Databestanden worden aangemaakt en verstuurd met behulp van een exportmodule. Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Eurofactor (BE), hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:
•Het openen van de exportmodule
•Het vastleggen van eenmalige instellingen
•Het aanmaken en versturen van de databestanden
I. Openen van de exportmodule
Menu opties: Exporteren, Eurofactor (BE)
De exportmodule voor Eurofactor (BE) kan worden geopend via de hierboven genoemde menu opties.
Importeren gegevens
Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.
II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen
Bij het in gebruik nemen van een exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
1. Bestandenpad
De door d-basics aangemaakte databestanden worden opgeslagen op de harde schijf van de computer. Standaard wordt hiervoor de locatie 'c:\export' gebruikt. Bij punt 1 kan via de knop 
een alternatieve locatie worden geselecteerd. Via de knop 
kan de locatie waar de databestanden worden opgeslagen worden geopend.
Opmerkingen: •De door d-basics aangemaakte databestanden worden opgeslagen in de hierboven genoemde map. Indien de databestanden handmatig worden verstuurd, kunnen de te versturen databestanden vanuit deze map worden geselecteerd en verzonden. •Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken. •Als het opgegeven bestandenpad niet aanwezig is zal d-basics proberen dit automatisch aan te maken. •Het is mogelijk dat per type exportbestand (bijvoorbeeld debiteuren NAW en debiteuren openstaande posten) een aparte locatie moet worden opgegeven |
2. Gegevens versturende partij
Het is van groot belang dat Eurofactor (BE) kan vaststellen van wie de door haar ontvangen databestanden afkomstig zijn. Dit gebeurt aan de hand van identificatiegegevens die worden verschaft door Eurofactor (BE) en die moeten worden ingevuld bij het in gebruik nemen van de exportmodule. Vul de identificatiegegevens zo compleet mogelijk in, let er hierbij op op dat de gegevens moeten corresponderen met de administratie in het boekhoudpakket (waaraan betreffende d-basics administratie is gekoppeld).
Export accounts
Het komt voor dat informatie, die vanuit één administratie in boekhoudpakket is geïmporteerd, in meerdere databestanden moet worden opgeslagen en verstuurd. Een voorbeeld hiervan is het aanmaken van databestanden per valuta indien in meerdere valuta wordt gefactureerd. In dit geval moet per type exportbestand een export account worden aangemaakt waarin wordt aangegeven welke informatie moet worden verstuurd. Factureert men bijvoorbeeld in drie verschillende valuta, dan moeten drie export accounts worden aangemaakt. Na het aanmaken van de export accounts wordt in het vervolg voor iedere valuta een apart exportbestand aangemaakt dat alleen de facturen in de betreffende valuta bevat.
3. Keuze databestanden
Het soort databestanden dat moet worden aangemaakt en verstuurd hangt af van de afspraken die hieromtrent zijn gemaakt met Eurofactor (BE). Op basis van de informatie die uit het boekhoudpakket is gekopieerd kan d-basics de volgende databestanden aanmaken:
DEBITEUREN
•Debiteuren gegevens (naam, adres, woonplaats, ...)
•Openstaande posten (Invoice Discounting / Openstaande facturen)
•Nieuwe facturen (Full Factoring)
Selecteer bij punt 2b de databestanden die op basis van de overeenkomst met Eurofactor (BE) moeten worden aangemaakt.
4. Instellingen automatisch versturen
De door d-basics aangemaakt databestanden kunnen - na het aanmaken - automatisch naar Eurofactor (BE) worden verstuurd. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden ingevuld:
•Automatisch versturen
Selecteer deze optie als de databestanden direct na het aanmaken automatisch moeten worden verstuurd. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken.
•Keuze verzendmethode
In het geval van Eurofactor (BE) kunnen de databestanden op de volgende manieren worden verstuurd:
VERSTUREN PER E-MAIL
Voor het versturen via e-mail moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:
oVerstuur methode
Selecteer hier de methode (SMTP of Outlook) die moet worden gebruikt voor het versturen van e-mail. De aanbevolen methode is "Outlook"
oMailserver (alleen bij SMTP)
Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) mail server die moet worden gebruikt voor het versturen van de e-mail. Doorgaans is dit de mailserver van de Internet provider, het is ook mogelijk een binnen het netwerk aanwezige mailserver te gebruiken.
SMTP Authenticatie
Soms is authentificatie vereist om te kunnen versturen via een SMTP server. Selecteer in dit geval de optie 'SMTP authentificatie' en vul de 'Gebruikersnaam' en het 'Wachtwoord' waarmee kan worden ingelogd op de SMTP server.
oE-mail adres afzender
Vul hier uw eigen e-mail adres in.
oE-mail adres ontvanger data
Vul hier het e-mail adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd.
oE-mail adres bevestiging
Vul hier het e-mail adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden - naar toe moeten worden gestuurd. Vaak het e-mailadres van degene die de verstuurde databestanden moet verwerken.
VERSTUREN VIA DE WEBSITE VAN Eurofactor (BE)
Eurofactor (BE) biedt de mogelijkheid databestanden handmatig via de website op te sturen (uploaden). Selecteer hiervoor de verzendmethode 'Website', d-basics zal dan na het aanmaken van de databestanden automatisch de website openen waarlangs de bestanden kunnen worden ge-upload. Voor het inloggen is over het algemeen een gebruikersnaam en wachtwoord nodig, deze gegevens worden verschaft door Eurofactor (BE).
