Met Cashflow heeft u alles wat nodig is voor het voeren van adequaat debiteurenbeheer. Het programma bepaalt automatisch welke acties op welk moment moeten worden ondernomen en biedt de hulpmiddelen waarmee deze acties kunnen worden uitgevoerd. Hieronder worden de belangrijkste kenmerken van Cashflow beschreven.

Sjablonen

Bij het verrichten van debiteurenbeheer wordt regelmatig gecorrespondeerd met (achterstallige) debiteuren. Hierbij wordt steeds gebruik gemaakt van dezelfde documenten. De teksten van deze documenten kunnen als een sjabloon in Cashflow Organizer worden vastgelegd.

De op deze manier aangemaakte documenten worden gekoppeld aan profielen (zie hierna). Aan de hand van deze profielen wordt bepaald welk document op welk moment moet worden verstuurd.

Er zit geen limiet op het aantal sjablonen dat kan worden aangemaakt. Bij de installatie van Cashflow wordt automatisch een aantal standaard sjablonen aangemaakt. Uiteraard kunnen deze naar eigen wens worden aangepast.

Profielen

Debiteurenbeheer is het verrichten van acties die er op gericht zijn een debiteur tot betalen te bewegen. Het uitvoeren van deze acties wordt door Cashflow aangestuurd op basis van profielen.

In deze profielen wordt vastgelegd welke acties moeten worden uitgevoerd en op welk tijdstip dit moet gebeuren. Net als bij de sjablonen wordt de mogelijkheid geboden zoveel profielen aan te maken als gewenst. Op die manier kunnen aparte 'behandeltrajecten' worden gedefinieerd voor verschillende groepen debiteuren.

Koppelen debiteuren aan profielen

De manier waarop het debiteurenbeheer moet worden uitgevoerd is vastgelegd in een profiel. Omdat niet iedere debiteur op dezelfde manier moet worden behandeld, wordt de mogelijkheid geboden voor iedere - apart te behandelen - groep debiteuren een eigen profiel aan te maken.

Vervolgens kan door het koppelen van een debiteur aan een profiel worden ingesteld volgens welk behandelingstraject een debiteur moet worden bewaakt. Nadat een debiteur aan een profiel is gekoppeld zullen alle aan deze debiteur gerichtte facturen volgens het behandeltraject van het gekoppelde profiel worden bewaakt.

Organizer

Acties worden via het scherm Organizer afgehandeld. Hiervoor biedt het scherm de volgende mogelijkheden:

Importeren informatie uit het boekhoudpakket

Bij het verrichten van debiteurenbeheer is het noodzakelijk dat uitsluitend met de meest actuele gegevens wordt gewerkt. Cashflow biedt daarom de mogelijkheid via een druk op de knop de actuele stand van zaken uit het boekhoudpakket te importeren. Hiervoor hoeven geen export bestanden te worden aangemaakt. De benodigde informatie wordt - via een rechtstreeks koppeling met de database - volledig automatisch uit het boekhoudpakket gekopieerd.

Controleren instellingen

Een debiteur kan pas worden verwerkt indien het te gebruiken profiel is geselecteerd. Als er (nieuwe) debiteuren zijn waarbij nog geen profiel is gekozen, wordt dit door Organizer gesignaleerd en kan met een druk op de knop het scherm worden geopend waarmee het te gebruiken profiel alsnog kan worden geselecteerd.

Verder wordt de mogelijkheid geboden facturen en/of debiteuren in z'n geheel uit te sluiten voor behandeling via Cashflow.(zoals bijv., intercompany-vorderingen)

Afhandelen acties

Na het importeren van de actuele informatie en het controleren van de instellingen stelt Organizer automatisch vast welke acties moeten plaatsvinden. Deze acties worden in een lijst weergegeven. Er kunnen deelselecties worden gemaakt van acties per klant, per profiel, per actietype etc.

Actie

Cashflow kent de volgende soorten acties:

• Brief actie
• Bel actie
• Rating actie
• Notitie/Controle actie
• Incasso actie

Op basis van de profielen wordt automatisch vastgesteld welke acties zijn vervallen en moeten worden afgehandeld. Deze acties worden ter behandeling aangeboden aan de gebruiker.

Waar mogelijk, is het afhandelen van een actie geautomatiseerd. Daarvoor is steeds een goedkeuring van een gebruiker nodig. Deze kan de actie ook uitstellen of (onbehandeld) afsluiten.

Doet de gebruiker niets dan wordt de actie de eerst volgende keer dat Organizer wordt opgestart opnieuw ter behandeling aangeboden.