Exportmodule Deutsche Postbank Factoring

Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de exportmodule voor Deutsche Postbank Factoring, hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld:

I. Openen van de exportmodule

Menu opties: Exporteren, PB Factoring

Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm 'Exportmodule Deutsche Postbank Factoring'.

Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket.

II. Het vastleggen van de eenmalige instellingen

Bij het in gebruik nemen van de exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd:

1) De export map

Geef bij punt 1 aan waar de door d-basics aangemaakte databestanden moeten worden opgeslagen. Standaard wordt door d-basics de locatie 'c:\export' gehanteerd.

Opmerkingen:

•D-basics slaat de databestanden op in de hierboven genoemde map. Vanuit deze map moeten de databestanden via e-mail naar Deutsche Postbank Factoring worden verstuurd.

•Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken.

2) Basisgegevens

Vul bij punt 2 het klantnummer in zoals dat door Deutsche Postbank Factoring is afgegeven.

3) Keuze databestanden

De exportmodule voor Deutsche Postbank Factoring biedt enkel de mogelijkheid tot het aanmaken 'Nieuwe facturen' bestanden. Dit exportbestand bevat de enkel de gegevens van de nieuw aangemaakte facturen (factuurbedrag, factuurdatum, vervaldatum etc.).

III. Aanmaken en versturen databestanden

Doorloop voor het aanmaken en versturen van de databestanden de volgende stappen:

Stap 1: Selecteren te verzenden nieuwe facturen

Het is de bedoeling dat enkel de facturen worden verstuurd die zijn aangemaakt sinds de laatste succesvol verlopen verzendaktie. D-basics registreert daarom welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen die sinds de laatste verzendactie zijn aangemaakt. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 4 van de exportmodule). Doe dit slechts indien de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen.

Stap 2: Instellen filters

Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren en/of facturen niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 5 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'.

Opmerking:

Het komt voor dat gegevens uit één boekhoudadministratie in twee aparte bestanden moeten worden verstuurd (bijvoorbeeld een apart bestand per valuta). In dit geval moeten er in d-basics voor ieder type bestand en aparte administratie worden aangemaakt. Vervolgens moet met behulp van filters voor ieder van deze d-basics administraties worden aangegeven welke informatie in de databestanden moet worden opgenomen. Om dit proces te vereenvoudigen biedt d-basics de mogelijkheid tot het kopiëren van administraties.

Stap 3: Controleren bestandsnummer

De bestanden die naar Deutsche Postbank Factoring worden verstuurd moeten doorlopend worden genummerd. Het bestandsnummer wordt - telkens na het aanmaken van bestanden - automatisch met 1 verhoogd. Indien bestanden na het aanmaken niet (succesvol) zijn verstuurd moet bij de eerstvolgende verzendactie het bestandsnummer handmatig worden aangepast (1 hoger dan het laatst succesvol verstuurde bestandsnummer).

Stap 4: Aanmaken exportbestand

Na het doorlopen van stap 1 t/m 3 kan de opdracht tot het aanmaken van het exportbestand worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit:

•Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld?

Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden verstuurd.

•Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld?

Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta.

Opmerking:

Zolang niet alle land, taal en valuta codes aan een ISO code zijn gekoppeld is het niet mogelijk databestanden aan te maken.

Na het succesvol doorlopen van de controles wordt het exportbestand aangemaakt en opgeslagen in de export map.

Stap 5: Versturen van de gegevens

Het door d-basics aangemaakte bestand met nieuwe facturen moet via de website van de Deutsche Postbank worden verstuurd. Na het aanmaken van het bestand wordt daarom de vraag gesteld of deze website moet worden geopend, klik hiervoor op "Ja".

Voor uitleg omtrent het gebruik van deze website wordt verwezen naar de door Deutsche Postbank Factoring verschafte informatie.

Stap 6: Raadplegen van Overzicht en Log

Na het aanmaken van het exportbestand kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd:

•Overzicht

De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel facturen in het bestand zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde facturen getoond.

•Log

De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'