Filter lassen sich dazu nutzen, Daten aus Exportdateien auszuschließen. Auf Wunsch lässt sich ein gesondertes Feld – mit Filterinformationen – zu Filterungszwecken aus der Debitortabelle importieren.

 

RK 1A3) DEBITORIMPORTFELDER

 

 

Diese Option lässt sich dazu nutzen, drei zusätzliche Debitorfelder aus der Datenbank des Buchhaltungsprogramms zu importieren. Klicken Sie hierzu auf die entsprechenden Dropdown-Menüs und wählen Sie das gewünschte Feld.

Die aus den ausgewählten Feldern importierten Daten werden in d-basics gespeichert und lassen sich danach Exportdateien hinzufügen. Dies erfordert eine zusätzliche Einstellung, vgl. a. Export von Registerkarten, Unter-RK 2A) Debitor/Gläubiger

 

 

Wählen Sie diese Option, wenn d-basics die Daten in den Adressfeldern 1 und 2 miteinander kombinieren soll.

 

 

Wählen Sie diese Option, wenn der Ländercode beim Importieren von Daten aus der Buchhaltungssoftware nicht aktualisiert werden soll. Verwenden Sie diese Option immer dann, wenn manuelle Änderungen an Daten innerhalb von d-basics beim nächsten Import von Daten nicht überschrieben werden sollen.

 

 

Diese Option dient zur Aktivierung einer individuell zugeschnittenen Importfunktionalität. Verwenden Sie diese Option nur in enger Rücksprache mit dem d-basics-Helpdesk.

 

RK 1A4) ADRESSFELDER

 

 

Markieren Sie diese Option im Falle, dass d-basics Postleitzahlen aus Adressfeldern entfernen muss.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn d-basics die Postanschrift statt des Unternehmenssitzes importieren soll.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn d-basics Angeben zu Postleitzahl und Unternehmenssitz einem kombinierten Anschriftenfeld entnehmen soll. Die entnommenen Angaben werden in gesonderten Datenbankfeldern gespeichert.

 

 

Mitunter kann es vorkommen, dass Adressangaben in anderen als den Standardadressfeldern gespeichert sind. Nutzen Sie in einem solchen Falle diese Option zur Angabe dessen, in welchen Feldern die Daten gespeichert werden sollen. Bei Wahl dieser Option importiert d-basics die Adressdaten vom/von den alternative(n) Speicherort(en).

 

RK 1B1) RECHNUNGSNUMMER

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn die Debitor- und die Rechnungsnummer zu einer Zeichenkette zusammengefügt werden sollen. Die Debitorenummer geht dabei der Rechnungsnummer voraus.

 

 

Über diese Option lassen sich einzelne Zeichen aus Rechnungsnummern entfernen. Geben Sie hierzu die zu entfernenden Zeichen ein. Falls mehrere Zeichen entfernt werden sollen, sind diese mittels Semikolon voneinander zu trennen.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn den Rechnungsnummern (zu Sortierzwecken) führende Nullen hinzugefügt werden sollen.

 

 

Verwenden Sie diese Nummer zur Angabe des Datenbankfelds, aus dem die Rechnungsnummer importiert werden soll.

 

 

Beim Import nicht zugeordneter Rechnungen vermag d-basics die Rechnungsnummer aus dem Beschreibungsfeld auszulesen. Verwenden Sie diese Option zur Angabe der Zahl an Zeichen, die als ein Teil der Rechnungsnummer berücksichtigt werden sollen.

 

 

In Exportdateien verwendete Rechnungsnummern müssen eindeutig sein. Zuweilen kann es vorkommen, dass Rechnungen aus unterschiedlichen Büchern die gleiche Rechnungsnummer aufweisen. Markieren Sie in einem solchen Falle diese Option, um der Rechnungsnummer die Buchungsnummer hinzuzufügen. Da Bücher eindeutig bezeichnet sind, erhalten Sie hierbei auch eindeutige Rechnungsnummern.

 

 

In Exportdateien verwendete Rechnungsnummern müssen eindeutig sein. Da sich die Rechnungsnummer zu Beginn eines Rechnungsjahrs auf 1 zurücksetzen lässt, können Rechnungsdubletten auftreten. Markieren Sie in einem solchen Falle diese Option, mit der Sie der Rechnungsnummer die Jahreszahl hinzufügen. Hierbei erhalten Sie eindeutige Rechnungsnummern.

