Menu opties: 'Bestand', 'Nieuwe administratie'
De eerste stap in het aanmaken van een nieuwe administratie is het vastleggen van een aantal gegevens die betrekking hebben op de administratie.
Dit gebeurt via het scherm 'Administratie' , dat bestaat uit drie tabs: Bedrijfsgegevens, Contacts en E-mail notificatie. De informatie op de tweede en derde tab hoeft slechts in een beperkt aantal gevallen te worden ingevuld, in de overige gevallen is de functionaliteit van deze tabs uitgeschakeld.
•Bedrijfsgegevens
Op de tab 'Bedrijfsgegevens' - die bestaat uit drie sub-tabs - wordt een aantal gegevens van de onderneming vastgelegd. Deze gegevens worden gebruikt bij het printen van documenten, het wordt daarom aangeraden de gegevens zo compleet mogelijk in te in te vullen.
•Contacts
Bepaalde modules van d-basics bieden de mogelijkheid - via e-mail - automatisch informatie te versturen naar hiertoe aangewezen contactpersonen. Op de tab 'Contacts' kan worden ingesteld welke contactpersonen deze e-mails moeten ontvangen. Selecteer hiervoor in de rechter kolom een contactpersoon en verplaats deze naar de linker kolom (druk hiervoor op de knop: 
). Verder biedt deze tab de mogelijkheid een contactpersoon als relatiebeheerder te koppelen aan de administratie.
Contactpersonen moeten eerst worden aangemaakt alvorens ze aan een administratie kunnen worden gekoppeld, zie ook 'Beheer contactpersonen'.
•E-mail notificatie
De via e-mail verstuurde notificaties kunnen ook worden verstuurd naar degene die optreedt als contactpersoon/beheerder voor de administratie. Vul hiervoor het e-mailadres van de contactpersoon in en selecteer de notificaties die moeten worden verstuurd (het is mogelijk dat het e-mailadres al is ingevuld)
Klik na het invullen van de gegevens op 'OK' of 'Toepassen'. D-basics past nu automatisch de database aan, zodat deze geschikt is voor het opslaan van de gegevens van de nieuwe administratie. Na het aanmaken van de database wordt automatisch het scherm 'Boekhouding' geopend. Via dit scherm kan de koppeling met het boekhoudpakket worden ingesteld. Na het instellen van de koppeling met het boekhoudpakket is de administratie klaar voor gebruik.
Opmerkingen: •Het is mogelijk dat in een boekhoudpakket meerdere administraties worden gevoerd. Voor iedere in het boekhoudpakket gevoerde administratie - waaruit d-basics informatie moet importeren - moet een aparte administratie worden aangemaakt in d-basics. •Administraties die niet langer actief worden gebruikt kunnen met behulp van de optie "Inactief" (rechtsboven in het scherm) als inactief worden gekwalificeerd. Dit heeft tot gevolg dat de administratie niet meer wordt getoond in de lijst van actieve administraties (zie ook "Openen van administraties"). |