Menu opties: 'Modules', 'Cashflow', 'Credit Management', '...'
De door Cashflow te gebruiken documenten kunnen via het scherm 'Beheer documenten' worden aangemaakt, gewijzigd en verwijderd.
I. Aanmaken documenten
Cashflow kan de bij het debiteurenbeheer te versturen documenten automatisch aanmaken. Hiervoor moeten de in deze documenten te vermelden teksten en een aantal instellingen worden vastgelegd. Open hiervoor het scherm 'Beheer documenten' en druk op de knop 'Toevoegen'. Hiermee wordt het scherm 'Document' geopend.
Doorloop vervolgens de volgende stappen:
Stap 1: Invullen basisgegevens
•Code en omschrijving
De Code wordt elders in het Cashflow gebruikt voor selectiedoeleinden. Vul hier daarom een kort kenmerk in waaraan het document eenvoudig kan worden herkend. Bij omschrijving kan de volledige naam van het document worden ingevoerd.
•Type
Selecteer het van toepassing zijn documentstype
Toelichting:
Cashflow kent vijf verschillende soorten documenten:Herinnering, Eerste aanmaning, Tweede aanmaning, Incasso en Overig. Het wordt aangeraden van de eerste drie types in ieder geval één document aan te maken. |
Stap 2: Invoeren teksten
Een document bevat de volgende tekstvelden:
•Referentie
Vul hier de op het document te vermelden referentie in.
•Titel
Vul hier de titel van het document in (bijvoorbeeld: 'Herinnering', 'Eerste Aanmaning' of 'Tweede Aanmaning'.
•'Tekst boven openstaande posten lijst' en 'Tekst onder openstaande postenlijst'
Door Cashflow aangemaakte documenten bevatten standaard een overzicht (in tabelvorm) met gegevens van openstaande facturen. De twee subtabs van de tab 'Tekst' bieden de mogelijkheid tot het invoeren van teksten die boven en onder dit overzicht moeten worden geplaatst. Veelal zal boven de tabel met openstaande posten een tekst worden geplaatst die vergelijkbaar is de opening van een brief, onder de tabel komt het verzoek tot betalen en de ondertekening.
Opmerking:
Indien niet alle hierboven genoemde tekstvelden gewenst zijn kunnen deze gewoon leeg worden gelaten. |
Stap 3: Instellen afdruk opties
Op de door Cashflow aangemaakte documenten kunnen drie soorten adressen worden vermeld:
•adres van de debiteur
•adresgegevens van de d-basics administratie (menu opties: 'Administratie', 'Adres gegevens')
•adresgegevens van de d-basics licentiehouder (menu opties: 'Licentie', 'Licentiehouder')
De adressen worden op de documenten vermeld zodra het selectie vakje voor het adrestype is geselecteerd. De positie waar het adres in het document moet worden geplaatst is vrij te bepalen middels het aanpassen van de coordinaten .
Opmerkingen:
•Over het algemeen zal het adres van de debiteur worden gebruikt voor de adressering van het document en het adres van de administratie als afzender. •De op de documenten vermelde adresgegevens kunnen via genoemde menu opties worden aangepast (met uitzondering van de registratienaam) |
Stap 4: Controleren document
Na het doorlopen van de hiervoor genoemde stappen kan het resultaat worden gecontroleerd door op de knop 'Preview' te klikken (hiermee wordt het printscherm geopend, druk hier wederom op de knop 'Preview'). Het is uiteraard ook mogelijk een voorbeeld af te drukken.
II. Wijzigen documenten
De gegevens van bestaande documenten kunnen worden gewijzigd. Selecteer hiervoor het te wijzigen document en open het scherm 'Document' via de knop 'Wijzigen'. In dit scherm kunnen vervolgens de gegevens van het document worden aangepast.
III. Verwijderen documenten
Selecteer voor het verwijderen van een document het te verwijderen document en druk op de knop 'Verwijderen'.