 

 

Diese Option bietet die Möglichkeit, die Rechnungsnummer aus dem Beschreibungsfeld auszulesen. Geben Sie die Zahl an Zeichen an, aus der eine Rechnung besteht.

 

 

Diese Option bietet die Möglichkeit, der Originalnummer einer Rechnung mit positiven Betrag  ein Zeichen oder auch mehrere voranzustellen. Um diese Option zu nutzen, geben Sie die Zeichen ein, die der Rechnungsnummer vorangestellt werden sollen.

 

 

Diese Option bietet die Möglichkeit, der Originalnummer einer Rechnung mit negativen Betrag ein Zeichen oder auch mehrere voranzustellen. Um diese Option zu nutzen, geben Sie die Zeichen ein, die der Rechnungsnummer vorangestellt werden sollen.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn die Finanzumwandlungsnummer (aus dem Buchhaltungsprogramm) als Rechnungsnummer verwendet werden soll.

 

RK 1B2) RECHNUNGSFILTER

 

 

Diese Option eröffnet die Möglichkeit, zusätzliche Daten – aus der Datenbanktabelle mit Angaben zu unbeglichenen Posten – zu Filterungszwecken zu importieren. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Feld, aus dem die Angaben importiert werden sollen.

 

 

Diese Option eröffnet die Möglichkeit, zusätzliche Daten – aus der Datenbanktabelle mit Rechnungsangaben – zu Filterungszwecken zu importieren. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Feld, aus dem die Angaben importiert werden sollen.

 

 

Beim Betätigen der Schaltfläche „Extra condition“ (Zusatzbedingung) wird ein Fenster geöffnet, in welchem Sie der Auswahlabfrage, die zur Auswahl von Rechnungsdaten aus der Datenbank des Buchhaltungsprogramms verwendet wird, zusätzliche Bedingungen hinzufügen können. Die Zusatzbedingungen müssen das Format eines SQL-Statements aufweisen.

 

RK 1B3) IMPORTFELDER RECHNUNGEN

 

 

Sie haben die Möglichkeit zum Import eines zusätzlichen Datumsfelds. Wählen Sie diese Option zur Bezeichnung des Datenbankfelds, aus dem dieses Zusatzdatum importiert werden soll.

 

 

Diese Option dient zur Aktivierung einer individuell zugeschnittenen Importfunktionalität. Verwenden Sie diese Option nur in enger Rücksprache mit dem d-basics-Helpdesk.

 

RK 1B4) IMPORTSCHRITTE

 

 

Rechnungen, die ein bestimmtes Höchstalter überschritten haben, werden nicht mehr importiert. Die diesbezügliche Voreinstellung lautet 60 Tage.

 

 

Ist diese Option markiert, werden nur die Rechnungen importiert. In diesem Falle werden die unbeglichenen Beträge übergangen, wodurch sich der Datenimport beschleunigt. Verwenden Sie diese Option nur dann, wenn Daten zu unbeglichenen Beträgen nicht benötigt werden.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn die Buchhaltungssoftware über kein Rechnungsmodul verfügt und unbeglichene Posten als Ersatz verwendet werden sollen.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn Rechnungen mit Rechnungsnummern, die nicht ausschließlich Ziffern enthalten, vom Import ausgeschlossen werden sollen.

 

 

In d-basics lässt sich anhand von Buchungsnummern festlegen, welche unbeglichenen Beträge importiert werden sollen. Verwenden Sie diese Nummer zur Angabe, welche Buchungsnummer(n) importiert werden sollen. Falls es mehrere Bücher zu berücksichtigen gilt, trennen Sie diese durch Komma.

 

 

In d-basics können Sie anhand des Dokumenttyps des jeweils unbeglichenen Betrages festlegen, welche unbeglichenen Beträge importiert werden sollen. Verwenden Sie diese Option zur Angabe, welche(r) Dokumenttyp(en) importiert werden sollen. Falls es mehrere Dokumenttypen zu berücksichtigen gilt, trennen Sie diese durch Komma.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn Rechnungen mit einem Rechnungsdatum importiert werden sollen, welches in der Zukunft liegt.

 

 

Mit dieser Option lässt sich der Import von Rechnungszeilen unterbinden.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn auch jene Rechnungen importiert werden sollen, welche im Buchhaltungsprogramm noch nicht abgeschlossen worden sind.

 

RK 1B5) FÄLLIGKEITSDATUM

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn keine Fälligkeitsdaten importiert werden sollen.

