Annexes > Les paramètres avancés du logiciel de comptabilité

Dans cette annexe nous décrivons les paramètres avancés afin d'établir le lien entre d-basics et le logiciel de comptabilité. Ces paramètres sont enregistrés dans l'écran 'Paramètres avancés' ; vous y accédez via les options du menu 'Administration', 'Logiciel de comptabilité', bouton 'Avancé'.

Cet écran se compose de plusieurs onglets. Ci-dessous vous trouvez la description des paramètres avancés.

ONGLET IMPORTER

Onglet 1A1) Numéro de débiteur

•Utiliser le code de recherche des débiteurs pour le numéro de débiteur.

Cochez l'option 'Utiliser le code de recherche des débiteurs pour le numéro des débiteurs ' si le code de recherche doit être utilisé comme numéro des débiteurs. Lors de la saisie des débiteurs, un champ supplémentaire est mémorisé pour le filtre.

•Le numéro des débiteurs se compose de 7 chiffres

Choisissez cette option quand vous utilisez des numéros à 7 chiffres.

•Utiliser le nouveau champ du numéro de débiteur.

Dans certains cas le numéro de débiteur est enregistré dans deux champs différents. Cochez cette option dans le cas où il faut créer des fichiers d'exportation en utilisant les valeurs du champ 'code des débiteurs' au lieu de celles du champ 'numéro des débiteurs'(Cette configuration est uniquement applicable sur Exact Globe 2000).

Onglet 1A2) Filtre débiteurs

•A l'aide des filtres, des informations concernant des débiteurs ou des factures spécifiques peuvent être exclues des fichiers d'exportation.

Sélectionnez ici un champ supplémentaire (du fichier des débiteurs) à saisir pour le filtre.

Onglet 1A3) Champs débiteurs à importer

•Saisir des champs supplémentaires des données des débiteurs.

Par le biais de cette option, il est possible de sélectionner, à partir du fichier des débiteurs, trois champs supplémentaires. Cliquez sur le menu et sélectionnez les fichiers désirés. L'information des champs sélectionnés est alors importée par d-basics, et peut être ajoutée à des champs libres dans les fichiers d'exportation. Pour cela il faut effectuer quelques manipulations qui sont décrites sous ONGLET EXPORTER, Sub Onglet 2A) Débiteurs/ Créditeurs.

•Ajouter le champ d'adresse 1 au champ d'adresse 2

Sélectionnez cette option si vous désirez que d-basics cumule les informations des champs d'adresse 1 et 2.

Onglet 1A4) Champs d'adresse

•Supprimer les codes postaux des champs d'adresse

Cochez cette option si vous souhaitez que les codes postaux ne soient pas repris dans les champs d'adresse lors de la saisie des données du logiciel de comptabilité.

Onglet 1B1) Numéro de facture

•Insérer le numéro de débiteur avant le numéro de facture

Cochez l'option 'Insérer le numéro de débiteur avant le numéro de facture' si lors de la création des fichiers d'exportation, le numéro du débiteur doit précéder le numéro de la facture.

•Filtrer les signes des numéros de factures

Il est possible de supprimer des signes particuliers des numéros de factures durant l'importation. Indiquez les signes à supprimer; s'il y a plusieurs signes à supprimer, ajoutez un point virgule (;) entre chaque signe.

•Ajouter des zéros avant les numéros des factures

Indiquez cette option si des zéros doivent être ajoutés au début des numéros des factures pour le tri.

•Utiliser le champ … pour le numéro de facture lors de la saisie des données

Sélectionnez le champ qui comporte les numéros de factures à importer.

•Utiliser les X premiers caractères du champs descriptif comme numéro de facture lors de l'importation de paiements non réconciliées.

En cas d'importation de factures non réconciliées, cette fonction indique que les X premiers caractères du champs descriptif doivent être utilisés pour reconstituer le numéro de facture.

Onglet 1B2) Filtre factures

•Saisir un champ supplémentaire pour le filtre lors de la saisie des soldes ouverts/factures

Cette fonction permet d'importer des informations complémentaires nécessaire à l'usage des filtres. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le champ où les informations complémentaires sont enregistrées

Onglet 1B3) Champs d'importation factures

•Saisir un champ de date supplémentaire pour le factoring lors de la saisie des factures

Il est possible de saisir un champ de date supplémentaire. Sélectionnez ici le champ de date souhaité.

Onglet 1B4) Sélection des saisies

•Saisie des factures qui ne sont pas plus anciennes que…

Le choix des factures à saisir et à exporter peut être limité sur base de l'ancienneté de ces factures. Généralement, d-basics ne saisit pas les factures datant de plus de 60 jours. Celles-ci ne sont donc pas ajoutées aux fichiers d'exportation. En insérant un autre nombre, l'ancienneté maximum des factures/postes ouverts peut être modifiée.

•Saisir les factures, mais pas les postes ouverts

Choisissez cette option si seules les factures doivent être saisies. A faire seulement si de nouvelles factures ont été créées et que la saisie des informations dure trop longtemps.

