Databestanden worden aangemaakt en verstuurd met behulp van een exportmodule. Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor GE Capital Bank, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:
•Het openen van de exportmodule
•Het vastleggen van eenmalige instellingen
•Het aanmaken en versturen van de databestanden
I. Openen van de exportmodule
Menu opties: Exporteren, GE Capital Bank
De exportmodule voor GE Capital Bank kan worden geopend via de hierboven genoemde menu opties.
Importeren gegevens
Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.
II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen
Bij het in gebruik nemen van een exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
1. Bestandenpad
De door d-basics aangemaakte databestanden worden opgeslagen op de harde schijf van de computer. Standaard wordt hiervoor de locatie 'c:\export' gebruikt. Bij punt 1 kan via de knop 
een alternatieve locatie worden geselecteerd. Via de knop 
kan de locatie waar de databestanden worden opgeslagen worden geopend.
Opmerkingen: •De door d-basics aangemaakte databestanden worden opgeslagen in de hierboven genoemde map. Indien de databestanden handmatig worden verstuurd, kunnen de te versturen databestanden vanuit deze map worden geselecteerd en verzonden. •Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken. •Als het opgegeven bestandenpad niet aanwezig is zal d-basics proberen dit automatisch aan te maken. •Het is mogelijk dat per type exportbestand (bijvoorbeeld debiteuren NAW en debiteuren openstaande posten) een aparte locatie moet worden opgegeven |
2. Gegevens versturende partij
Het is van groot belang dat GE Capital Bank kan vaststellen van wie de door haar ontvangen databestanden afkomstig zijn. Dit gebeurt aan de hand van het klantnummer dat wordt verschaft door GE Capital Bank en die moeten worden ingevuld bij het in gebruik nemen van de exportmodule. Let er bij het invullen op dat het klantnummer moeten corresponderen met de administratie in het boekhoudpakket (waaraan betreffende d-basics administratie is gekoppeld).
3. Keuze databestanden
Het soort databestanden dat moet worden aangemaakt en verstuurd hangt af van de afspraken die hieromtrent zijn gemaakt met GE Capital Bank. Op basis van de informatie die uit het boekhoudpakket is gekopieerd kan d-basics de volgende databestanden aanmaken:
DEBITEUREN
•Debiteuren gegevens (naam, adres, woonplaats, ...)
•Openstaande posten (Openstaande post contract)
•Nieuwe facturen (Nieuwe facturen contract)
Selecteer bij punt 2b de databestanden die op basis van de overeenkomst met GE Capital Bank moeten worden aangemaakt.
4. Instellingen automatisch versturen
De door d-basics aangemaakt databestanden kunnen - na het aanmaken - automatisch naar GE Capital Bank worden verstuurd. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden ingevuld:
•Automatisch versturen
Selecteer deze optie als de databestanden direct na het aanmaken automatisch moeten worden verstuurd. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken.
•Keuze verzendmethode
In het geval van GE Capital Bank kunnen de databestanden op de volgende manier worden verstuurd:
VERSTUREN PER E-MAIL
Voor het versturen via e-mail moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
oVerstuur methode
Selecteer hier de methode (SMTP of Outlook) die moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail. De aanbevolen methode is "Outlook"
oMailserver (alleen bij SMTP)
Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) mail server die moet worden gebruikt voor het versturen van de e-mail. Doorgaans is dit de mailserver van de Internet provider, het is ook mogelijk een binnen het netwerk aanwezige mailserver te gebruiken.
SMTP Authenticatie
Soms is authentificatie vereist om te kunnen versturen via een SMTP server. Selecteer in dit geval de optie 'SMTP authentificatie' en vul de 'Gebruikersnaam' en het 'Wachtwoord' waarmee kan worden ingelogd op de SMTP server.
oE-mail adres afzender
Vul hier uw eigen e-mail adres in.
oE-mail adres ontvanger data
Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.
oE-mail adres bevestiging
Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd. Vaak het e-mailadres van degene die de verstuurde databestanden moet verwerken.
AFSLUITENDE OPMERKING
Alle hierboven beschreven instellingen bevinden zich op de tab "Opties". In het geval van GE Capital Bank bevat de exportmodule naast de standaard tabs: "Opties", "Overzicht" en "Log" een vierde tab met de naam 'Overige opties'. Op deze tab wordt de mogelijkheid geboden een optie te activeren die een kopie van de verzonden databestanden opslaat in een backup map. Selecteer hiervoor de optie 'Backup exportbestanden' en kies de locatie waar de kopiebestanden moeten worden opgeslagen (de standaard locatie is "C:\Export\Archive\")
III. Aanmaken en versturen databestanden
De door d-basics geïmporteerde gegevens kunnen worden opgeslagen in databestanden, hierbij moeten de volgende stappen worden doorlopen:
Stap 1: Importeren gegevens
Bij het openen van de exportmodule wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.
Stap 2: Selecteren te verzenden nieuwe facturen
In het geval van een 'Nieuwe facturen contract' moeten databestanden worden opgestuurd die alleen de facturen bevatten die sinds de voorgaande verzendactie zijn aangemaakt. Hiervoor registreert d-basics welke factuur als laatste is verstuurd zodat bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen kunnen worden geselecteerd die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 2b van de exportmodule). Doe dit alleen als de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.
Stap 3: Instellen filters
Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren, openstaande posten en/of facturen niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.
Opmerkingen: •Het komt voor dat gegevens uit één boekhoudadministratie moeten worden opgesplitst en in separate databestanden moeten worden verstuurd. Dit kan worden opgelost door gebruik te maken van Export accounts of door het aanmaken van meerdere administraties, waarbij per administratie met behulp van filters wordt ingesteld welke informatie moet worden verstuurd (zie ook kopiëren van administraties). •Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het Openstaande posten / Facturen filter zal bij iedere exportactie opnieuw moeten worden ingesteld. |
Stap 4: Aanmaken databestanden
Na het doorlopen van de voorgaande stappen kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:
•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?
Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden verstuurd.
•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?
Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta. Het is niet mogelijk export bestanden aan te maken voordat alle codes in het boekhoudpakket aan een ISO code zijn gekoppeld.
Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.
Stap 5: Versturen van de databestanden
De databestanden worden - direct nadat ze zijn aangemaakt - automatisch verstuurd als de optie "Automatisch versturen" is. Is deze optie niet geselecteerd, dan moet op de knop "Versturen" worden geklikt om de de databestanden te versturen.
Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log
Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:
•Overzicht
De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.
•Log
De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'