 

 

Geben Sie ein Standard-Fälligkeitsdatum in jenen Fällen ein, in denen sich das Fälligkeitsdatum nicht aus der Buchhaltungs-Software importieren lässt. Dieser Wert wird danach für alle Rechnungen verwendet.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn das Versanddatum als das Fälligkeitsdatum einer Rechnung angesehen werden soll. (Diese Einstellung gilt für Buchhaltungsprogramme für Reisebüros.)

 

RK 1B6) C/W/D

 

 

Markieren Sie diese Option, falls Datenbanken mit Scheckdaten zum Import der unbeglichenen Beträge verwendet werden sollen.

 

 

Verwenden Sie diese Option zur Angabe von Filterwerten, die zur Bezeichnung von Schecks verwendet werden sollen. Falls mehrere Werte eingegeben werden, sind diese durch Komma voneinander zu trennen.

 

RK 1B7) HISTORIE

 

 

d-basics bietet die Möglichkeit, Daten zu unbeglichenen Beträgen zu speichern. Geben Sie anhand dieser Option an, wie viele Daten zu Importereignissen überschrieben werden dürfen.

 

RK 1C) BÜCHER

 

 

Legen Sie anhand dieser Option fest, wie viele Jahre an Buchungsdaten importiert werden sollen.

 

RK 1D) ALLGEMEINES

 

 

Ist diese Option markiert, erstellt d-basics vor dem Importieren von Daten aus dem Buchhaltungsprogramm zunächst eine Kopie der Datenbankdateien. (Die kopierten Datenbankdateien werden dann zum Import von Daten herangezogen.)

 

REGISTERKARTE EXPORT

 

RK 2A) DEBITOR / GLÄUBIGER

 

 

In der Datenbank des ausgewählten Buchhaltungsprogrammes lassen sich mehrere Felder zum Speichern von Adressdaten verwenden. Wählen Sie im Falle, dass nicht nur Feld 1 importiert werden soll, die zu importierenden Felder.

 

 

In d-basics lassen sich zusätzliche Daten aus der Debitordatei das Buchhaltungsprogramms importieren. Klicken Sie hierzu auf das/die Dropdown-Menü(s) und wählen Sie die Position (das Feld) innerhalb der Exportdatei, die zur Speicherung der Daten verwendet werden soll. Diese Option lässt sich dazu nutzen, den von d-basics erstellten Exportdateien ergänzende Daten anzufügen (vgl. a. RK Import, Unter-RK 1A) Debitor/Gläubiger).

 

 

Für den Fall, dass eine Debitorenummer zu lang sein sollte und daher nicht in das gegebene Exportformat passt, besteht in d-basics die Möglichkeit, lediglich einen Teil dieser Debitorenummer zu verwenden. Geben Sie anhand dieser Option an, welche Zeichen verwendet werden sollen.

 

 

Verwenden Sie diese Option zum Entfernen von Zeichenketten aus Rechnungsnummern. im Falle mehrerer solcher Zeichenketten trennen sie diese durch Semikolon.

 

 

Standardmäßig versucht d-basics, USt-Nummern beim Speichern von Daten in Exportdateien zu korrigieren. Über diese Option lässt sich diese Funktion deaktivieren.

 

 

Ist diese Option markiert, stellt d-basics der USt-Nummer den jeweiligen Ländercode voran.

 

 

Über diese Option lassen sich dem Debitorenamen beim Speichern von Debitordaten in Exportdateien Daten aus einem Adressfeld hinzufügen. Wenn Sie diese Option nutzen möchten, geben Sie das Adressfeld an, das die hinzuzufügenden Daten enthält.

 

RK 2B) RECHNUNGEN / UNBEGLICHENE BETRÄGE

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn bei der Erstellung von Exportdateien als Rechnungsdatum das Fälligkeitsdatum verwendet werden soll.

 

 

Über diese Option lässt sich die Rechnungsnummer aus den Daten im Beschreibungsfeld ableiten. Geben Sie an, wie viele der ersten Zeichen im Beschreibungsfeld als Teil der Rechnungsnummer angesehen werden sollen.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn Debitorenummern (bei der Erstellung von Exportdateien) von führenden Nullen bereinigt werden sollen.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn alle Debitor, zu denen keine Daten vorliegen, als im Standardland wohnhaft angesehen werden sollen.

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn Exportdateien Rechnungen statt in Fremdwährung in der Standardwährung hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf „Settings“ (Einstellungen) und geben sie an, welche Währungen in der Standardwährung exportiert werden sollen. (Verschieben Sie die Währungen, die ersetzt werden sollen, in die linke Spalte.)