5. Instellingen printen
Naast de digitale databestanden moet in het geval van Eurofactor (BE) aanvullend een getekende papieren pandakte worden opgestuurd. Deze pandakte kan na het versturen van de databestanden automatisch worden afgedrukt. De volgende instellingen zijn van toepassing op het automatisch printen van documenten:
•Selecteren pandakte
Als de keus wordt geboden uit meerdere soorten pandaktes moet - in overleg met Eurofactor (BE) - het gewenste type worden geselecteerd
•Automatisch pandakte afdrukken
Selecteer deze optie als de pandakte automatisch moet worden geprint na het aanmaken van databestanden
•Land
Selecteer het van toepassing zijn land
•Bijlage afdrukken
Selecteer deze optie als bij het printen van de pandakte ook de bijlage met specificatie van openstaande posten/facturen moet worden afgedrukt.
•Kopie naar PDF
Selecteer deze optie als een kopie van de pandlijst als PDF bestand moet worden opgeslagen.
AFSLUITENDE OPMERKING
Alle hierboven beschreven instellingen bevinden zich op de tab "Opties". In het geval van EuroFactor (BE) bevat de exportmodule naast de standaard tabs: "Opties", "Overzicht" en "Log" een vierde tab met de naam 'Overige opties'. Op deze tab wordt de mogelijkheid geboden een optie te activeren die een kopie van de verzonden databestanden opslaat in een backup map. Selecteer hiervoor de optie 'Backup exportbestanden' en kies de locatie waar de kopiebestanden moeten worden opgeslagen (de standaard locatie is "C:\Export\Archive\")
III. Aanmaken en versturen databestanden
De door d-basics geïmporteerde gegevens kunnen worden opgeslagen in databestanden, hierbij moeten de volgende stappen worden doorlopen:
Stap 1: Importeren gegevens
Bij het openen van de exportmodule wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.
Stap 2: Selecteren te verzenden nieuwe facturen
In het geval van een Full factoring contract moeten databestanden worden opgestuurd die alleen de facturen bevatten die sinds de voorgaande verzendactie zijn aangemaakt. Hiervoor registreert d-basics welke factuur als laatste is verstuurd zodat bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen kunnen worden geselecteerd die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 2b van de exportmodule). Doe dit alleen als de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.
Stap 3: Instellen filters
Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren, openstaande posten en/of facturen niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.
Opmerkingen: •Het komt voor dat gegevens uit één boekhoudadministratie moeten worden opgesplitst en in separate databestanden moeten worden verstuurd. Dit kan worden opgelost door gebruik te maken van Export accounts of door het aanmaken van meerdere administraties, waarbij per administratie met behulp van filters wordt ingesteld welke informatie moet worden verstuurd (zie ook kopiëren van administraties). •Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het Openstaande posten / Facturen filter zal bij iedere exportactie opnieuw moeten worden ingesteld. |
Stap 4: Aanmaken databestanden
Na het doorlopen van de voorgaande stappen kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:
•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?
Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden verstuurd.
•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?
Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta. Het is niet mogelijk export bestanden aan te maken voordat alle codes in het boekhoudpakket aan een ISO code zijn gekoppeld.
Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map.
Stap 5: Versturen van de databestanden
De door d-basics aangemaakt databestanden kunnen op twee manieren worden verstuurd: automatisch of handmatig
•Automatisch versturen
De databestanden worden - direct nadat ze zijn aangemaakt - automatisch verstuurd als de optie "Automatisch versturen" is. Is deze optie niet geselecteerd, dan moet op de knop "Versturen" worden geklikt om de de databestanden te versturen.
•Handmatig versturen
Voor het handmatig versturen van databestanden wordt gebruik gemaakt van een voorziening op de website van Eurofactor (BE) waarmee men de door d-basics aangemaakte databestanden kan 'uploaden'. Tijdens het uploaden moeten de door d-basics aangemaakte databestanden worden geselecteerd, deze zijn opgeslagen in de exportmap zoals die is aangegeven bij het instellen van de exportmodule.
Opmerking: Als het automatisch versturen niet lukt, wordt aangeraden eerst te proberen de bestanden handmatig via de website van Eurofactor (BE) te versturen (uiteraard op voorwaarde dat deze mogelijkheid wordt geboden). Als ook de handmatige upload niet lukt is waarschijnlijk sprake van een tijdelijke technische storing. Probeer het in dat geval op een later tijdstip opnieuw. |
Stap 6: Printen pandakte
In het geval van Eurofactor (BE) moet in aanvulling op de digitaal verstuurde databestanden een papieren pandakte via de regulier post worden opgestuurd. Deze pandakte kan na het aanmaken van de databestanden automatisch worden geprint.
Omdat de afgiftenummers op deze pandaktes elkaar moeten opvolgen, wordt door d-basics het afgiftenummer telkens na het printen van een pandakte automatisch opgehoogd. Indien tussentijds pandaktes zijn geprint die niet zijn opgestuurd, moet het afgiftenummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het afgiftenummer in dat 1 hoger is dan dat van de laatst opgestuurde pandakte.
Stap 7: Raadplegen van Overzicht en Log
Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:
•Overzicht
De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond.
•Log
De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'