•Utiliser le fichier des postes ouverts pour la saisie des factures

Si dans le logiciel de comptabilité vous ne faites pas usage du module de facturation, vous devez utiliser le fichier des postes ouverts pour mémoriser les données de facturation. Indiquez le en cochant la case correspondante.

•Sélectionnez seulement les factures sans lettres dans leur numéro

Cochez l'option 'sélectionner seulement les factures sans lettres' si lors de l'importation, il ne faut importer que l'information des factures ayant un numéro se composant de chiffres uniquement.

•Saisir uniquement les postes ouverts avec des numéros du grand-livre

A l'aide de cette option, il est possible d'indiquer qu'il ne faut importer que les postes ouverts avec un numéro de grand-livre. Il est possible d'introduire plusieurs numéros de grand-livre, ceux-ci doivent être séparés par une virgule.

•Saisir uniquement les postes ouverts ayant certaines caractéristiques concernant le type de document

A l'aide de cette option, il est possible d'indiquer qu'il ne faut importer que les postes ouverts avec un certain type de fichier. Indiquez le code qui permet de reconnaître le type de document à saisir (s'il s'agit de plusieurs types de document, mettez une virgule entre chaque code).

•Saisir les factures futures

Cochez cette option si d-basics doit saisir également les factures dont la date d'émission est dans le futur.

•Ne pas importer les lignes de facturation

Sélectionnez cette option si les lignes de facturation ne doivent pas être incluses lors de l'importation des données du logiciel de comptabilité.

Onglet 1B5) Date d'échéance

•Ne pas saisir les échéances des factures

Cochez cette option si les échéances des factures ne doivent pas être saisies. Dans ce cas, c'est l'échéance standard qui est prise en considération.

•Les factures sans échéance ont un délai de paiement de…

Remplissez ici le délai de paiement standard qui doit être utilisé, si l'échéance n'est pas présente dans les informations du logiciel de comptabilité.

•Saisir la date de départ comme échéance (pour le secteur de voyages)

Choisissez cette option si la date de départ doit être saisie comme échéance de la facture (cette option n'est valable que pour les logiciels du secteur touristique).

Onglet 1B6) C/T/D (Chèques/Traites/Domiciliations)

•Utiliser les chèques/traites pour la saisie des postes ouverts

Choisissez cette option si d-basics doit utiliser le fichier des chèques et des traites lors de la saisie des postes ouverts.

•Utiliser les filtres suivants pour la saisie des chèques et des traites

Indiquez ici les caractéristiques qui doivent être utilisées pour l'identification des chèques et des traites. A l'aide de ces caractéristiques, d-basics est capable de faire la différence entre les postes ouverts et les chèques ou les traites. Il est possible d'inscrire plusieurs caractéristiques, celles-ci doivent être séparées par des virgules.

Onglet 1B7) Historique

•Nombre de listes de l'historique des postes ouverts débiteurs à conserver

D-basics offre la possibilité de conserver les listes des postes ouverts. Indiquez ici le nombre de listes que vous désirez conserver.

Onglet 1C) Comptes du grand-livre

•Saisir les soldes du grand-livre des X dernières années

Cette option permet d'indiquer le nombre d'années d'historique à reprendre lors de l'importation des mutations du grand-livre.

ONGLET EXPORTER

Onglet 2A) Débiteurs / créditeurs

•Utilisez les coordonnées (Nom-Adresse-Localité) indiquées dans le champ … lors de l'exportation des débiteurs

La base de données du logiciel de comptabilité comprend plusieurs champs pour enregistrer ces coordonnées. S'il faut utiliser un autre champ que le champ 1, lors de la création du fichier d'exportation, sélectionnez ici le(s) champ(s) à utiliser.

•Importer & Enregistrer des informations supplémentaires

En important des informations du logiciel de comptabilité, il est possible de sélectionner trois champs libres dont l'information doit être enregistrée dans d-basics. Il est possible d'enregistrer ces informations dans les fichiers d'exportation. Pour ceci, indiquez par champ importé à quelle position l'information doit être enregistrée. (Ouvrez le menu déroulant et choisissez la position/le champ).

•Utiliser … caractères du numéro de débiteur, commençant par le caractère …

Lors de la création des fichiers d'exportation, d-basics offre la possibilité d'utiliser seulement une partie du numéro de débiteur. Indiquez de combien de caractères le numéro de débiteur doit être composé et quelle est la position de départ.

•Filtrer des signes des codes débiteurs

D-basics peut exclure des signes définis des codes débiteurs à l'exportation des données. Indiquez pour cela une ou plusieurs signes, séparés par des points-virgules (;).

Onglet 2B) Factures/postes ouverts

•Utiliser la date de facture comme date d'échéance

Indiquez cette option si lors de l'exportation, la date d'échéance doit être prise comme date de facture.