 

 

Verwenden Sie diese Option zum Entfernen von Zeichenketten aus Rechnungsnummern. Im Falle mehrerer solcher Zeichenketten trennen sie diese voneinander durch Semikolon.

 

 

Verwenden Sie diese Option zum Verkürzen von Rechnungsnummern, wenn deren Länge die in einer Exportdateien maximal zulässige Länge überschreitet. Geben Sie den Anfangspunkt und die Zahl der zu entfernenden Zeichen an.

 

 

Verwenden Sie diese Option, um Buchungsnummern aus Rechnungsnummern zu entfernen.

 

 

Verwenden Sie diese Option, um das Fälligkeitsdatum durch das Rechnungsdatum zu ersetzen, wenn Ersteres vor dem letztgenannten liegen sollte.

 

 

Ist diese Option markiert, hält d-basics fest, welche Rechnungen bereits versendet (Exportdateien hinzugefügt) worden sind.

 

 

Beim Abschluss eines Factoring-Vertrags verlangen manche Factoring-Unternehmen die Angabe aller unbeglichenen Beträge in einem New-Invoices-Dateiformat. Über diese Option lässt sich eine solche Exportdatei erstellen. Vergessen Sie nicht, diese Option wieder zu deaktivieren, sobald diese besondere Exportdatei erfolgreich an das Factoring-Unternehmen übermittelt worden ist!

 

 

Diese Option ist zusammen mit der zuvor erwähnten zu verwenden. Sie bietet – bei der Erstellung von Exportdateien - die Möglichkeit, den ursprünglichen Rechnungsbetrag durch den zum Zeitpunkt, da die Daten aus dem Buchführungsprogramm importiert werden, unbeglichenen Betrag zu ersetzen. Vergessen Sie nicht, diese Option wieder zu deaktivieren, sobald diese besondere Exportdatei erfolgreich an das Factoring-Unternehmen übermittelt worden ist!

 

RK 2C) INFOCODES

 

 

Markieren Sie diese Option, wenn die Infocode-Daten aus der Datenbank des Buchhaltungsprogramms importiert werden sollen. Der Infocode kann aus zwei Quellen bezogen werden: den Debitordaten sowie den Daten zu Rechnungen/unbeglichenen Beträgen.

 

Feld Debtor (Debitor)

 

Wählen Sie diese Option, wenn die Daten zum Infocode in der Debitortabelle gespeichert werden sollen. Geben Sie nun das Feld an, in welchem die Daten festgehalten werden sollen.

 

Feld Outstanding amount / invoice (Unbeglichener Betrag/Rechnung)

 

Wählen Sie diese Option, wenn die Daten zum Infocode in der Tabelle zu den Rechnungen oder unbeglichenen Beträgen gespeichert werden sollen. Geben Sie nun das Feld an, in welchem die Daten festgehalten werden sollen.

 

RK 2D1) GENERAL (ALLGEMEINES)

 

 

In Argentis-Exportdateien dient ein Schlüssel (OARid) zur eindeutigen Bezeichnung von Einträgen. Normalerweise besteht dieser Schlüssel aus Debitorenummer und Rechnungsnummer, die durch ein Leerzeichen voneinander getrennt sind. Das zu verwendende Leerzeichen lässt sich über diese Option ändern.

 

 

Ein eindeutiger Schlüssel kann führende Nullen enthalten. Markieren Sie in diesem Falle diese Option und geben Sie die Gesamtlänge des eindeutigen Schlüssels an.

 

RK 2D2) DEBTORS (DEBITOR)

 

 

Argentis-Exportfelder enthalten eine Reihe von freien Feldern. Geben Sie über diese Option an, welche zusätzliche Daten zum Ausfüllen dieser freien Felder importiert werden sollen.

 

RK 2D3) OUTSTANDING AMOUNTS (UNBEGLICHENE BETRÄGE)

 

 

Argentis-Exportfelder enthalten eine Reihe von freien Feldern. Geben Sie über diese Option an, welche zusätzliche Daten zum Ausfüllen dieser freien Felder importiert werden sollen.

 

REGISTERKARTE CLIEOP

 

RK 3) CLIEOP

 

 

In d-basics lassen sich zur Erstellung von CLIEOP-Dateien benötigte, ergänzende, und beschreibende Angaben importieren. Wählen Sie über dieses Dropdown-Menü die Datenbankfelder, aus denen diese Angaben importiert werden sollen.