•Utiliser les … premiers caractères du champ descriptif comme numéro de facture

D-basics offre la possibilité d'extraire le numéro de facture sur base de la description. Remplissez pour cela le nombre de caractères à saisir.

•Supprimer les zéros qui précèdent les numéros des débiteurs lors de l'exportation

Cochez cette option s'il faut supprimer les zéros des numéros de débiteur lors de la création des fichiers d'exportation.

•Utiliser le code pays standard si le code du pays n'est pas rempli pour un débiteur.

Cochez cette option si le code standard doit être utilisé pour les débiteurs sans code pays.

•Convertir les devises étrangères dans la devise de référence lors de l'exportation des factures/ postes ouverts

Utilisez cette option si les factures doivent être exportées dans la devise de référence (normalement Euro) et non dans la devise de facturation étrangère. Cliquez ensuite sur le bouton 'Paramètres' pour indiquer pour quelles devises étrangères les factures doivent être importées dans la devise de référence. (pour cela, déplacez la devise à convertir dans la colonne de gauche).

•Filtrer des signes des numéros de factures

D-basics peut exclure des séries de signes définies des numéros de factures à l'exportation des données. Indiquez pour cela une ou plusieurs (séries de) signes, séparées par des point-virgule (;).

•Utiliser … caractères du numéro de facture en commençant par le caractère … lors de l'exportation

Lors de la création des fichiers d'exportation, d-basics offre la possibilité d'utiliser seulement une partie du numéro de facture. Indiquez de combien de caractères le numéro de facture doit être composé et quelle est la position de départ.

•Définir la façon de traiter le code de journal dans les numéros de facture lors de l'exportation

Certains logiciels de comptabilité utilisent un numéro de facture qui se compose d'un code journal suivi d'un numéro de facture; parfois ces deux parties sont séparées par un signe. A l'aide de cette option il est possible d'indiquer comment il faut traiter le code journal quand on exporte les factures. Vous avez le choix entre 'ne pas supprimer', 'supprimer les signes de séparation', 'supprimer tout'.

•Si la date d'échéance précède la date de facture …

Cochez cette option si la date de facture doit être utilisée comme date d'échéance au cas où la date d'échéance précède la date de facture.

•Reprise des factures d'avant la date du contrat (applicable aux contrats Full factoring)

Cochez cette option si vous voulez envoyer vos 'anciennes' factures à BNP Paribas Fortis Factor NV/SA. Lors du premier envoi des fichier vous enverrez alors un fichier des postes ouverts au lieu de d'un fichier des nouvelles factures. N'oubliez pas de désactiver cette option à l'envoi suivant!

Onglet 2C) Les codes INFO

•Codes INFO des factures

Cochez cette option si des informations dans un champ supplémentaire 'codes INFO' doivent être extraites du logiciel de comptabilité. Les codes INFO peuvent être saisis de deux manières : depuis un champ de débiteur, ou depuis un champ de factures/ postes ouverts.

•Champ débiteur

Choisissez cette option dans le cas où les codes INFO à saisir sont enregistrés dans le fichier des débiteurs du logiciel de comptabilité. Sélectionnez ensuite le champ où les codes INFO sont enregistrés à l'aide du menu déroulant.

•Champ factures/ postes ouverts

Choisissez cette option dans le cas où les codes INFO à saisir sont enregistrés dans le fichier des factures/postes ouverts. Sélectionnez ensuite le champ où les codes INFO sont enregistrés à l'aide du menu déroulant.

Onglet 2D1) Argentis

•<OARid> caractère de séparation

Normalement, pour chaque item dans les fichiers d'exportation Argentis il existe une clé unique (OARid). On utilise pour ceci le numéro de débiteur ainsi que le numéro de facture, séparés par une espace. Il possible qu'un caractère de séparation différent soit utilisé où qu'il n'y ait pas de caractère de séparation du tout. Dans ce cas, tapez le caractère utilisé ou laissez la case vide si aucun caractère de séparation n'est pas utilisé.

•Utiliser des zéros qui précèdent la clé unique <OARid>

Il est possible que dans une clé unique (OARid) des zéros qui précèdent le numéro de facture soit utilisés. Cochez cette option si c'est le cas et indiquez la longueur totale (fixe) de cette clé unique (OARid).

Onglet 2D2) Débiteurs

•Saisir des champs libres supplémentaires dans le fichier débiteurs lors de l'exportation

D-basics offre la possibilité de saisir des informations supplémentaires pour les fichiers d'exportation Argentis. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant les champs dont l'information doit être importée.

Onglet 2D3) Postes ouverts

•Saisir des champs libres supplémentaires dans le fichier postes ouverts lors de l'exportation

CLIEOP

Onglet 3) CLIEOP

•Compléter automatiquement les descriptions à l'aide des données des fichiers suivants lors de la création des fichiers CLIEOP

D-basics peut importer des informations de champs supplémentaires pour la description telle qu'elle doit être reprise dans les fichiers CLIEOP. Sélectionnez pour cela un ou plusieurs champs supplémentaires à l'aide du menu déroulant.